Hướng dẫn | Xây dựng mẫu lập kế hoạch kinh doanh trên Excel

1. Các nguyên tắc khi lập kế hoạch kinh doanh trên Excel

Khi lập kế hoạch kinh doanh trên Excel, nhà quản trị nên tuân thủ và áp dụng những quy tắc dưới đây để bản kế hoạch được chi tiết và phù hợp nhất với thực tế doanh nghiệp.

1.1. Đánh giá được thực trạng doanh nghiệp

Trước tiên, nhà quản trị hay đội ngũ xây dựng chiến lược phải đánh giá được thực trạng doanh nghiệp dựa vào các yếu tố môi trường bên trong. 

Cơ bản có thể kể đến các yếu tố: 

- Nguồn nhân lực: Nhân sự trong doanh nghiệp phần đông có trình độ ra sao, nhân sự của các phòng ban có năng lực như thế nào trong công việc? Với những phòng ban có yếu tố đặc thù và cần thường xuyên trau dồi kinh nghiệm làm việc, nhân sự có đạt các đợt kiểm tra sát hạch không? 

- Cơ sở vật chất: Doanh nghiệp có quy mô như thế nào? Các tài sản như máy móc, sở hữu phần mềm công nghệ của doanh nghiệp có gì đặc sắc và nổi bật hơn các doanh nghiệp khác cùng ngành? 

- Tài chính: Đây cũng là yếu tố quan trọng bởi các hoạt động, kế hoạch lâu dài của doanh nghiệp có được thực hiện hay không nằm ở nguồn lực tài chính của doanh nghiệp có đáp ứng được hay không. 

- Bản chất mô hình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp: Trong xu thế hiện đại, mô hình kinh doanh, sản phẩm doanh nghiệp cung cấp có còn phù hợp không? Người dùng có nhu cầu, mong muốn gì về cải tiến của sản phẩm?

Và những yếu tố khác tùy theo loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. 

1.2. Lường trước các rủi ro và thách thức

Bất kể kế hoạch kinh doanh có chi tiết đến đâu cũng sẽ không tránh khỏi các rủi ro đến từ yếu tố chủ quan, khách quan. Rất nhiều doanh nghiệp tuy có tầm nhìn vô cùng vĩ mô, có nhiều chiến lược kinh doanh thông minh nhưng lại không đáp ứng được đúng những nhu cầu của khách hàng trong thời điểm đó. 

Ngoài ra, những yếu tố về văn hóa - xã hội, môi trường cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Sự vươn lên, dẫn đầu của các đối thủ cạnh tranh cũng có thể khiến kế hoạch kinh doanh của các doanh nghiệp bị thụt lùi, lỗi thời.

1.3. Chuẩn bị chiến lược kinh doanh rõ ràng về thời gian 

Một chiến lược kinh doanh rõ ràng về thời gian sẽ tạo động lực cho các nhân viên cũng như thúc đẩy họ tự xây dựng kế hoạch cá nhân khi được phổ biến. 

Thêm vào đó, khi ước tính được vào khoảng thời gian nào doanh nghiệp cần đạt được mục tiêu hay phải làm những gì nhà quản trị cũng sẽ dễ dàng lên kế hoạch hoặc xoay vòng nguồn vốn hơn. 

2. Hướng dẫn xây dựng mẫu lập kế hoạch kinh doanh trên Excel

Tùy theo nhu cầu tầm nhìn chiến lược của nhà quản trị mà doanh nghiệp có thể lập rất nhiều loại hình kế hoạch kinh doanh trên Excel. Tuy theo theo đánh giá của chúng tôi, phần mềm Excel phù hợp nhất để lập 3 loại kế hoạch dưới đây.

2.1. Các loại mẫu kế hoạch kinh doanh 

2.1.1. Mẫu dự đoán kết quả kinh doanh 

Đầu tiên là loại dự đoán kết quả kinh doanh. Việc áng trước được nguồn doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp trong vòng 1 năm sẽ được doanh nghiệp dựa trên các báo cáo tài chính từ bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh. 

Như đã đề cập trong phần mở đầu của bài viết, nguồn vốn trong doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng quyết định thành bại của doanh nghiệp đồng thời ảnh hưởng đến các quyết định của nhà quản trị. Từ đó khi dự đoán được kết quả kinh doanh, nhà quản trị có thể xây dựng những chiến lược phù hợp hơn với doanh nghiệp, chuyển ngạch kinh doanh hoặc sử dụng các chiến dịch truyền thông, PR hợp lý. 

2.1.2. Mẫu trình bày kế hoạch của doanh nghiệp 

Trong các cuộc họp cuối năm, họp đại hội cổ đông nhà quản trị phải đưa ra được các kế hoạch của doanh nghiệp trong năm hoạt động tiếp theo. Tại nhiều doanh nghiệp có quy mô lớn, tầm nhìn của nhà quản trị phải xa hơn, từ 5 - 10 năm hoạt động kế tiếp. 

Hoặc các nhà quản trị cấp trung như các trưởng phòng, trưởng bộ phận cũng phải trình bày các kế hoạch của doanh nghiệp cũng như đưa ra phương hướng hoạt động dựa trên chiến lược của nhà quản trị cấp cao đưa ra.

2.1.3. Mẫu hạch toán dự kiến xuất nhập hàng hóa 

Mẫu hạch toán này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Với số lượng hàng hóa lớn, thường xuyên phải cập nhật các mẫu mã hàng hóa trên thị trường, doanh nghiệp phải đưa ra các kế hoạch, dự kiến xuất nhập hàng hóa sao cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng và đem lại lợi nhuận lớn nhất. 

Trong mẫu dự kiến xuất nhập sẽ đưa ra thông tin về hàng hóa, đơn giá, số lượng nhập, thành tiền để ban quản trị có cái nhìn tổng quan nhất.

2.2. Làm thế nào để mẫu lập kế hoạch kinh doanh trên Excel hiệu quả? 

Trước tiên, người lập mẫu phải tận dụng được tối đa các sheet trong Excel. Nghĩa là trong một file Excel phải tận dụng được các sheet để trình bày đa dạng các thông tin khác nhau. 

Ví dụ: Excel kế hoạch kinh doanh của năm 2022 sẽ có trang tính 1 là Kế hoạch Marketing; trang tính 2 là kế hoạch nhập hàng… 

Thêm vào đó, khi tận dụng tối đa các trang tính việc tiếp nhận thông tin đối với các nhân viên dưới quyền và nhà lãnh đạo cũng sẽ đơn giản hơn. 

Trong bảng tính Excel không chỉ có các con số mà nên kết hợp cả các biểu đồ để việc hình dung ra kế hoạch và các ảnh hưởng của kế hoạch được chân thật nhất. Các dạng biểu đồ thường được dùng là biểu đồ hình tròn để biểu thị số phần trăm, và biểu đồ hình cột để biểu thị khả năng tăng trưởng. 

Trong kế hoạch kinh doanh cũng nên đưa ra các nhận xét, đánh giá tình hình và kết quả doanh nghiệp đã đạt được trong thời điểm hiện tại để các nhân viên biết được rằng mình phải phấn đấu ở mức nào. Ngoài ra những thông tin, số liệu trong kế hoạch kinh doanh nên được trích dẫn đầy đủ là từ tài liệu do phòng ban nào cung cấp để phục vụ các hoạt động khác sau này. 

Bên cạnh phần mềm Excel, doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng Google Sheet để bản kế hoạch luôn trong trạng thái mở và dễ dàng hơn cho các nhân viên tiện theo dõi. Về bản chất thì Google Sheet cũng có tương đối đầy đủ các tính năng của Excel và bạn có thể tận dụng ứng dụng này nếu muốn vừa xây dựng kế hoạch vừa cập nhật tiến độ kế hoạch một cách nhanh chóng nhất. 

Kết lại, mẫu lập kế hoạch kinh doanh trên Excel không quá phức tạp mà chỉ yêu cầu người lập kế hoạch rõ ràng trong các yếu tố muốn xây dựng. Với những chia sẻ dưới đây của vieclam88.vn, chúng tôi hy vọng đã phần nào hỗ trợ được bạn đọc khi lập mẫu kế hoạch này. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các thông tin khác, hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi nhé!