Hướng dẫn cách tạo mẫu đơn xin nghỉ việc song ngữ tiếng Anh

1. Những lưu ý trước khi viết đơn xin nghỉ việc song ngữ

Viết đơn xin nghỉ việc chính là điều kiện cần có để các bạn có thể được hưởng các chính sách lương thưởng sau khi thôi việc. Nó không những là thủ tục hành chính mà còn là phép lịch sự, sự tôn trọng đối với cấp trên trong công ty. Khi nghỉ việc, các bạn cần báo trước với người quản lý, cấp trên hoặc bộ phận nhân sự của công ty 3 ngày - 1 tháng (tùy theo đặc điểm công việc bạn đang làm việc, là việc thời vụ, nhân viên thử việc hay nhân viên chính thức) để họ có thời gian để chuyển giao công việc và tìm kiếm nhân viên mới. 

Trong thời gian chờ đợi đến ngày nghỉ việc chính thức thì các bạn dành thời gian để hoàn thành nốt các công việc còn đang dang dở và bàn giao lại cho cấp trên, cho đồng nghiệp hoặc nhân viên mới các công việc, giấy tờ, sổ sách chưa kịp hoàn thành. 

Đơn xin nghỉ việc song ngữ thường được dùng trong các doanh nghiệp có sự tham gia của các nhân viên quốc tế. Viết đơn xin việc song ngữ vừa để cho các cá nhân người nước ngoài có thể đọc được, vừa giúp cho những người không giỏi trong việc đọc hiểu tiếng Anh có thể hiểu được những gì chúng ta viết trong đơn xin nghỉ việc. 

Ngoài những yếu tố để đảm bảo về mặt hình thức của đơn xin việc, thì các bạn cần phải đảm bảo được ngữ pháp trong từng câu từ của đơn xin việc song ngữ. Các bạn sau khi viết có thể dùng các phần mềm check lỗi ngữ pháp tiếng Anh miễn phí để kiểm tra, đảm bảo rằng bản thân không bị sai bất kỳ lỗi ngữ pháp nào. 

Có hai cách để viết đơn xin nghỉ việc song ngữ là viết song song hoặc viết tách biệt thành hai bản. Mỗi hình thức lại có ưu điểm khác nhau, với hình thức song song thì người xem có thể theo dõi song song hai ngôn ngữ, nhìn vào đơn xin việc cũng có vẻ ngắn gọn hơn. Còn khi các bạn tác thành hai bản, việc theo dõi sẽ dễ dàng hơn. 

Với cách đầu tiên, các bạn nên lựa chọn các font và cỡ chữ khác nhau để phân biệt dễ dàng hai ngôn ngữ. Ngôn ngữ tiếng Việt nên được viết lớn hơn ngôn ngữ tiếng Anh. 

2. Hướng dẫn cách tạo mẫu đơn xin nghỉ việc song ngữ

2.1. Phần mở đầu đơn xin nghỉ việc song ngữ

Phần mở đầu đơn xin nghỉ việc gồm các thông tin như sau: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn xin nghỉ việc, đối tượng nhận đơn, đối tượng viết đơn. 

Gợi ý cụ thể: 

Quốc hiệu: SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM 

Tiêu ngữ: Independence - Freedom - Happiness 

“ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC 

RESIGNATION LETTER 

Kính gửi/Attention: Bộ phận nhân sự công ty Kiến trúc Tây Hồ/HR department of Kien Truc Tay Ho Company

Tôi tên là/My name is: Nguyễn Thị A

Chức vụ/Position: nhân viên marketing/marketer”                         

2.2. Phần thân đơn xin nghỉ việc song ngữ

Phần thân đơn xin nghỉ việc song ngữ bao gồm các thông tin sau: lý do xin thôi việc, tình hình thực hiện công việc và bàn giao công việc trong thời gian qua, bày tỏ mong muốn được công ty chấp thuận được nghỉ việc. Đây là phần quan trọng nhất để các bạn có thể trình bày cho nhà tuyển dụng biết được lý do các bạn muốn xin nghỉ việc. 

Về lý do đơn xin thôi việc, để không làm mất lòng các nhân viên trong công ty, đặc biệt là những người đã trực tiếp chỉ đạo, dẫn dắt và tạo công ăn việc làm cho chúng ta thì các bạn có thể trình bày các lý do như sau: chuyển hướng mới trong sự nghiệp, thay đổi vị trí địa lý, sức khỏe không được đảm bảo, nghỉ việc để chữa bệnh, quá trình thai sản hay bất kỳ lý do nào khác mà bạn cảm thấy là hợp lý và có thể được hiểu và thông cảm. 

Về tình hình thực hiện và bàn giao công việc: các bạn trình bày về những công việc đã được hoàn tất, công việc chưa được hoàn thiện và không có khả năng hoàn thiện cho tới khi nghỉ việc, những công việc còn lại được bàn giao cho ai, ở bộ phận nào,...

Cuối cùng, các bạn bày tỏ sự mong muốn được cấp trên chấp nhận nghỉ việc. Có thể thêm lời cảm ơn vì họ đã giúp đỡ và tạo điều kiện trong quá trình làm việc vừa qua.

Gợi ý chi tiết: 

“Lý do nghỉ việc: Trong 2 năm qua, tôi đã luôn cố gắng để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Hiện tại tôi đang trong thời kỳ thai sản, dự kiến sinh vào cuối tháng 11. Chính vì thế mà tôi muốn xin nghỉ việc để dành thời gian chăm sóc bản thân và chuẩn bị  sẵn sàng cho ngày con chào đời. 

Reason: For the past 2 years, I have always tried to complete the assigned tasks well. I am currently pregnant, expecting to give birth at the end of November. That's why I want to quit my job to take care of myself and get ready for the day my baby is born.

Tôi đã bàn giao toàn bộ công việc cho trưởng phòng marketing

I have handed over all the work to the marketing manager 

Tôi cam đoan đã bàn giao toàn bộ công việc, dữ liệu công ty có liên quan cho bộ phận marketing trước khi nghỉ việc. 

I promise to hand over all the work and relevant company data to the marketing department before quitting.

Cảm ơn ban lãnh đạo và các thành viên đã luôn tạo điều kiện và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian làm việc tại công ty. 

Thank you to the leadership and members for always creating conditions and helping me during my time working at the company.

Rất mong ban giám đốc chấp nhận cho tôi được nghỉ việc. Tôi xin trân thành cảm ơn! 

I hope the management will accept my resignation. I sincerely thank!”

2.3. Phần kết đơn xin nghỉ việc song ngữ

Phần kết đơn xin nghỉ việc song ngữ cần có địa điểm, thời gian viết đơn, người viết đơn (bên phải) và xác nhận đồng ý nghỉ việc của ban lãnh đạo. 

Gợi ý chi tiết: 

Hà Nội, ngày 2 tháng 11 năm 2022

Ha Noi, November 2, 2022

Người viết đơn/The applicant”

Ngoài cách viết song song như tác giả đã chia sẻ ở trên, các bạn có thể tách riêng thành 2 bản khác nhau để dễ dàng quan sát. 

Trên đây là toàn bộ thông tin cần thiết để tạo mẫu đơn xin nghỉ việc song ngữ. Các bạn có thể tham khảo thêm các bài viết tiếp theo của chúng tôi xong viết đơn xin nghỉ việc. Cảm ơn các bạn rất nhiều.