1. Nhiệm vụ của mẫu thông cáo thay đổi nhân sự
Bất kỳ biểu mẫu nào trong doanh nghiệp cũng giữ hai nhiệm vụ cơ bản: thông báo và lưu trữ, bàn giao thông tin. Có thể nói, mẫu báo cáo thay đổi nhân sự cũng có nhiệm vụ trên tuy nhiên văn bản này yêu cầu tính cập nhật và chính xác khá cao.
Với văn hóa “nhảy việc” hiện nay của các bạn trẻ, rất nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng thường xuyên phải thay đổi, chuyển nhân sự. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến bộ máy hoạt động của công ty mà còn khiến các hoạt động hợp tác làm ăn không được thuận lợi, trơn tru do lượng công việc, nhân sự làm việc có sự thay đổi.
Để một doanh nghiệp có thể vận hành và phát triển trong nền kinh tế hiện đại đào thải khắc nghiệt cần có một đội ngũ nhân sự làm việc khoa học minh bạch cũng như giữ được uy tín với các đối tác, nhân viên trong công ty. Sau khi các nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp sẽ cần gửi mẫu báo cáo thay đổi nhân sự đến các phòng ban trong công ty cũng như đến các đối tác làm việc trực tiếp với nhân sự đó.
Việc gửi thông báo thay đổi nhân sự đến đầy đủ các khách hàng và nhân sự sẽ giúp hạn chế được những trường hợp xấu phát sinh như nhân viên cũ lợi dụng hình ảnh, danh tiếng của công ty, đem lại những hậu quả liên quan đến uy tín của công ty. Vậy, làm thế nào để xây dựng một mẫu thông báo thay đổi nhân sự đầy đủ? Cùng đọc phần tiếp theo của bài viết nhé.
Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự
2. Hướng dẫn soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự
2.1. Bố cục của mẫu thông báo thay đổi nhân sự
Như bất kỳ các văn bản hành chính khác, mẫu thông báo thay đổi nhân sự cũng phải đảm bảo những quy tắc liên quan đến trình bày của văn bản hành chính.
- Quốc hiệu, tiêu ngữ: hai phần cần trình bày đầu tiên, viết hoa và đúng với quy phạm soạn thảo
- Tên công ty: Tên công ty viết đúng theo tên đăng ký kinh doanh, không viết tắt
- Địa điểm, ngày/ tháng/ năm ra thông báo thay đổi nhân sự
- Tên mẫu đơn: Viết in hoa
- Kính gửi: Đối tượng gửi thông báo (Khách hàng, đối tác, nhân sự trong công ty)
- Nội dung chính của thông báo (Thông tin đối tượng nghỉ việc, lý do nghỉ. Nhân sự sẽ tiếp nhận công việc, thông tin liên lạc)
- Phần kết: Nhắn nhủ đối tác và nhân sự trong công ty tiếp tục hợp tác và ban giao công việc với nhân sự tiếp quản
- Lời cảm ơn và đóng dấu/ chữ ký của ban lãnh đạo
Trên đây là bố cục chung của mẫu thông báo thay đổi nhân sự. Để bạn đọc dễ dàng hình dùng hơn chúng tôi sẽ phân tích kỹ về phần nội dung chính của thông báo nhé.
2.2. Nội dung chính của mẫu thông báo thay đổi nhân sự
Với những yếu tố liên quan đến quy tắc trình bày, đội ngũ vieclam88.vn sẽ không nhắc lại nữa mà thay vào đó chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn những thông tin cần đưa ra ở phần chính của mẫu thông báo thay đổi nhân sự nhé. Dù doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa hay lớn thì trong mẫu thông báo thay đổi nhân sự cũng cần chăm chút những nội dung chính của mẫu thông báo thay đổi nhân sự.
- Thông tin của nhân sự đã rời khỏi doanh nghiệp
+ Họ và tên
+ Chức vụ, phòng ban làm việc trong công ty, mã nhân viên
+ Thời gian làm việc trong doanh nghiệp: Từ ngày… đến ngày….
+ Kể từ ngày …, cá nhân không còn là nhân sự trong công ty, những giao dịch của cá nhân dưới danh nghĩa công ty là không hợp pháp
- Thông tin nhân sự được bổ nhiệm thay thế
+ Họ và tên
+ Thông tin cá nhân: ngày/ tháng/ năm sinh, quê quán
+ Chức vụ đảm nhiệm
+ Thời gian đảm nhiệm tính từ ngày…
+ Phương thức liên lạc: email, số điện thoại di động
+ Tính từ ngày…., cá nhân sẽ đảm nhận vị trí trên trong công ty. Tất cả những hoạt động, nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân sự cũ sẽ được bàn giao lại. Các đối tác, khách hàng làm việc với nhân sự cũ cũng sẽ được thông báo thông tin này để có điều chỉnh hợp lý trong phương án làm việc.
Xem thêm: Việc làm quản lý điều hành
3. Tầm quan trọng của mẫu thông báo thay đổi nhân sự
Mẫu thông báo thay đổi nhân sự có tính áp dụng cao với nhân sự ở các cấp, đặc biệt là cấp cao. Trong thực tế, không chỉ khi nhân sự nghỉ việc chủ động mà có rất nhiều hình thức thay đổi nhân sự khác như: nghỉ hưu do quá độ tuổi lao động, điều chuyển công tác của nhân sự cũ đến một cơ sở khác, đuổi việc/ bãi nhiệm nhân sự do vi phạm quy định công ty hoặc vi phạm pháp luật.
Dù là lý do gì, việc soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự và thường xuyên cập nhật, chỉnh lý mẫu thông báo sao cho phù hợp với yêu cầu về văn phạm hiện đại là vô cùng cần thiết. Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn tiếp tục sử dụng những mẫu thông báo nhân sự cũ đã có phần lỗi thời về bố cục trình bày và văn phong dễ gây mất thiện cảm, khó theo dõi cho nhân sự trong công ty cũng như đội ngũ đối tác.
Soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự là cách doanh nghiệp bảo vệ hình ảnh của bản thân cũng như thể hiện trách nhiệm với đối tác, bạn hàng khi cập nhật tình hình nhân sự doanh nghiệp một cách đầy đủ, kịp thời cho họ. Rất nhiều trường hợp nhân viên cũ mượn danh nghĩa công ty để trục lợi cá nhân, làm ăn phi pháp gây ra nhiều hậu quả khó lường đã từng bị dư luận chỉ trích.
Đối với nhân sự trong công ty, không phải phòng ban nào cũng nắm rõ được tình hình nhân sự của các phòng ban khác. Việc được cập nhật tình hình nhân sự cũng sẽ giúp các nhân viên biết tự điều chỉnh bản thân hoặc đưa ra những đề xuất thích hợp liên quan đến vị trí của nhân sự cũ.
Mẫu thông báo thay đổi nhân sự sau khi được soạn thảo có thể được in thành các bản mẫu, nhân viên nhân sự sẽ chỉ điền tên và xin chữ ký xác nhận của ban lãnh đạo trước khi gửi đến khách hàng và nhân sự công ty. Tuy nhiên cũng có nhiều công ty sử dụng các cổng mail, thiết bị mạng xã hội làm việc từ đó nhân sự trong công ty cũng có thể đọc được thông báo trên ở dạng trực tuyến, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
Tùy theo mức độ ảnh hưởng và công việc bàn giao của nhân sự trong công ty, đội ngũ soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự có thể chỉnh lý dựa trên bố cục ở phần 2 sao cho phù hợp với đặc trưng của doanh nghiệp nhất. Nhằm hỗ trợ bạn đọc có thể dễ hình dung mẫu thông báo thay đổi nhân sự, chúng tôi xin gửi đến 3 bản mẫu thông báo được cập nhật mới nhất.
mau-thong-bao-thay-doi-nhan-su1.docx
mau-thong-bao-thay-doi-nhan-su2.docx
mau-thong-bao-thay-doi-nhan-su3.docx
Có thể khẳng định, mẫu thông báo thay đổi nhân sự là một văn bản vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Mong rằng sau khi đọc bài viết của đội ngũ vieclam88.vn chúng tôi, các bạn đọc đã nắm được những thông tin chung về biểu mẫu này cũng như có một bản tham khảo có ích. Chúc các bạn thành công trong công việc!
Tham gia bình luận ngay!