Top 7 kỹ năng tổ chức sự kiện cần có giúp bạn thành công

Đối với những người làm trong tổ chức sự kiện họ sẽ cần phải kết hợp rất nhiều các kỹ năng khác nhau trong công việc thì mới có thể thành công. Chúng tôi sẽ điểm qua cho bạn 7 kỹ năng tổ chức sự kiện nhất quyết không thể thiếu khi thực hiện một chương trình một sự kiện nào đó.

1. Cần có kỹ năng về quản lý thời gian

Đầu tiên phải nói đến chính là kỹ năng về quản lý thời gian, hầu như trong mọi công việc, lĩnh vực thì kỹ năng quản lý thời gian đều rất quan trọng và là yếu tố, cơ sở để triển khai các công việc.

Đối với một người tổ chức sự kiện bạn phải có timeline cụ thể cho từng công việc, từng đầu việc khác nhau. Đặc biệt phải biết cân nhắc, căn chỉnh thời gian phù hợp và không chênh lệch quá nhiều. Bởi một sự kiện khi được diễn ra đã có thời gian cụ thể, nếu như bạn không đảm bảo các khâu chuẩn bị tốt có thể dẫn đến chương trình phải lùi thời gian diễn ra, điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến một vài đơn vị tổ chức.

Với một chương trình, sự kiện thì người tổ chức sự kiện phải tránh được thời gian diễn ra sự kiện quá dài hoặc quá ngắn, người tham gia chưa kịp hiểu về chương trình thì đã kết thúc. Chính vì thế mà bạn cần phải biết đâu là công việc quan trọng và cần đầu tư nhiều thời gian, điều này sẽ làm cho chương trình đạt hiệu quả tốt hơn đó.

2. Cần có kỹ năng về quản lý nhân sự

Đối với bất kỳ một sự kiện hay một chương trình nào đó khi được diễn ra thì phải có nhân lực, đội ngũ ekip thực hiện cho dù là chương trình lớn hay nhỏ. Do vậy mà việc quản lý nhân sự cũng rất quan trọng, công việc của từng người phải nằm trong tầm kiểm soát, phân công của bạn, đặc biệt phải kết hợp mọi người làm việc ăn ý với nhau nữa.

Một người tổ chức sự kiện giỏi sẽ là người am hiểu nhân viên của mình có điểm mạnh và điểm yếu ở đâu để từ đó giao nhiệm vụ phù hợp. Các nhân viên cũng cần phải biết phối hợp và làm việc với nhau, giúp đỡ nhau trong những tình huống phát sinh chứ không phải là mạnh ai nấy làm. Người biết kết nối mọi người, biết quản lý vào giao thời gian nhất định cho nhân viên thực hiện sẽ đạt hiệu quả cực tốt khi tổ chức sự kiện. Đương nhiên quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp bạn tạo ra được một ekip làm việc chuyên nghiệp và tháo vát.

Xem ngay: việc làm Tổ chức sự kiện

3. Cần có kỹ năng xử lý linh hoạt

Là một công việc thuộc lĩnh vực dịch vụ, bạn sẽ phải thực hiện và đảm bảo các yêu cầu của khách hàng. Chính vì thế mà trong quá trình làm việc sẽ không thể tránh khỏi những tình huống phát sinh, những thắc mắc thậm chí là phản ứng thái quá của khách hàng.

Bên cạnh đó tổ chức sự kiện cũng không phải theo một khung nhất định, theo kịch bản nhất định ban đầu. Trong quá trình diễn ra nó cũng sẽ phát sinh tình huống khó chính bạn cũng không lường trước được. Các phát sinh này có thể xuất phát từ nguyên nhân chủ quan hoặc nguyên nhân khách quan do thời tiết, đạo cụ, địa điểm tổ chức, sự thay đổi của khách hàng,…

Với một người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể vì những phát sinh đó mà làm lỡ chương trình hoặc tệ hơn là phải hủy bỏ chương trình đã được lên kế hoạch từ trước. Trong những tình huống phát sinh, người tổ chức sự kiện sẽ phải linh hoạt đưa ra các phương án xử lý phù hợp nhất và vẫn đảm bảo được lợi ích cho ekip và khách hàng.

4. Cần có kỹ năng giao tiếp

Bạn có biết nghề tổ chức sự kiện được xem là một nghề làm dâu trăm họ, bạn sẽ phải làm hài lòng rất nhiều người, tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau trong công việc. Khi tiếp xúc với khách hàng, cấp trên, nhân viên đều yêu cầu cần có kỹ năng giao tiếp và ứng xử cực kỳ tốt và thông minh.

Thử tưởng tượng, làm trong cái nghề này mà đến khi đi gặp khách hàng để trao đổi công việc bạn không thể trình bày được ý tưởng, bạn e dè, nhút nhát thậm chí là ít nói với khách hàng thì liệu họ có tin tưởng để hợp tác với bạn hay không. Trong mắt của tất cả mọi người, tổ chức sự kiện là nghề cần hoạt bát, nhanh nhẹn, linh hoạt. Vì thế mà khi bạn ít nói hoặc không có kỹ năng giao tiếp sẽ không thể gây ấn tượng tốt và đàm phán thành công được.

Bên cạnh đó kỹ năng ứng xử, biết xoa dịu khách hàng nóng tính, có thể giải quyết nhanh gọn những mâu thuẫn trong công việc cũng sẽ là một điểm cộng cực kỳ lớn cho thành công của bạn.

Như vậy có thể thấy kỹ năng giao tiếp và ứng xử sẽ rất quan trọng với tổ chức sự kiện đúng không nào? Đừng quên chuẩn bị cho mình kỹ năng này trước và sau khi vào nghề nhé.

5. Cần có kỹ năng điều phối công việc hợp lý

Kỹ năng điều phối công việc cũng rất quan trọng với một người tổ chức sự kiện. Một sự kiện, một chương trình được cho là thành công tức là từ khâu chuẩn bị, diễn ra cho đến khi kết thúc phải liền mạch và hoàn hảo không sai sót. Đối với tổ chức sự kiện, họ phải kết hợp với nhiều kỹ năng và nhiều công việc khác nhau. Đặc biệt là phải biết phân công công việc rõ ràng, hợp lý cho đến khi chương trình diễn ra và kết thúc.

Bạn cần phải có cái nhìn tổng quát công việc, không áp đặt bất kỳ quan điểm cá nhân nào và chỉ tập trung đến tiến trình công việc trong sự kiện đó. Cho dù kế hoạch bản thảo ban đầu có hoàn hảo đến đâu mà không có sự điều phối công việc tốt thì chương trình đó cũng sẽ không thành công. Chính vì thế mà vai trò của một người điều phối tổ chức sự kiện lại trở lên quan trọng hơn nhiều.

Đọc thêm: chuyên viên tổ chức sự kiện là gì?

6. Cần có kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe hầu như ở mọi công việc đều quan trọng và cần thiết. Thế nhưng với tổ chức sự kiện, lắng nghe ở đây không phải là cứ nghe người này nói gì là bạn sẽ thay đổi và làm theo luôn. Lắng nghe ở đây có nghĩa là bạn biết chắt lọc thông tin chính xác để áp dụng cho chính sự kiện của mình đang làm.

Hầu như sau một chương trình bạn sẽ nhận được những ý kiến, phản hồi từ phía khách hàng, có những phản hồi tích cực nhưng cũng có những phản hồi mang tính chất tiêu cực, góp ý. Điều quan trọng là người tổ chức sự kiện biết đâu là thông tin có lợi cho bạn và cho ekip của mình. Bạn cần phải biết, để làm hài lòng tất cả mọi người không phải là điều đơn giản, vì thế mà bạn sẽ phải có lập trường vững vàng, có ý kiến của riêng mình. Đối với những ý kiến đóng góp đó biết được đâu là ý kiến đóng góp để lần sau hoàn thiện hơn, tuyệt đối cần phải tránh những ý kiến làm lung lay tinh thần khiến cho hiệu quả công việc cả team đi xuống.

Gợi ý: Top 6 kỹ năng phục vụ bàn giúp bạn trở thành nhân viên xuất sắc

7. Cần phải biết cách mạo hiểm

Dám mạo hiểm và biết cách mạo hiểm khác nhau đó nhé, biết cách mạo hiểm chính là bạn nắm được phần thành công trong tay mình và đủ sức để thực hiện nó. Với tổ chức sự kiện bạn không nên quá dấn thân vào dự án bất khả thi, vượt quá giới hạn của bản thân và của cả team. Khi biết cách mạo hiểm bạn có thể chứng tỏ với khách hàng về năng lực của mình và năng lực của cả team. Nếu như bạn cứ sống mãi, làm việc mãi trong một vòng bảo vệ an toàn nào đó thì cũng sẽ không phát triển được. Trong thời buổi phát triển như hiện nay, bạn nên có những bước đi mạo hiểm để khẳng định bản thân và có những bước tiến xa hơn trong công việc tổ chức sự kiện.

Với một người làm trong nghề tổ chức sự kiện, ngoài những kỹ năng trên đây thì còn họ còn phải có rất nhiều các kỹ năng khác nữa thì mới thành công được. Bạn nên nhớ rằng kỹ năng tổ chức sự kiện phải phối hợp và liên tục hỗ trợ nhau trong công việc chứ không tách rời các kỹ năng đó.

Trên đây chính là 7 kỹ năng tổ chức sự kiện mà chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn. Nếu như có đam mê dám đương đầu với thử thách, bạn hãy cứ mạnh dạn theo đuổi công việc này nhé!