1. Khái niệm kế hoạch mua hàng là gì?
Để hiểu rõ bản chất của kế hoạch mua hàng, chủ đầu tư và dân kinh doanh cần phải nắm rõ kiến thức về kinh doanh, thị trường và đầu tư. Giống như tên gọi, kế hoạch mua hàng chính là thứ chưa được thực hiện bằng hành động thực tế, nó chỉ được thể hiện trên giấy tờ với những dự định chi tiết và cụ thể nhất.
Về cơ bản, kế hoạch mua hàng là một tài liệu trình bày chi tiết tất cả thông tin quan trọng về việc mua hàng, mua nguyên vật liệu, sản phẩm cho một dự án hoặc giai đoạn sản xuất. Kế hoạch sẽ có các yêu cầu cần thiết để hoàn thành một dự án với thông tin chiến lược tốt nhât trong việc mua hàng.
Kế hoạch mua hàng sẽ bao gồm các phân tích của quá trình mua hàng, dự báo nhu cầu, danh sách nhà cung cấp tiềm năng, hiệu suất dự kiến, bản cân nhắc hợp đồng,… Khi thực hiện các hoạt động này, kế hoạch mua hàng sẽ hỗ trợ giảm chi phí, đảm bảo chất lượng, giữ cho hoạt động sản xuất được diễn ra đúng tiến độ.
Trong một thị trường đầy biến động, quá trình mua hàng sẽ còn phụ thuộc rất nhiều yếu tố khác nhau. Mặt khác, nó cũng chịu tác động trực tiếp bởi quy mô, hoạt động của công ty nên các doanh nghiệp sẽ có quy trình bán hàng khác nhau. Nhưng các doanh nghiệp vẫn dựa vào một số căn cứ nhất định. Căn cứ này được trình bày ở phần sau của bài viết.
Xem thêm: Việc làm nhân viên kinh doanh
2. Những căn cứ cần thiết khi lập kế hoạch mua hàng
Đã gọi là kế hoạch thì cần phải rõ ràng, rành mạch và có mục tiêu, bạn không thể tự ý đưa ra một kế hoạch theo cảm tính mà không có gì làm căn cứ. Bản kế hoạch đó chắc chắn không được chấp nhận. Để sở hữu bản kế hoạch mua hàng chất lượng, hãy tìm hiểu và tham khảo những tiêu chí sau đây:
- Định mức nguyên vật liệu:
Đây là yếu tố được đánh giá là cần thiết và quan trọng hàng đầu để tạo nên một bản kế hoạch mua hàng hoàn hảo. Theo đó, người chuyên trách sẽ tiến hành tổng hợp thông tin từ bộ phận sản xuất sau đó thống kê lại lượng tiêu hao nguyên vật liệu để tính toán những con số cần thiết cho lần giao dịch này.
- Hàng tồn kho (On-hand inventory):
Với lượng hàng đề xuất mua, nhân viên lập kế hoạch mua hàng cần phải kiểm tra lại kho hàng một lượt, xác định hàng tồn kho với mã sản phẩm đó là bao nhiêu. Nếu hết thì cần tiến hành mua hàng theo đề xuất, trong trường hợp vẫn còn thì sẽ trừ đi và mua đúng số lượng còn thiếu để tránh lãng phí.
- Thời gian giao hàng:
Thời gian giao hàng cũng là yếu tố không thể thiếu khi thiết lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp. Theo đó, đơn vị thu mua sẽ đưa ra mốc thời gian cụ thể để nhận hàng hoá và bên nhà cung cấp sẽ tiến hành sản xuất và trả hàng theo đúng thời điểm đó.
Nếu là những mặt hàng độc quyền, ít nhà cung cấp thì có thể sẽ có nhiều phát sinh không mong muốn như giao hàng chậm tiến độ, không có hàng để giao,... những trường hợp này sẽ phải có sự thoả thuận từ trước.
- Kế hoạch nhận hàng (Scheduled Receipt)
Doanh nghiệp thu mua cần phải thiết lập một kế hoạch nhận hàng thật hoàn hảo, tính toán đến chi phí và nhân công, thời gian thực hiện sao cho mọi thứ là tối ưu nhất. Đây là yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp. Chỉ khi đầy đủ các yếu tố cần thiết thì mới có thể sẵn sàng cho các bước của kế hoạch.
3. Hướng dẫn cách lập kế hoạch mua hàng
Nếu chưa có kinh nghiệm trong công tác lập kế hoạch mua hàng thì hãy tham khảo những hướng dẫn cơ bản sau đây:
3.1. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu mua hàng
Xác định mục tiêu mua hàng chính là bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện khi lập kế hoạch mua hàng. Hãy tưởng tượng mình là khách hàng và mình có những nhu cầu như thế nào?
Xác định tâm lý khách hàng là một việc làm khó khăn nhưng doanh nghiệp tuyệt đối không được bỏ qua. Hiểu rõ khách hàng cần gì sẽ là nguồn cơ sở cơ bản để có kế hoạch phát triển sản phẩm đúng đắn.
Trước khi lên kế hoạch, doanh nghiệp cần xác định rõ nhà cung cấp, các sản phẩm cần mua trong đó cần nắm rõ đặc điểm, tính chất, màu sắc cũng như hình dáng của những sản phẩm đó.
Xác định đúng mục tiêu chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những kế hoạch mua hàng hiệu quả. Chính vì vậy, hãy thật cẩn trọng khi thực hiện khâu đầu tiên này.
Xem thêm: Bảng kê mua hàng
3.2. Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
Lựa chọn nhà cung cấp sẽ là bước tiếp theo trong kế hoạch mua hàng, hãy nhớ rằng một nhà cung cấp tốt sẽ đem lại cho bạn nhiều lợi ích hấp dẫn nhất. Một số tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất đó là:
Chất lượng sản phẩm có đạt tiêu chuẩn như mong đợi?
Đánh giá về tỷ lệ hư hỏng của hàng hóa
Nhà cung cấp có đáp ứng kịp thời theo như thời gian giao hàng quy định?
Các chính sách về bảo hành, chất lượng phục vụ và điều khoản thanh toán,... có ổn không?
Hãy dành thời gian vừa đủ để nghiên cứu thật kỹ về nhà cung cấp, đánh giá từng đơn vị để thấy rõ đâu là đơn vị phù hợp với doanh nghiệp nhất.
3.3. Mua hàng theo phương pháp phù hợp
Trong quá trình mua hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn mua hàng theo lô hoặc mua theo nhu cầu. Trong đó:
Mua hàng theo lô: Hình thức này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ mua một lượng hàng lớn trong 1 lần để đảm bảo đáp ứng lượng hàng hóa cung ứng ra thị trường trong một khoảng thời gian nhất định nào đó.
Mua hàng theo nhu cầu: Doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức mua hàng này, nghĩa là sẽ mua hàng theo số lượng phù hợp với nhu cầu bán ra trên thị trường theo từng đợt kinh doanh.
Xem thêm: Đơn xin việc
3.4. Kiểm soát hoạt động vận chuyển hàng hoá
Theo dõi tiến độ giao hàng chính là việc làm cần thiết mà doanh nghiệp cần đưa vào trong kế hoạch mua hàng. Hàng hoá rất dễ bị ảnh hưởng bởi quá trình vận chuyển, vậy nên doanh nghiệp cần chú ý hơn về quá trình này.
Hàng hoá trước và sau khi giao nhận cần phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng. Chúng phải đảm bảo các tiêu chí quan trọng về số lượng, thời gian, chất lượng đúng như cam kết ban đầu.
3.5. Tổng hợp và đánh giá quá trình thu mua
Nhận được hàng hoá chưa phải là công đoạn cuối cùng trong kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp. Với những hàng hoá đó, doanh nghiệp cần phải đánh giá chất lượng trong quá trình sử dụng, sau đó là đánh giá nhà cung cấp.
Có khâu đánh giá này, doanh nghiệp sẽ biết rằng mình có thể tiếp tục hợp tác với nhà cung cấp này hay không.
Kế hoạch mua hàng cần thực hiện một cách cẩn thận và kỹ càng nếu không doanh nghiệp không những không tối ưu được giá thành sản phẩm mà còn có thể bị ảnh hưởng tới uy tín và thương hiệu đã gây dựng bấy lâu nay.
Hãy dành thời gian và tâm huyết để thiết lập nên một kế hoạch mua hàng hoàn hảo. Chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy giá trị đích thực cùng với nhà cung cấp phù hợp. Đón đọc nhiều thông tin hữu ích của vieclam88 để có thêm nhiều trải nghiệm thú vị, chúc các bạn thành công với nhiệm vụ của mình.
Tham gia bình luận ngay!