1. Hiểu đúng về ký nháy và chữ ký nháy
1.1. Ký nháy được sử dụng khi nào?
Chữ ký nháy là một kiểu ký tên đại diện cho một cá nhân và cũng có giá trị pháp lý tương tự chữ ký chính thức. Trên thực tế chưa có loại văn bản chính thức nào giải thích cụ thể về ký nháy. Ký nháy thường được sử dụng trong các loại thông tư, công văn, hợp đồng, giao kèo… mà nội dung bao gồm nhiều trang.
Trong trường hợp người có thẩm quyền vì một lý do nào đó không thể trực tiếp xem hết toàn bộ nội dung thông tư, công văn, hợp đồng… thì có thể ủy quyền cho người khác xem giúp. Người xem giúp này sẽ xem xét toàn bộ nội dung và nếu không xuất hiện sai sót nào thì sẽ ký nháy ở cuối mỗi trang như một dấu hiệu chứng tỏ nội dung trang đó đã được kiểm duyệt.
Chữ ký nháy sẽ không được ký đầy đủ như chữ ký chính thức. Chữ ký nháy chỉ bao gồm tên và kích thước cũng nhỏ hơn bình thường. Chữ ký chính thức sẽ được thực hiện sau khi người ký nháy đã hoàn tất việc ký nháy vào văn bản và trình lên người có thẩm quyền xem xét. Chữ ký chính thức được sử dụng để xác nhận toàn bộ nội dung của văn bản đó là chính xác và không có bất kỳ sai sót nào.
Ký chính thức luôn được xuất hiện ở cuối văn bản và ngay cạnh vị trí của dòng ghi chức danh của người có thẩm quyền. Người có thẩm quyền ký chính thức có thể đóng dấu đỏ đè lên chữ ký. Một số văn bản không cần thiết phải đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức thì không cần đóng dấu đè lên chữ ký.
1.2. Các loại chữ ký nháy
1.2.1. Chữ ký nháy được ký ở phía dưới từng trang
Trong trường hợp này chữ ký nháy được sử dụng để xác nhận tính chất liền mạch của văn bản. Chữ ký nháy lúc này sẽ có ý nghĩa tương tự như dấu giáp lai.
Người soạn thảo văn bản hoặc người chịu trách nhiệm đọc và kiểm tra văn bản sẽ sử dụng chữ ký nháy như một dấu hiệu kiểm duyệt. Chữ ký nháy trong trường hợp này còn có tác dụng tránh cho văn bản bị chỉnh sửa nội dung hoặc thêm bớt nội dung. Văn bản bị sửa đổi hoặc thêm bớt nội dung sẽ có thể gây ảnh hưởng xấu hoặc có thể gây ra những hậu quả khôn lường. Do đó việc ký nháy vào cuối từng trang của văn bản vừa minh chứng cho sự hoàn tất kiểm tra văn bản, vừa tạo sự an tâm cho người ký chính, qua đó cũng tránh được những rủi ro hoặc hậu quả pháp lý không đáng có.
1.2.2. Ký nháy chốt nội dung ở dòng cuối cùng của văn bản
Người trực tiếp soạn thảo văn bản sẽ sử dụng chữ ký nháy này ở cuối trang văn bản như một dấu hiệu để xác nhận nội dung soạn thảo. Mọi sự sai sót về nội dung hay ngữ pháp đều sẽ được quy trách nhiệm về cho người đã ký nháy và người đó cũng phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về những sai sót đó.
1.2.3. Chữ ký nháy tại phần chức danh hoặc tại nơi nhận công văn
Trong trường hợp này, chữ ký nháy được sử dụng bởi người có trách nhiệm rà soát, kiểm duyệt văn bản và lỗi chính tả hoặc nội dung trước khi văn bản đó được trình lên cho người có thẩm quyền chính thức ký.
2. Trách nhiệm của người ký nháy
Chữ ký là đại diện pháp lý của mỗi cá nhân. Mỗi chủ thể khi đặt bút ký vào bất kỳ văn bản, thông báo, hợp đồng, giao kèo… nào đều sẽ phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình. Điều này cũng được áp dụng đối với người thực hiện ký nháy và không có bất cứ một sự ngoại lệ trong bất cứ trường hợp nào.
Nếu một đơn vị chủ trì và chịu trách nhiệm cho việc soạn thảo văn bản thì cá nhân đứng đầu đơn vị đó sẽ thực hiện ký nháy. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, hay người đảm nhiệm công tác kiểm tra văn bản được soạn thảo trước đó sẽ phải chịu trách nhiệm đảm bảo về độ chính xác của nội dung văn bản trước khi văn bản đó được trình lên người có thẩm quyền để thực hiện việc ký chính thức vào văn bản đó.
Một văn bản có thể được kiểm tra bởi nhiều người và người kiểm tra lần cuối cùng sẽ chịu trách nhiệm lớn nhất về độ chính xác của nội dung văn bản, cũng như thể thức, hình thức trình bày văn bản, cũng như các lỗi chính tả hay lỗi diễn đạt của văn bản. Người kiểm tra cuối cùng sẽ tiến hành ký nháy vào văn bản để thể hiện rằng văn bản đã được kiểm tra trước khi được trình người có thẩm quyền ký chính thức. Việc ký nháy tạo sự yên tâm cho người ký chính cũng như đảm bảo rằng người ký nháy sẽ chịu trách nhiệm nếu có bất kỳ sai sót nào liên quan đến nội dung văn bản.
Trong trường hợp chữ ký nháy chỉ được sử dụng để xác định rằng đã có người chịu trách nhiệm đọc và kiểm tra văn bản để tránh phải chỉnh sửa hay thay đổi nội dung văn bản, thì người ký nháy không cần phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó. Trong trường hợp này chính người có thẩm quyền ký mới là người phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Người thực hiện việc ký nháy sẽ chỉ phải chịu trách nhiệm về việc rà soát văn bản về hình thức văn bản nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
Tuy nhiên nếu người ký nháy chỉ thực hiện việc kiểm tra sơ sài và không tuân thủ đúng theo trình tự pháp luật, không tận tâm mà sau đó có phát sinh hậu quả nghiêm trọng liên quan đến văn bản đó thì người ký nháy vẫn sẽ bị xử lý theo các quy định của pháp luật. Tùy theo mức độ vi phạm và hậu quả phát sinh nặng hay nhẹ mà sẽ có hình thức xử lý khác nhau, nhẹ nhất thì có thể là cảnh cáo, khiển trách…trường hợp nghiệm trọng hơn thì có thể bị truy tố trách nhiệm.
Chính vì vậy mà người ký nháy cần nghiêm túc thực hiện theo đúng quy trình, trình tự thủ tục để tránh phát sinh những hậu quả pháp lý sau này. Nhìn chung thì người thực hiện thao tác ký nháy cũng phải chịu trách nhiệm về chữ ký nháy của mình ở mức độ ít hoặc nhiều.
Tuy nhiên hiện nay cũng chưa có điều luật nào có quy định rõ ràng cụ thể với trường hợp nào được ký nháy. Thực tế thì hình thức ký nháy là do một cá nhân hoặc tổ chức, đơn vị có nhu cầu cần phải thực hiện ký nháy trước để tránh trường hợp có sự sai sót và sẽ mất thời gian điều chỉnh lại. Tuy vậy, trách nhiệm của người ký nháy là vẫn có bởi vì chữ ký chính là đại diện pháp lý cho mỗi cá nhân.
Trên đây là những thông tin về việc ký nháy. Đến đây thì bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi ký nháy là gì và tại sao phải ký nháy. Ký nháy cũng có giá trị pháp lý trong nhiều trường hợp và người thực hiện ký nháy cũng sẽ phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình. Nếu bạn chịu trách nhiệm kiểm duyệt văn bản và ký nháy thì hãy hết sức cẩn thận khi rà soát văn bản và tiến hành ký nháy nhé.
Tham gia bình luận ngay!