1. Tìm hiểu chi tiết về Kỹ năng giao tiếp
1.1. Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là những khả năng bạn sử dụng khi đưa và nhận các loại thông tin khác nhau. Một số ví dụ về Kỹ năng giao tiếp như các hoạt động truyền đạt những ý tưởng, cảm xúc mới hoặc thậm chí là cập nhật về dự án của bạn.
.jpg)
Kỹ năng giao tiếp bao gồm lắng nghe, nói, quan sát và đồng cảm. Đồng thời Kỹ năng giao tiếp cũng có những sự khác biệt trong cách giao tiếp thông qua tương tác mặt đối mặt, trò chuyện điện thoại và truyền thông kỹ thuật số như email và các phương tiện truyền thông xã hội.
1.2. Phân loại nhỏ hơn Kỹ năng giao tiếp
Có nhiều loại Kỹ năng giao tiếp khác nhau mà bạn có thể học và thực hành để giúp cho việc giao tiếp với những người khác trở nên hiệu quả hơn. Nhiều kỹ năng trong số này cũng có thể kết hợp với nhau. Để phát triển kỹ năng giao tiếp thì điều quan trọng nhất là thực hành Kỹ năng giao tiếp trong các bối cảnh khác nhau bất cứ khi nào có thể.
1.2.1. Lắng nghe tích cực
Lắng nghe tích cực có nghĩa là chú ý lắng nghe người đang nói chuyện với bạn. Những người biết lắng nghe tích cực luôn được đồng nghiệp đánh giá cao vì sự quan tâm và tôn trọng mà họ dành cho người khác.
Tuy có vẻ đơn giản nhưng đây là một kỹ năng khó có thể phát triển và cải thiện. Bạn có thể trở thành một người lắng nghe tích cực bằng cách tập trung vào người nói, tránh bị phân tâm bởi điện thoại di động, máy tính xách tay hoặc các yếu tố khác bằng cách chuẩn bị các câu hỏi, nhận xét hoặc ý tưởng để trả lời một cách chu đáo.
1.2.2. Điều chỉnh cách giao tiếp của bạn cho phù hợp với người nghe
Các phong cách giao tiếp khác nhau phù hợp trong các tình huống khác nhau. Để sử dụng tốt nhất các Kỹ năng giao tiếp của bạn, điều quan trọng là phải xem xét đối tượng bạn đang tương tác và phong cách hiệu quả nhất để giao tiếp với họ.
Ví dụ: Nếu bạn đang giao tiếp với một nhà tuyển dụng tiềm năng, tốt hơn hết bạn nên gửi một email chính thức hoặc gọi điện cho họ. Tùy thuộc vào tình huống, bạn thậm chí có thể cần phải gửi một lá thư chính thức, được đánh máy thay vì các hình thức giao tiếp khác. Ở nơi làm việc, bạn có thể thấy việc trao đổi thông tin phức tạp trực tiếp hoặc qua hội nghị truyền hình dễ dàng hơn so với một email dài và chứa quá nhiều nội dung.
1.2.3. Thân thiện
Trong quan hệ bạn bè, những đặc điểm như trung thực và tốt bụng thường nuôi dưỡng lòng tin và sự hiểu biết lẫn nhau. Tương tự, các đặc điểm giống nhau đều quan trọng trong các mối quan hệ tại nơi làm việc. Khi bạn đang làm việc với những người khác, hãy thực hiện các tương tác của bạn với thái độ tích cực, giữ tinh thần cởi mở và đặt câu hỏi để giúp bạn hiểu hơn về họ.
Những cử chỉ nhỏ như hỏi ai đó đang làm như thế nào, mỉm cười khi họ nói hoặc khen ngợi công việc đã hoàn thành tốt có thể giúp bạn thúc đẩy mối quan hệ hiệu quả với cả đồng nghiệp và người quản lý.
1.2.4. Sự tự tin
Ở nơi làm việc, mọi người có xu hướng phản hồi nhiều hơn với những ý tưởng được trình bày một cách tự tin. Có nhiều cách để tỏ ra tự tin, chẳng hạn như giao tiếp bằng mắt khi bạn đang nói chuyện với ai đó, ngồi thẳng, mở rộng vai và chuẩn bị trước để suy nghĩ của bạn được trau chuốt hơn. Bạn sẽ thấy giao tiếp tự tin có ích không chỉ trong công việc mà còn trong quá trình phỏng vấn xin việc.
1.2.5. Đưa ra ý kiến và tiếp nhận phản hồi
Những người có khả năng giao tiếp tuyệt vời có thể chấp nhận phản hồi quan trọng và cung cấp ý kiến đóng góp mang tính xây dựng cho người khác. Thông tin phản hồi phải trả lời các câu hỏi, cung cấp giải pháp hoặc giúp củng cố dự án hoặc chủ đề đang được bàn luận.
1.2.6. Âm lượng và mức độ rõ ràng
Khi bạn đang nói, điều quan trọng là phải rõ ràng và dễ nghe. Điều chỉnh giọng nói của bạn để bạn có thể được lắng nghe trong nhiều bối cảnh khác nhau là một kỹ năng và điều quan trọng để giao tiếp hiệu quả. Nói quá to có thể bị đánh giá là không tôn trọng hoặc khó xử trong một số bối cảnh nhất định. Nếu bạn không chắc chắn, hãy nhìn xung quanh phòng để xem những người khác đang giao tiếp như thế nào.
1.2.7. Đồng cảm
Đồng cảm có nghĩa là bạn có thể hiểu và chia sẻ cảm xúc của người khác. Kỹ năng giao tiếp này rất quan trọng trong cả môi trường nhóm và làm việc theo hình thức 1 – 1.
Trong cả hai trường hợp, bạn cần phải hiểu cảm xúc của người khác và lựa chọn phản ứng thích hợp. Ví dụ, nếu ai đó đang bày tỏ sự tức giận hoặc thất vọng, sự đồng cảm có thể giúp bạn thừa nhận và lan tỏa cảm xúc của họ. Đồng thời, việc có thể hiểu được khi nào ai đó đang cảm thấy tích cực và nhiệt tình sẽ thể giúp bạn nhận được sự hỗ trợ cho các ý tưởng và dự án của mình.
1.2.8. Kính trọng
Một khía cạnh quan trọng của sự tôn trọng là biết khi nào bắt đầu giao tiếp và phản hồi. Trong môi trường tập thể hoặc nhóm, cho phép người khác nói mà không bị gián đoạn được coi là một kỹ năng giao tiếp cần thiết. Giao tiếp một cách tôn trọng cũng có nghĩa là sử dụng thời gian của bạn với người khác một cách khôn ngoan – giữ chủ đề, đặt câu hỏi rõ ràng và trả lời đầy đủ mọi câu hỏi bạn được hỏi.
1.2.9. Hiểu các tín hiệu phi ngôn ngữ
Rất nhiều giao tiếp diễn ra thông qua các tín hiệu phi ngôn ngữ như ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và giao tiếp bằng mắt… Khi bạn đang lắng nghe ai đó, bạn nên chú ý đến những gì họ đang nói cũng như ngôn ngữ không lời của họ. Cũng theo biện pháp này, bạn nên lưu ý đến ngôn ngữ cơ thể của mình khi giao tiếp để đảm bảo bạn đang gửi những tín hiệu phù hợp cho người khác.
1.2.10. Khả năng phản hồi nhanh
Cho dù bạn đang gọi lại hoặc gửi trả lời email, những người giao tiếp nhanh được xem là hiệu quả hơn những người phản hồi chậm. Một phương pháp là xem xét phản hồi của bạn sẽ mất bao lâu đó là tự đặt ra giới hạn trả lời các câu hỏi hay vấn đề gặp phải trong vòng 3 phút. Lý tưởng nhất là bạn nên giải quyết các vấn đề ngay khi bạn gặp phải chúng. Nếu đó là một yêu cầu hoặc câu hỏi phức tạp hơn và không thể giải quyết ngay trong thời gian ngắn, bạn vẫn có thể xác nhận rằng bạn đã nhận được tin nhắn và cho người khác biết rằng bạn sẽ trả lời đầy đủ sau đó.
2. Làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn?
Với kinh nghiệm và thực hành, bạn có thể học hỏi và cải thiện kỹ năng giao tiếp. Bắt đầu bằng cách xác định điểm mạnh của bạn và sau đó thực hành và phát triển các điểm mạnh đó.
Chẳng hạn:
- Yêu cầu một người bạn thân hoặc đồng nghiệp giúp đỡ để có những lời phê bình mang tính xây dựng. Có thể khó để biết bạn được nhìn nhận như thế nào trong mắt người khác khi giao tiếp. Để có được ý kiến khách quan, hãy hỏi một người bạn đáng tin cậy và yêu cầu họ phản hồi trung thực.
Việc hiểu được các khía cạnh cần cải thiện trong giao tiếp có thể giúp bạn xác định những gì cần tập trung vào để phát triển Kỹ năng giao tiếp.
- Thực hành cải thiện thói quen giao tiếp
Nhiều kỹ năng giao tiếp là thói quen bạn đã phát triển theo thời gian. Bạn có thể cải thiện những kỹ năng đó bằng cách thực hành những thói quen mới giúp bạn giao tiếp tốt hơn. Điều đó có thể bao gồm phản hồi nhanh hơn với các thông tin liên lạc khi chúng được gửi đi, nhắc nhở bản thân giao tiếp bằng mắt, thực hành đưa ra phản hồi tích cực và đặt câu hỏi trong các cuộc trò chuyện…
- Tham dự các hội thảo hoặc lớp học về kỹ năng giao tiếp
Có một số hội thảo cũng như lớp học trực tuyến và ngoại tuyến có thể giúp bạn rèn luyện để giao tiếp tốt hơn. Các lớp học này có thể bao gồm hướng dẫn, đóng vai, bài tập bằng văn bản và thảo luận mở.
- Tìm kiếm cơ hội giao tiếp
Tìm kiếm các cơ hội trong và ngoài công việc mà đòi hỏi bạn phải sử dụng các kỹ năng giao tiếp. Điều này sẽ giúp bạn cải thiện các kỹ năng hiện có và cho phép bạn thực hành những kỹ năng mới.
3. Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc
Mặc dù có một số kỹ năng giao tiếp bạn sẽ chỉ sử dụng trong các tình huống khác nhau, tuy nhiên có một số cách để bạn có thể trở thành một người giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc.
- Hãy rõ ràng và ngắn gọn
Làm cho thông điệp của bạn “dễ tiêu thụ” nhất có thể làm giảm nguy cơ xảy ra hiểu nhầm và giúp người khác nhanh chóng hiểu được mục đích của bạn. Thay vì nói những câu dài và chi tiết, hãy tập giảm thông điệp của bạn xuống ý nghĩa cốt lõi của nó. Mặc dù việc cung cấp ngữ cảnh là hữu ích, nhưng tốt nhất bạn nên cung cấp thông tin cần thiết nhất khi cố gắng truyền đạt ý tưởng, hướng dẫn hoặc thông điệp của bạn.
- Thể hiện sự đồng cảm
Hiểu được cảm xúc, ý tưởng và mục tiêu của đồng nghiệp có thể giúp bạn khi giao tiếp với họ. Ví dụ, bạn có thể cần sự trợ giúp từ các bộ phận khác để bắt đầu một dự án. Nếu họ không sẵn lòng giúp đỡ hoặc có mối quan tâm, thực hành sự đồng cảm có thể giúp bạn định vị thông điệp của mình theo cách giải quyết sự e ngại của họ.
- Tự khẳng định mình
Đôi khi, cần phải quyết đoán để đạt được mục tiêu của mình cho dù bạn đang yêu cầu tăng lương, tìm kiếm cơ hội dự án hay chống lại một ý tưởng mà bạn cho là không có lợi. Mặc dù trình bày với sự tự tin là một phần quan trọng ở nơi làm việc, nhưng bạn nên luôn tôn trọng người khác trong cuộc trò chuyện. Giữ giọng điệu đồng đều và cung cấp lý do xác đáng cho những khẳng định của bạn sẽ giúp người khác dễ tiếp cách nghĩ của bạn hơn.
- Hãy bình tĩnh và kiên định
Khi có bất đồng hoặc xung đột, bạn có thể dễ dàng để cảm xúc ảnh hưởng tới cuộc giao tiếp của mình. Điều quan trọng là phải giữ bình tĩnh khi giao tiếp với những người khác ở nơi làm việc. Lưu ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn bằng cách không khoanh tay hoặc đảo mắt. Duy trì ngôn ngữ cơ thể nhất quán và giữ giọng nói đều đều có thể giúp bạn đưa ra kết luận một cách hòa bình và hiệu quả.
- Sử dụng và đọc ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể là một phần quan trọng trong giao tiếp ở nơi làm việc. Hãy chú ý lắng nghe những thông điệp mà mọi người đang cố gắng truyền đạt với nét mặt và chuyển động của họ. Bạn cũng nên chú ý đến cách bạn có thể giao tiếp (cố ý hoặc không) với ngôn ngữ cơ thể của mình.
4. Làm thế nào để làm nổi bật kỹ năng giao tiếp?
Bạn sẽ sử dụng các kỹ năng giao tiếp của mình trong từng bước tìm việc và trong công việc. Tất cả mọi thứ từ CV của bạn đến cuộc phỏng vấn xin việc và hơn thế nữa sẽ yêu cầu các loại kỹ năng giao tiếp khác nhau. Dưới đây là một số cách bạn có thể làm nổi bật những kỹ năng đó ở mỗi bước.
4.1. Kỹ năng giao tiếp trong CV
Một chiếc CV xin việc được viết tốt là một minh chứng cho kỹ năng giao tiếp tốt. Đảm bảo rằng CV của bạn được cấu trúc phù hợp, cũng như không có lỗi chính tả và ngữ pháp.
Ngoài ra, bạn cũng có thể ghi chú thêm một số kỹ năng giao tiếp tích cực trong phần kỹ năng trong CV của mình, đặc biệt nếu bài đăng tuyển dụng yêu cầu các kỹ năng giao tiếp cụ thể trong mô tả công việc. Bạn có thể thêm các kỹ năng vào CV của mình cho các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm các ứng viên với bộ kỹ năng của bạn.
4.2. Kỹ năng giao tiếp trong thư xin việc
Thư xin việc là một cơ hội tuyệt vời để trau dồi kỹ năng giao tiếp của bạn. Mặc dù bạn có thể cho rằng nói chuyện trực tiếp là cách bạn giao tiếp hiệu quả hơn, nhưng thư xin việc của bạn là một trong những ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng về kỹ năng của bạn. Hãy cố gắng viết thư xin việc của mình ngắn gọn, viết tốt, không mắc lỗi chính tả và chính tả và phù hợp với vị trí bạn đang ứng tuyển.
4.3. Kỹ năng giao tiếp khi phỏng vấn xin việc
Cách đầu tiên, quan trọng nhất mà bạn có thể giao tiếp trong cuộc phỏng vấn là trình bày về bản thân. Đến phỏng vấn sớm 10 – 15 phút và ăn mặc phù hợp với công việc bạn đang ứng tuyển. Chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ mà bạn đang thể hiện qua ngôn ngữ cơ thể.
Tránh các hành động như cúi gằm mặt hoặc nhìn vào điện thoại của bạn trong cuộc phỏng vấn. Nhìn thẳng vào mắt người phỏng vấn, sử dụng các kỹ năng lắng nghe tích cực và thể hiện sự tự tin là tất cả những cách hiệu quả để giao tiếp trong cuộc phỏng vấn của bạn.
Hầu hết mọi thứ bạn làm, cả trong công việc và cuộc sống, có thể được xem như một hình thức giao tiếp. Bằng cách xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình và thường xuyên thực hành các thói quen tốt, bạn có thể cải thiện cách bạn kết nối và giao tiếp với người khác.
Đến đây chắc hẳn bạn đã nắm vững được khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì? Kỹ năng giao tiếp cho phép bạn đưa và nhận thông tin. Các nhà tuyển dụng luôn xếp hạng kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng được yêu cầu phổ biến nhất. Hãy sử dụng, cải thiện và thể hiện kỹ năng giao tiếp của bạn có thể giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp và cạnh tranh khi tìm kiếm công việc mới. Hy vọng qua bài viết bạn đã hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp và những cách bạn có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp.
Tham gia bình luận ngay!