Việc làm Hành chính - Văn phòng
1. Khái niệm mẫu giấy mời là gì?
Mẫu giấy mời là một biểu mẫu được sử dụng rất phổ biến và rộng rãi ở khắp các lĩnh vực trong đời sống, phục vụ mục đích sử dụng khác nhau của mỗi người. Nó là một loại văn bản với nội dung thông báo đến cá nhân, tập thể, tổ chức đến tham dự trong một buổi họp, một hội nghị hay một bữa tiệc, một buổi khai trương nào đó,…
Hiện nay có rất nhiều loại giấy mời họp khác nhau nhằm phục vụ cho từng hoàn cảnh và mục đích sử dụng từng ngữ cảnh. Người ta sẽ căn cứ vào mục đích và nội dung của hoạt động sắp diễn ra mà lựa chọn mẫu giấy mời phù hợp với bố cục, văn phong đúng chuẩn nhất đảm bảo công tác triệu tập khách mới.
Xem thêm: Việc làm nhân viên hành chính văn phòng
2. Mẫu giấy mời được lập khi nào?
Tên gọi của mẫu giấy đã cho thấy mục đích sử dụng của nó. Giấy mời được sử dụng để gửi đến cá nhân hoặc tổ chức tham gia vào 1 sự kiện hoặc một buổi họp mặt nào đó. Đối tượng tham gia của mỗi sự kiện là khác nhau, nội dung và các vấn đề triển khai trong những buổi họp mặt cũng không giống nhau bởi vậy mẫu giấy mời không chỉ có một. Các loại mẫu giấy mời khác nhau như:
- Mẫu giấy mời họp
- Mẫu giấy mời họp lớp
- Mẫu giấy mời họp phụ huynh
- Mẫu giấy mời tham gia sự kiện
- Mẫu giấy mời dự hội nghị tổng kết
- Mẫu giấy mời hội thảo
- Mẫu giấy mời dự tiệc sinh nhật
-….
Các mẫu giấy mời được trình bày với nội dung khác nhau nhưng hình thức phải tuân theo một khuôn mẫu nhất định theo quy định của việc lập văn bản hiện hành tại Việt Nam. Mọi mẫu giấy mời đều phải có:
- Quốc hiệu tiêu ngữ
- Tên đơn vị gửi giấy mời
- Tiêu đề giấy mời
- Tên người nhận giấy mời
- Nội dung mời kèm theo thời gian, địa điểm
- Thay mặt đơn vị mời và ký tên
Tìm hiểu thêm: Cách chuẩn bị mẫu thư mời hợp tác
3. Một số mẫu giấy mời đẹp và file mẫu giấy mời cho bạn download
3.1. Mẫu giấy mời họp
Mẫu giấy mời họp được sử dụng khi đơn vị tổ chức cuộc họp muốn mời gọi những người liên quan đến vấn đề để tham dự cuộc họp. Gửi mẫu giấy mời họp cho người tham gia nhằm thông báo tới họ thời gian địa điểm diễn ra cuộc họp đồng thời là nội dung chính về các vấn đề sẽ được triển khai trong cuộc họp. Hoạt động triển khai mang tính quy chuẩn vậy nên mẫu văn bản gửi tới người tham dự yêu cầu sự trang trọng và lịch sự cao để có thể bày tỏ được sự tôn trọng của người tổ chức cuộc họp đối với những người được mời tham dự cuộc họp.
Mẫu giấy mời họp word thường phải có những thông tin đầy đủ và chính xác nhất các thông tin, tuyệt đối không ghi sai thời gian, địa điểm khiến người nhận giấy mới hiểu nhầm. Cùng với đó là ngôn ngữ phải lịch sự, bố cục giấy mời khoa học. Độ dài giấy mời thường chỉ nửa trang giấy A4, không cần dài, vừa đủ để cung cấp thông tin chính cho người nhận.
Giấy mời họp phải được gửi tới trước thời gian diễn ra cuộc họp 3 ngày để người tham dự sắp xếp thời gian, chuẩn bị đầy đủ tư liệu để kịp thời có mặt và cho ý kiến trong cuộc họp. Trừ trường hợp những cuộc họp diễn ra đột xuất không thể kịp thời gian gửi giấy mời.
Tiêu chuẩn chung của một mẫu giấy mời họp phải có đầy đủ nội dung sau mới đảm bảo tính quy chuẩn:
- Quốc hiệu tiêu ngữ
- Tên đơn vị tổ chức cuộc họp
- Tên đơn vị ban hành ra biểu mẫu giấy mời họp
- Tên văn bản
- Nội dung cuộc họp đầy đủ
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân, chức vụ và đơn vị công tác của người được mời dự cuộc họp
- Tên của cuộc họp diễn ra trong thời gian tới
- Yêu cầu với người đến họp (nếu có)
- Thông tin liên hệ cuộc họp
- Chữ kỹ của đơn vị triệu tập cuộc họp hoặc người lãnh đạo cơ quan, ban ngành
Tải mẫu giấy mời họp file word dưới đây:
3.2. Mẫu giấy mời họp lớp
Mẫu giấy mời họp lớp dành cho các đối tượng là thành viên của một lớp hay những giáo viên, thầy cô cũ đã từng chủ nhiệm hoặc giảng dạy lớp đến để tham dự cuộc họp lớp, ở các cấp và thường được lập bởi người tổ chức cuộc họp như bí thư, lớp trưởng.
Giấy mời họp thường chỉ mang tính chất hình thức nên theo quy chuẩn chung, nó được thiết kế đơn giản, gọn gàng, không quá phức tạp và không trang trọng như những loại khác. Nội dung trong giấy mời họp lớp chỉ cần cho người dự biết thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp để họ nắm bắt được chính xác thông tin chính xác, có mặt trong đúng cuộc họp.
Việc sử dụng giấy mời họp lớp thay vì lớp trưởng hay bí thư trực tiếp gọi điện đến từng người sẽ cho các thành viên trong lớp thấy tầm quan trọng của buổi họp lớp từ đó kích thích sự tham dự của họ và buổi họp sẽ đông đủ hơn. Ngôn ngữ trong văn bản không cần quá trang trọng, tốt nhất là những từ ngữ thân thiện, nhẹ nhàng để mọi người nhận được giấy mời có thể thấy được sự tôn trọng và cảm thấy hào hứng khi tham gia buổi họp lớp.
Các mẫu giấy mời nên được lập ngắn gọn súc tích, tập trung vào mục đích chính, không cần quá cầu kỳ về mặt kết cấu. Dưới đây là mẫu giấy mời họp lớp file word để bạn download:
3.3. Mẫu giấy mời họp phụ huynh
Mẫu giấy mời phụ huỳnh được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực giáo dục tại các trường học trên cả nước. Giấy mời họp phụ huynh là mẫu văn bản do bộ phần hành chính trong nhà trường lập ra nhằm mục đích thông báo và mới phụ huynh học sinh tham dự buổi họp mặt do nhà trường tổ chức và người trực tiếp điều hành cuộc họp sẽ là giáo viên phụ trách của từng lớp. Mục đích của văn bản họp phụ huynh là để thông báo về thời gian, địa điểm họp và cả nội dung diễn ra cuộc họp.
Trong mỗi nhà trường thường sẽ có sẵn mẫu giấy họp phụ huynh với thiết kế đơn giản không cầu kỳ về hình thức như những loại giấy tờ khác. Mẫu giấy mời họp phụ huynh file word dành cho bạn đọc tham khảo và tải về bên dưới đây:
3.4. Mẫu giấy mời hội nghị
Mẫu giấy mời hội nghị được sử dụng chủ yếu trong cơ quan nhà nước – nơi mà thường xuyên diễn ra hội nghị hoặc trong lĩnh vực giáo dục. Nội dung giấy mời hội nghị xoay quanh những vấn đề về chủ yếu vẫn là để cung cấp thời gian, địa điểm diễn ra hội nghị cho người được mời và tên hội nghĩ diễn ra. Và dĩ nhiên trong thư mời không thể thiếu tên đơn vị tổ chức hội nghị, tên người được mời tham dự,...
Mẫu giấy mời hội nghị cũng như giấy mời họp, được lập với văn phong trang trọng, ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn, bố cục khoa học thể hiện tính quy chuẩn của một văn bản. Thông tin trình bày trong văn bản phải chính xác. Mẫu giấy mời ngắn bởi vậy tuyệt đối không để xảy ra sai sót. Mẫu giấy mời hội nghị file word dành cho bạn đọc tham khảo và tải mẫu giấy mời hội nghị về bên dưới đây:
mau-giay-moi-hop-hoi-nghi.docx
3.5. Mẫu giấy mời làm việc
Ngày nay hầu hết các lĩnh vực, cuộc tranh đấu, cạnh tranh lẫn nhau đang diễn ra ngày một sôi động. Trong đó, thị trường việc làm cũng là địa điểm diễn ra “cuộc chiến” này. Các ứng viên cạnh tranh nhau việc làm còn các doanh nghiệp tranh đấu để chiêu mộ ứng viên giỏi. Việc ứng viên gửi hồ sơ khắp nơi để tìm cho mình công việc tốt nhất, phù hợp với năng lực, sau một thời gian họ có thể nhận được thư mời làm việc từ rất nhiều các doanh nghiệp khác nhau. Hoặc bạn sẽ nhận được thư mời làm việc sau khi đã trúng tuyển qua vòng phỏng vấn.
Mẫu giấy mời làm việc được lập bởi các doanh nghiệp với mục đích mời ứng viên “đầu quân” cho doanh nghiệp mình kèm nội dung quan trọng như vị trí công việc, mức lương, chế độ đãi ngộ,… Yêu cầu lập lá thư mời ứng viên làm việc như sau:
- Thông tin rõ ràng: Ngắn gọn, không lan man đi sâu quá nhiều vào công việc mà quên đi chiến lược Marketing là các chế độ, mức lương thưởng,… cho ứng viên khi nhận việc
- Thông tin đầy đủ: Ngoài vị trí công việc, nội dung công việc, điều ứng viên quan tâm hơn cả là giá trị vật chất mình nhận được trong quá trình làm việc.
- Trình bày chuyên nghiệp: Giấy mời làm việc không cần cầu nệ cách trình bày, chỉ cần đảm bảo bố cục khoa học và nội dung cần thiết
- Văn phong phù hợp: Ngôn ngữ gần gũi, cởi mở không quá trang trọng nhưng phải thể hiện được thiện ý với ứng viên
Download mẫu giấy mời làm việc tại đây:
3.6. Mẫu giấy mời đại hội chi bộ
Mẫu giấy mời dự đại hội chi bộ cũng là mẫu giấy mời được sử dụng khá phổ biến hiện nay trong các cơ quan đoàn thể. Là một biểu mẫu văn bản, mẫu giấy mời đại hội chi bộ được thiết kế với mục đích để thông báo về thời gian và địa điểm diễn ra đại hội. Riêng mẫu giấy mời này thể hiện sự kính mong mọi người đến tham dự đầy đủ nhất. Thông tin quan trọng nhất được cung cấp trong mẫu giấy mời không thể thiếu là thời gian, địa điểm tổ chức đại hội, nội dung của đại hội, lý do lập ra cuộc đại hội lần này để các đại biểu có thể chuẩn bị tốt nhất khi đến tham dự buổi đại hội.
Mẫu giấy mời phải có đầy đủ những nội dung liên quan đến buổi đại hội sắp được tổ chức, ghi rõ đối tượng được mời là ai, á nhân hay tổ chức cơ quan ban ngành nào? Ngôn ngữ sử dụng trong mẫu giấy mời phải trang trọng và lịch sự, các nội dung được trình bày khoa học. Cụ thể:
- Phần mở đầu: tên cơ quan và ban ngành tổ chức buổi họp hội chi bộ, tên của chi bộ trường và thời gian viết giấy mời họp đại hội
- Phần thân bài: Tên người được mời + thời gian + địa điểm tổ chức buổi họp đại hội cụ thể + nội dung đại hội + lý do đại hội
- Phần kết bài: Nơi nhận + chữ ký của chi bộ trưởng
Dưới đây là một số mẫu giấy dự đại hội đẹp file word bạn có thể tham khảo và lựa chọn:
mau-giay-moi-du-dai-hoi-chi-bo.doc
4. Một số lưu ý khi viết mẫu giấy mời mới nhất
Ngoài những nội dung riêng của từng mẫu văn bản mời thì khi viết giấy mời người lập cần chú ý thêm những nội dung sau:
- Thông tin người mời họp: Để thể hiện sự tôn trọng, người mời phải giới qua đôi chút về bản thân hay về cơ quan/ tổ chức đứng ra mời họp để người được mời biết được ai là người đã mời mình. Kèm vào đó là thông tin liên lạc của đơn vị mời họp để người được mời có thể liên hệ lại trong một số trường hợp cấp bách liên quan đến cuộc họp.
- Tóm tắt nội dung hội nghị, sự kiện, cuộc họp,...: Chỉ cần ghi lại một đoạn nội dung ngắn bao quát kiện sắp diễn ra, giới hạn trong 1 – 2 dòng nhưng vẫn phải cho người được mời hiểu rõ được nội dung cơ bản trước khi tham dự.
- Thời gian, địa điểm rõ ràng không được sai sót để người tham gia đến đúng giờ, đúng thời điểm
- Các loại mẫu giấy mời phải tuần theo quy chuẩn của một văn bản nói chung. Có quốc hiệu tiêu ngữ, thời gian lập, tên đơn vị lập, tiêu đề giấy mời,…
Như vậy, với nội dung bài viết trên Vieclam88.vn đã cung cấp tới độc giả những thông tin cần thiết nhất về các mẫu giấy mời phục vụ từng mục đích sử dụng. Bên cạnh đó là file download mẫu giấy mời đẹp trên word cho các bạn tham khảo và tải về.
Tham gia bình luận ngay!