1. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng được sử dụng khi nào?
1.1. Giấy đề nghi tạm ứng là gì?
Có thể khái niệm thuật ngữ “giấy đề nghị tạm ứng” xa lạ với nhiều người nhưng đối với tất cả các nhân viên đi làm thì đây lại là khái niệm được sử dụng vô cùng phổ biến trong môi trường doanh nghiệp. Vậy giấy đề nghị tạm ứng có nghĩa là gì?
Giấy đề nghị tạm ứng là một loại thủ tục hành chính giấy tờ văn bản được nhân viên thiết lập nhằm đề xuất xin doanh nghiệp tạm ứng cho các chi phí phát sinh trong quá trình đi công tác, đi làm việc,… phục vụ cho lợi ích doanh nghiệp theo chỉ thị của cấp trên và nhân viên đó chưa có khả năng chi trả tạm thời. Do đó, nhu cầu về tạm ứng xuất hiện và loại văn bản giấy đề nghị tạm ứng được dùng cho mục đích đó. Đây cũng là minh chứng quan trọng để kế toán có thể xuất quỹ và chi trả tạm ứng cho nhân viên theo lệnh chỉ thị của cấp trên doanh nghiệp.
Dựa trên khái niệm này, ta có thể hiểu giấy đề nghị tạm ứng là văn bản đề xuất tạm ứng cho các chi phí phát sinh cần thiết trong quá trình thi hành chỉ thị của cấp trên. Giấy đề nghị tạm ứng này được gửi lên cấp lãnh đạo để xét duyệt về mặt tài chính, sau đó được gửi tới bộ phận kế toán để quyết sách chi quỹ.
1.2. Nơi áp dụng giấy đề nghị tạm ứng
Các mẫu giấy đề nghị tạm ứng nói chung được áp dụng ở tất cả các doanh nghiệp, công ty, tổ chức hợp pháp, kể cả các cơ quan doanh nghiệp Nhà nước.
Người lập ra giấy đề nghị tạm ứng là cá nhân làm việc và lao động tại doanh nghiệp đó dựa trên nhu cầu, nguyện vọng xin tạm ứng chi phí cho mục đích cá nhân trong quá trình thi hành việc công. Việc thực thi giấy đề nghị tạm ứng phải tuân thủ nghiêm khắc theo quy định và quy tắc chung của công ty.
Mục đích của giấy đề nghị tạm ứng như đã nhắc đến phía trên đó là xin tạm ứng cho các hành động, mục đích của cá nhân trong khi làm việc theo chỉ thị mà phát sinh các chi phí chưa đủ điều kiện chi trả được.
1.3. Trách nhiệm của người đề nghị tạm ứng
Dù mục đích cuối cùng của việc xin tạm ứng là phục vụ cho doanh nghiệp mình hay lý do cá nhân bất khả kháng thì người đề nghị tạm ứng cũng cần phải chịu trách nhiệm cho những điều sau:
Người làm giấy đề nghị tạm ứng sau khi nhận tạm ứng cần phải chịu trách nhiệm hoàn toàn với số tiền tạm ứng đó và chỉ được thực hiện theo đúng mục đích và công việc được thỏa hiệp ghi rõ trong giấy đề nghị tạm ứng đã được phê duyệt
Nếu số tiền mà người làm giấy đề nghị tạm ứng nhận được sử dụng không hết thì phải nộp lại quỹ chung của doanh nghiệp
Người làm giấy đề nghị tạm ứng sau khi nhận số tiền tạm ứng không được chuyển cho người khác thực hiện giúp nếu không có chỉ thị
Người nhận tạm ứng bắt buộc phải thanh toán cho khoản tạm ứng kì trước mới được phép tạm ứng cho kì sau
1.4. Nguyên tắc quản lý các khoản tạm ứng của doanh nghiệp
Dù bất kể là doanh nghiệp nào cũng cần phải tuân thủ theo các quy tắc quản lý các khoản tạm ứng như sau:
Đối tượng xin tạm ứng như đã nhắc đến ở trên đó là công nhân viên, cán bộ làm việc tại các doanh nghiệp đó hiện đang thi hành theo các chỉ thị của cấp trên, đề nghị tạm ứng mua vật tư, đi công tác,… phục vụ cho lợi ích của doanh nghiệp và do một số lí do cá nhân khi chi phí phát sinh thì mới được phép làm giấy đề nghị tạm ứng
Đối với những trường hợp xin tạm ứng thường xuyên thì người lao động hoặc nhân viên đó cần phải làm giấy đề nghị tạm ứng theo đúng quy định và xin ý kiến của ban giám đốc. Sauk hi phê duyệt mới được nhận khoản tạm ứng
Sau khi nhận đủ khoản tạm ứng, các nhân viên có trách nhiệm phải kê khai toàn bộ các hoạt động chi tiêu theo đúng số tiền đã xin tạm ứng trong giấy đã phê duyệt. Nếu số tiền tạm ứng còn dư thừa thì nhân viên đó phải có trách nhiệm bảo vệ và nộp lại quỹ doanh nghiệp sao cho đủ.
Tham khảo: Việc làm Kế toán - Kiểm toán
2. Thủ tục và các chứng từ cần thiết để đề nghị tạm ứng
2.1. Thủ tục xin tạm ứng
Các nhân viên cần lưu ý tới các thủ tục xin tạm ứng sau đây khi phát sinh các nhu cầu tạm ứng. Cụ thể, nhân viên cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết sau:
- Hồ sơ gồm thông tin chi tiết về số tiền xin tạm ứng, lí do, địa điểm công tác, thời gian công tác, ngày hoàn tiền tạm ứng lại cho công ty (áp dụng đối với các mẫu giấy đề nghị tạm ứng)
- Hồ sơ gồm thông tin chi tiết về loại hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu, công cụ,… đơn giá, mẫu mã, chủng loại, số lượng (áp dụng đối với các mẫu giấy đề nghị tạm ứng)
- Các quyết định, chỉ thị của cấp trên kèm chứng từ
2.2. Giấy tờ xin tạm ứng liên quan
Sau đó, các nhân viên cần chuẩn bị các loại giấy tờ liên quan tới việc đề nghị xin tạm ứng bao gồm:
- Giấy đề nghị tạm ứng đã được xét duyệt và phê duyệt
- Phiếu chi tiền đối với các khoản tạm ứng được giám đốc phê duyệt rút từ quỹ doanh nghiệp
- Bảng kê khai bằng excel các hoạt động chi tiêu khoản tạm ứng chi tiết và các khoản chi phí đã được thanh toán đầy đủ
- Hóa đơn tài chính bản gốc
- Quyết định, chỉ thị của cấp trên về việc đi công tác và bảng quyết toán công tác phí cước hành lý.
Đọc thêm: Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất
3. Các thông tin quan trọng cần xuất hiện trên giấy đề nghị tạm ứng
3.1. Các thông tin cơ bản trong mẫu tờ trình
- Quốc hiệu
- Tiêu ngữ
- Tên công ty
- Mẫu số
- Ngày tháng năm
- Tên giấy đề nghị tạm ứng kèm đợt mấy
- Họ tên, CMND, bộ phận làm việc, các thông tin liên hệ đầy đủ
- Nội dung giấy đề nghị tạm ứng (hay lí do xin tạm ứng): viết chi tiết như đi công tác hay mua vật tư,…
- Ví dụ: đối với giấy đề nghị tạm ứng cho vật tư thì gồm tên công trình, hạng mục, địa điểm
- Mục chữ ký xác nhân
3.2. Các thông tin chi tiết trong giấy đề nghị tạm ứng
Các thông tin thuộc phần mở đầu bao gồm:
- Quốc hiệu
- Tiêu ngữ
- Tên mẫu xin tạm ứng: Giấy đề nghị tạm ứng
- Ngày tháng năm
- Căn cứ kế hoạch số…
Các thông tin thuộc phần nội dung chính bao gồm:
- Kính gửi: Tổng Giám đốc công ty (người cao nhất trong doanh nghiệp)
- Họ tên người làm giấy đề nghị tạm ứng
- Địa chỉ, kèm theo các thông tin liên hệ, CMND,… (nếu được yêu cầu có)
- Số tiền xin tạm ứng: viết bằng chữ và số
- Lý do làm giấy đề nghị tạm ứng
- Thời hạn thanh toán tiền tạm ứng
- Chữ ký của người đề nghị làm giấy đề nghị tạm ứng
- Các mục chữ ký khác: giám đốc, kế toán trưởng, phụ trách bộ phận.
Xem thêm: Download mẫu quyết định cử đi công tác mới nhất hiện nay!
4. Hướng dẫn cách viết và tải giấy đề nghị tạm ứng
4.1. Cách viết
Để có thể viết và lập được một bản giấy đề nghị tạm ứng đúng nhất, mời các bạn lưu ý các gạch đầu dòng sau:
Bản giấy đề nghị tạm ứng chỉ nên viết trên 1 mặt giấy A4 đặt dọc và thống nhất 1 font chữ (font chữ trang trọng, nghiêm túc, đơn giản) và 1 màu chữ (màu đen), in đậm và in hoa các cụm từ quan trọng như tiêu đề văn bản, quốc hiệu, tiêu ngữ,…
Bản giấy đề nghị tạm ứng cần phải cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác, đặc biệt là các thông tin sau:
- Thông tin chi tiết về người xin tạm ứng
- Thông tin chi tiết về lý do xin tiền tạm ứng: đi công tác, mua vật tư,…
- Số tiền tạm ứng cần được ghi bằng số và viết lại bằng chữ
- Thời gian hoàn thiện việc thanh toán tiền tạm ứng
Sau khi khai báo và điền đủ thông tin theo yêu cầu cần có đối với giấy đề nghị tạm ứng, người lập biểu cần ký xác nhận, sau đó xin chữ ký của các bộ phận liên quan: trưởng phòng kế toán, Ban Giám đốc ( Tổng Giám đốc, Giám đốc, Phó Giám đốc,…) là người có trách nhiệm cao nhất trong việc phê duyệt tạm ứng
Các bạn có thể truy cập vào trang web Timviec365.com.vn của chúng tôi để tải sẵn mẫu giấy đề nghị tạm ứng hoàn toàn miễn phí nhé! Chúng tôi luôn cung cấp các mẫu giấy đề nghị tạm ứng chuẩn nhất và đa dạng nhất cho các bạn.
4.2. Yêu cầu về cách hành ngôn đối với giấy đề nghị tạm ứng
Dưới đây là các yêu cầu về cách hành ngôn khi lập giấy đề nghị tạm ứng:
Trong các mục chính được đưa ra ở phần thân văn bản: cần dùng cách hành văn lịch sự, trang trọng mang tính chất đề nghị để thể hiện nhu cầu khách quan, thực tế, hoàn cảnh đỏi hỏi cũng như nêu rõ các thông tin quan trọng một cách chính xác, nghiêm túc
Nội dung giấy đề nghị tạm ứng: nếu là văn bản trình lên cấp trên thuộc ban lãnh đạo thì người lập biểu nên sử dụng ngôn ngữ nghiêm túc, kính nể, mang tính thuyết phục cao, nêu rõ vấn đề và tạo được độ tin cậy thông qua các số liệu, dẫn chứng xác thực
Kiến nghị cá nhân/tổ chức: văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng rõ ràng, chặt chẽ, mang tính thực tế, đặc biệt hơn đề xuất phải có tính khả thi.
Mẫu giấy tạm ứng có thể áp dụng trong trường hợp về tạm ứng lương, tạm ứng hợp đồng, tạm ứng tiền công, tạm ứng phí, … Vì thế, chúng tôi sẽ cung cấp dưới đây 03 mẫu giấy tạm ứng trong 3 trường hợp phổ biến nhất để các bạn có thể tham khảo và tải về sử dụng.
giay-de-nghi-tam-ung-hop-dong.doc
mau-so-04-tt-mau-giay-thanh-toan-tien-tam-ung.doc
Trên đây là thông tin chi tiết về Cách viết và tải mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất. Chúc các bạn một ngày vui vẻ!
Tham gia bình luận ngay!