Hướng dẫn cách viết mẫu công văn thông báo chuẩn nhất!

Tìm việc nhanh

1. Đôi nét về mẫu công văn thông báo và vai trò của nó 

Cùng với những giấy tờ hành chính thông dụng trong đời sống văn phòng như công văn đề nghị, đơn xin nghỉ việc, Biên bản ghi nhớ hợp tác, hợp đồng...mẫu công văn thông báo là một trong những văn bản được dùng phổ biến nhất. 

Như tên gọi, mẫu công văn thông báo được lập ra bởi phòng nhân sự của doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị với vai trò lớn nhất là thông báo đến đông đảo các thành viên hay một cá nhân về một vấn đề, quyết định, kế hoạch đã thống nhất sắp sửa được triển khai theo quy định của công ty, tổ chức. 

Mẫu công văn thông báo được ban hành trong những trường hợp đã có thống nhất trước với các thành viên như thông báo về ngừng hợp đồng lao động, thông báo về hoãn liên hoan tập thể, thông báo về sự kiện...hoặc trong những trường hợp đột xuất theo các chỉ thị, quyết định của các cơ quan nhà nước. Ngay sau khi nhận mẫu thông báo, người tiếp nhận sẽ nắm bắt nội dung thông báo và thực hiện theo những nội dung được đề cập đến trong văn bản này.

Hiện nay, tùy vào bản chất, sự kiện, hội họp với chức năng thông tin, các mẫu thông báo được chia thành nhiều dạng khác nhau bao gồm: Thông báo truyền đạt chủ trước chính sách, quyết định của cấp trên, thông báo về kết quả các cuộc hội nghị, cuộc họp, thông báo về những nhiệm vụ mới được giao...Tuy nhiên, trong mọi trường hợp mẫu công văn này không hoàn toàn thay thế những văn bản pháp luật. 

Với tính đa dạng này mà với những người mới làm quen với nghiệp vụ hành chính, khó lòng định hình được nội dung chung nhất cũng như cách triển khai các nội dung này trong công văn thông báo như thế nào cho chuẩn.

Thấu hiểu được điều này, trong nội dung tiếp theo, vieclam88.vn sẽ mang đến bạn những nội dung cụ thể cần xuất hiện trong công văn thông báo cũng như cách triển khai những nội dung này sao cho chuẩn chỉnh nhất. 

Xem thêm : Mẫu thông tin ứng viên

2. Hướng dẫn soạn thảo công văn thông báo chuẩn chỉnh nhất!

Những nội dung quan trọng nhất trong mẫu công văn thông báo bao gồm: Tên công văn thông báo đề cập đến vấn đề cụ thể cần thông báo của chủ thể, tên cơ quan thông báo, nội dung thông báo và đối tượng tiếp nhận. 

Về cơ bản, cấu trúc của một mẫu công văn thông báo không khác nhiều so với với mẫu giấy tờ hành chính khác. Chúng ta sẽ bắt đầu đi tìm hiểu từng nội dung xuất hiện trong văn bản. 

Đầu tiên, phần nội dung không thể thiếu trong một mẫu công văn thông báo chính là quốc hiệu và tiêu ngữ. 

Phần nội dung này được in đậm, viết hoa và căn phải cách mép trên của văn bản khoảng 1,5 - 2cm. 

Đặt cùng dòng với quốc hiệu là Tên cơ quan, đơn vị được ban hành, ký công văn thông báo. Nội dung này được căn trái và viết in đậm và đề cập đến tên công ty, doanh nghiệp ban hành, cùng với đó là số văn bản. 

Cụ thể như: Công ty Cổ phần LT Pay

Số 9/CV 

Ở phía bên tay phải cùng dòng, người viết sẽ đề cập đến nội dung địa điểm, ngày tháng, năm ban hành công văn thông báo.

Tiếp đến là tên công văn thông báo. Trong các mẫu công văn thông báo thông dụng, tên thông báo sẽ được viết in hoa đính kèm theo vấn đề được thông báo. Cụ thể như:

“THÔNG BÁO

Về việc chấm dứt hợp đồng”

hay “ THÔNG BÁO

về việc nghỉ dịch vì dịch Covid 19”

Tiếp theo là nội dung kính gửi. Tại ô thông tin này đề cập đến đối tượng là tổ chức hay cá nhân tiếp nhận thông báo tùy vào từng trường hợp cụ thể. Ví dụ: Kính gửi công ty TNHH Một thành viên Tân” hoặc “Kính gửi ông/bà Nguyễn Xuân Quỳnh Chi. Nếu là tên của một doanh nghiệp sẽ đính kèm thêm địa chỉ của tổ chức này. 

Sau tên người, tổ chức tiếp nhận thông báo, bạn sẽ phải đề cập đến những căn cứ để ban hành thông báo. Những căn cứ này thường dựa trên luật, chỉ thị, quyết định của nhà nước, quy định của công ty hay thỏa thuận của một tổ chức với đơn vị hay cá nhân tiếp nhận thông báo trước đó. Trong trường hợp trong mẫu thông báo về vấn đề chấm dứt hợp đồng lao động, các căn cứ bạn có thể đề cập đến bao gồm:

Căn cứ Bộ luật Lao động 2012;

Căn cứ Hợp đồng lao động số…………… ngày ….. tháng ….. năm …… (sau đây gọi là “Hợp đồng”) giữa Công ty ………………với ông/bà ………………… (sau đây gọi là “Người lao động”).

Tiếp sẽ là mục lời dẫn để đi đến nội dung thông báo quan trọng nhất. Nội dung thông báo cần đi thẳng vào vấn đề, trình bày một cách rõ ràng để người tiếp nhận nắm rõ thông tin cũng như bước tiếp theo để thực hiện. Tùy vào nội dung thông báo ngắn hay dài mà bạn nên trình này cụ thể từng ý theo những gạch đầu đầu dòng hay đánh số đề mục. Đối với một thông báo dừng hợp đồng lao động trong doanh nghiệp. Bạn có thể trình bày theo ví dụ cụ thể sau đây:

Công ty xin thông báo nội dung như sau:

1. Chấm dứt hợp đồng lao động với ông/bà: Lê Tuyết Thảo 

Chức vụ: Nhân viên Marketing - phòng Truyền thông Marketing - Công ty Cổ phần LT Pay

2. Thời gian: Kể từ ngày 15/2/2021

3. Lý do: Đã hết hạn hợp đồng lao động.

Trước khi chấm dứt hợp đồng, người lao động có nghĩa vụ bàn giao lại toàn bộ tài sản, hồ sơ, tài liệu, công việc đã và đang làm cho Phòng Truyền thông Marketing của công ty tiếp nhận công việc.

Ngay sau  nội dung chính, lời đề nghị sẽ là thông tin tiếp theo xuất hiện trong mẫu câu văn thông báo. Trong thời đề nghị này phải thể hiện được tinh thần của công ty, doanh nghiệp, tổ chức và giàu tính định hướng.

Ví dụ cụ thể như sau “ Đề nghị người lao động thực hiện theo đúng pháp luật và sự hướng dẫn của công ty trong thời gian chuyển tiếp”.

Cuối cuối công văn thông báo, bao giờ cũng là lời cảm ơn hoặc sự trân trọng, thân ái dành cho người tiếp nhận, trước khi chuyển sang nội dung, nơi nhận công văn thông báo và chữ ký của cơ quan ban hành thông báo. 

Phần thông tin người và nơi nhận thường được soạn thảo đặt ở phía bên cánh trái, có ghi rõ: Tên người và phòng ban tiếp nhận mẫu công văn, thông báo. 

Ở cánh trái là địa chỉ ghi rõ chữ ký, họ và tên của người đại diện tổ chức, đơn vị ban hành thông báo, cần có thêm đóng dấu của tổ chức. 

Trên đây chính là những hướng dẫn chi tiết về cách viết một mẫu công văn thông báo chuẩn chỉnh nhất. Chắc chắn rằng, bạn đã hình dung ra cách soạn thảo một mẫu công văn thông báo phù hợp được sử dụng trong cơ quan của mình rồi đúng không? Ngoài những hướng dẫn này, bạn có thể tham khảo thêm mẫu công văn thông báo file word ngay dưới đây nhé. 

3. Tải về ngay mẫu công văn thông báo chuẩn chỉnh nhất!

Nhằm giúp bạn có thể ứng dụng những hướng dẫn trên đây vào soạn thảo một mẫu công văn thông báo cụ thể, vieclam88.vn đã mang đến bản một mẫu công văn thông báo chung chuẩn nhất. Bạn có thể tải về và tham khảo ngay dưới đây nhé. 

mau-thong-bao-3_2204184334.doc 

mau-thong-bao-2_2204184334.doc

 mau-thong-bao-1_2204184334.doc

Hi vọng rằng, những thông tin về mẫu công văn thông báo cũng như những hướng dẫn cụ thể trong cách viết công văn thông báo được cung cấp bởi vieclam88.vn sẽ thật sự hữu ích với tất cả các bạn.