Các mẫu chương trình đào tạo nhân viên chuẩn cho doanh nghiệp

1. Vai trò của mẫu chương trình đào tạo nhân viên

Nhân viên là một yếu tố quan trọng của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp đó phát triển và duy trì sự tồn tại. Chính vì vậy việc của doanh nghiệp đó là làm sao có thể thúc đẩy cho yếu tố nhân lực đó ngày một tốt hơn. Ở đây nó bao gồm cả việc cải thiện về chất lẫn về lượng nhân viên. Đó là lý do vì sao mà tuyển dụng luôn liên tục và song hành với nó là các chương trình đào tạo nhân viên, hay chúng ta còn gọi là quá trình training.

Với công việc training, nó là một kế hoạch trong thời gian nhất định dành cho cả 2 nhóm đối tượng nhân viên: nhân viên mới vào làm việc và nhân viên đã làm việc tại công ty đó một thời gian. Bộ phận nhân sự HR của công ty sẽ phải kết hợp với lãnh đạo của từng phòng ban và dựa theo của chỉ đạo của công ty để xây dựng một bản chương trình đào tạo nhân viên hoàn chỉnh. Bản chương trình này sẽ được in ra để phát trong quá trình training và lưu trữ nội bộ.

Việc có được một mẫu chương trình đào tạo nhân viên cho công ty và từng đối tượng nhân viên nhất định sẽ giúp cho công ty đó có được một giáo trình training thống nhất, cụ thể. Không những thế, nó còn đem lại hiệu quả hơn về việc tiếp nhận kiến thức chuyên môn trong quá trình đào tạo của nhân viên. Điều này rất là dễ hiểu khi việc học luôn phải tồn tại song song giữa lý thuyết và thực hành. Và mẫu chương trình đào tạo này sẽ đóng vai trò như một “cuốn sách giáo khoa” của nội bộ doanh nghiệp hay chính phòng ban đó.

Ngoài ra sự hiện diện của một mẫu chương trình đào tạo nhân viên còn là minh chứng rõ nhất cho chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Chẳng hạn như đó là kế hoạch về thay đổi bộ máy nhân lực, nâng cấp trình độ nhân viên hay thay đổi về quy trình, tác phong làm việc cũng là những chiến lược được thể hiện trong một mẫu chương trình đào tạo nhân viên.

Xem thêm: Tìm việc làm quản lý điều hành

2. Các mẫu chương trình đào tạo nhân viên phổ biến được sử dụng

Như đã nói ở trên, đối với từng nhân viên, từng chủ thể đào tạo và định hướng sẽ có có những mẫu chương trình đào tạo riêng. Điều này nhằm mục đích có được một chương trình chi tiết và hiệu quả chứ không đơn thuần chỉ là việc thực hiện theo quy định.

2.1. Phân loại mẫu chương trình đào tạo theo nhu cầu

Nhìn chung các công ty hiện nay sẽ gồm có 4 loại mẫu chương trình đào tạo nhân viên được phân loại bởi yếu tố về nhu cầu của từng đối tượng. Cụ thể đó là:

Đào tạo theo nhu cầu của cá nhân trong doanh nghiệp: đáp ứng nguyện vọng của nhân viên muốn nâng cao nghiệp vụ
Đào tạo theo nhu cầu của từng phòng ban, bộ phận: đáp ứng nguyện vọng của trưởng bộ phận về cải thiện chất lượng nhân lực
Đào tạo theo công ty: thực hiện theo quy chế, quy định về đào tạo nhân viên của công ty
Đào tạo theo ý kiến phòng nhân sự: thực hiện chiến lược, định hướng mới về chất lượng nhân sự của Ban Quản trị nhân lực

2.2. Phân loại mẫu chương trình đào tạo theo thời gian

Bên cạnh đó nếu phân loại theo yếu tố về thời gian thì tương ứng lại có các mẫu chương trình đào tạo sau:

Đào tạo định kỳ vài năm một lần
Đào tạo định kỳ từng năm
Đào tạo định kỳ hàng quý
Đào tạo định kỳ từng tháng

Phân loại mẫu chương trình đào tạo theo thời gian

Ngoài ra còn có phân loại kế hoạch đào tạo theo thời hạn như:

Kế hoạch đào tạo ngắn hạn: dành cho đối tượng là nhân viên mới hoặc các giáo trình đào tạo đơn giản về sản phẩm, kỹ năng hay quy trình làm việc. Thường được lên kế hoạch trong thời gian khoảng vài ngày đến 1 tuần.

Kế hoạch đào tạo dài hạn: dành cho đối tượng là những nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm, có sự thể hiện tốt và được bổ nhiệm vào danh sách tập huấn nâng cao nghiệp vụ. Đây cũng là những kế hoạch đào tạo bắt buộc phải có sự chỉ đạo từ công ty, với thời gian kéo dài từ vài tuần cho đến vài tháng cho nên mẫu chương trình đào tạo loại này tương đối là quan trọng.

2.3. Phân loại mẫu kế hoạch đào tạo theo cấp bậc

Còn nếu phân loại theo từng cấp độ nhân viên trong doanh nghiệp thì chúng ta sẽ có tương ứng là 3 mẫu:

Đào tạo tập sự: hướng dẫn về văn hóa, quy định, quy trình làm việc của công ty
Đào tạo chuyên viên: nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cấp cao cho nhân viên có tiềm năng
Đào tạo lãnh đạo: hướng dẫn, bồi dưỡng năng lực lãnh đạo, quản lý của lãnh đạo mới bổ nhiệm hoặc đã bổ nhiệm một thời gian theo quy định công ty

Các bạn có thể tham khảo một vài loại mẫu kế hoạch đào tạo phổ biến nhất ở môi trường doanh nghiệp tư nhân và cơ quan tổ chức nhà nước ở Việt Nam hiện nay.

Kế hoạch đào tạo huấn luyện.doc

Kế hoạch đào tạo huấn luyện cá nhân.doc

Kế hoạch đào tạo công ty theo năm.docx

3. Cách viết mẫu chương trình đào tạo nhân viên chung nhất

3.1. Bố cục chung của mẫu chương trình đào tạo nhân viên

Một mẫu chương trình đào tạo nhân viên cũng được xem là một loại văn bản hành chính cho nên bản thân nó cũng phải có những phần cơ bản nhất của một loại văn bản dù cho nó là một loại tài liệu nội bộ. Bao gồm:

Quốc hiệu, quốc ngữ
Tên đơn vị/công ty và phòng ban
Ngày/tháng/năm lập bảng
Tên của chương trình đào tạo nội bộ: Phần này được ghi in đậm hoa ngay từ đầu của mẫu kế hoạch để dễ dàng cho việc tìm kiếm khi lưu trữ và sử dụng
Phần nội dung kế hoạch: Phần này gồm các mục chi tiết về mục tiêu, hình thức, thời gian, đối tượng, … của một kế hoạch đào tạo
Phần ký xác nhận: gồm chữ ký phê duyệt của những cán bộ, lãnh đạo, cá nhân có thẩm quyền trong nội bộ doanh nghiệp, tổ chức

3.2. Cách trình bày nội dung trong mẫu kế hoạch đào tạo

Trong đó, phần nội dung chính của mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên phải đầy đủ những phần sau:

Thứ nhất đó là mục tiêu sau chương trình đào tạo. Đương nhiên một chương trình đào tạo phải có mục tiêu cuối cùng hướng đến và hiệu quả mong muốn, nó cũng được ghi rõ trong mẫu kế hoạch

Thứ hai đó là đối tượng tham gia đào tạo. Ở đây các bạn có thể xác định dựa trên phân loại mẫu đào tạo theo chủ thể mà chúng ta đã đề cập bên trên để viết vào. Nếu là phòng ban thì ghi rõ tên phòng ban và số lượng người, nếu là cá nhân phải ghi rõ tên + phòng ban trực thuộc.

Thứ ba đó là đối tượng phụ trách đào tạo. Đây chính là những người trực tiếp sẽ đứng lớp và truyền tải các kiến thức, kỹ năng vào các buổi training cho đối tượng tham gia. Họ có thể là nhân sự hoặc lãnh đạo bộ phận, công ty

Cách trình bày nội dung trong mẫu kế hoạch đào tạo

Thứ tư đó là hình thức đào tạo. Các bạn cũng cần ghi rõ phần này cách thức để đào tạo như thế nào: ví dụ học lý thuyết trên hội trường hay là khảo sát tình hình thực tế, đi tập huấn ở tỉnh khác, nước khác, … Theo khảo sát, các hình thức đào tạo ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện này thường có đó là:

On-job training là đào tạo qua làm việc hằng ngày thực tế, hay nó còn được gọi ngắn gọn và quen thuộc hơn là học việc. Nghĩa là nhân viên mới sẽ được chính các lãnh đạo hoặc nhân viên cũ chịu trách nhiệm hướng dẫn và dạy việc thông qua từng công việc cụ thể hằng ngày. Hình thức này thường được áp dụng với những vị trí công việc về thực hành, đặc biệt là kỹ thuật, máy móc, vi tính.
Internal Session, một kiểu đào tạo các các buổi họp gặp mặt hoặc tập trung. Đây là hình thức đào tạo có thể nói là tốn nhiều nhân lực, thời gian cũng như sự chuẩn bị công phu nhất. Vì đối tượng đào tạo sẽ được gom lại cùng một đợt và được tập huấn thông qua việc thao giảng, workshop ở các phòng họp, phòng học do một trainer trực tiếp đứng lớp và chỉ dẫn. Hình thức này thường được áp dụng cho những vị trí công việc về tư vấn, bán hàng, hỗ trợ, …
Mentorship hay còn gọi là kèm cặp. Việc đào tạo diễn ra ở hình thức này đúng như tên gọi của nó đó là 1 kèm 1. Và thường người kèm ở đây chính là các cán bộ quản lý của một nhân viên đó. Hình thức đào tạo này chủ yếu được áp dụng đối với những kế hoạch đào tạo theo yêu cầu của phòng ban, để bồi dưỡng một nhân viên đã có chuyên môn để nâng cao hơn trình độ của họ.

Thứ năm đó là nội dung đào tạo. Phần này cần ghi khái quát sơ bộ nhất về giáo trình training của đợt đào tạo đó. Điều này để người học nắm được những phần mình sẽ được bồi dưỡng trong quá trình training

Thứ sáu đó là thời gian và địa điểm cụ thể. Phần này bao gồm thời hạn đào tạo, ngày giờ đào tạo, vị trí học hay tập huấn, khảo sát, … để người tham gia đào tạo có thể nắm được và theo sát chương trình

Thứ bảy đó là dự trù kinh phí. Kinh phí dành cho đào tạo cũng vô cùng cần thiết để có thể đảm bảo duy trì việc đào tạo cũng như chi trả các chi phí cho việc di chuyển, chuẩn bị giáo trình, …

3.3. Tầm quan trọng của phần chữ ký xác nhận cuối cùng

Cuối cùng là phần chữ ký cũng như xác nhận tiếp nhận các mẫu kế hoạch đào tạo này. Những chữ ký cần có trên mẫu kế hoạch này là của những đối tượng chỉ đạo đào tạo và tiếp nhận đào tạo. Trong đó các chữ ký sẽ thể hiện việc đánh giá, cũng như bổ sung và xác nhận, xem xét để thực hiện các kế hoạch đào tạo này. Không những thế, phần chữ ký cũng không được phép thiếu chữ ký của người lập để có thể chịu trách nhiệm về việc phát hành và lưu trữ mẫu kế hoạch đó.

Như đã nhấn mạnh, một mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên chính là một loại giấy tờ hành chính lưu hành trong nội bộ. Chính vì thế mà nó cần có đầy đủ các chữ ký xác nhận để phê duyệt trước khi đưa vào thực hiện. Điều này vừa đảm bảo đúng quy trình, cũng như sự tôn trọng vai trò của ban lãnh đạo trong doanh nghiệp. Đồng thời thông qua bước phê duyệt này, nếu có gì sai sót xảy ra trong quá trình đào tạo sẽ được kịp thời sửa chữa.

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết nhất về cách lập mẫu chương trình đào tạo nhân viên. Hy vọng rằng rằng, dựa vào những cách thức thực hiện và thông tin này các bạn có thể xây dựng một mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên chuẩn xác và đầy đủ nhất!