1. Lợi ích khi lưu trữ hồ sơ xin việc dưới định dạng file PDF
Chắc hẳn rất nhiều bạn ứng viên đều đã từng gửi ít nhất là CV dưới định dạng file PDF cho các nhà tuyển dụng rồi đúng không? Hiện nay những trang web hỗ trợ tạo CV online đều thống nhất sử dụng định dạng PDF là định dạng chung cho các CV. bên cạnh đó hầu hết các loại giấy tờ được lưu trữ dưới dạng tệp tin máy tính đều được khuyên là nên sử dụng định dạng PDF. Vậy định dạng PDF có những ưu điểm gì để được ưu tiên sử dụng nhiều như vậy? Hãy cùng vieclam88.vn tìm hiểu ngay nào?
1.1. Hạn chế việc bị chỉnh sửa
Điều này đến từ đặc điểm dễ thấy nhất của các tài liệu lưu trữ dưới định dạng PDF đó là khá khó chỉnh sửa. Hầu hết mọi người đều quen sử dụng Word khi soạn thảo và chỉnh sửa văn bản và lưu trữ dưới dạng file .doc (.docx). Tuy nhiên Word lại không thể mở và chỉnh sửa file PDF. Bình thường có khá ít người làm việc và chỉnh sửa file PDF nên bạn có thể yên tâm là nội dung hồ sơ xin việc của mình rất ít có khả năng bị tác động tới. Điều này tuy không quá quan trọng nhưng cũng là một ưu điểm của hồ sơ xin việc PDF.
1.2. Có thể mở và xem nhanh trên bất kỳ thiết bị nào
Ở thời điểm hiện tại file PDF đang được hỗ trợ xem được trên tất cả các hệ điều hành được sử dụng phổ biến hiện nay như ANDroid, iOS, Windows, macOS, iPadOS… do đó nhà tuyển dụng có thể xem được những thông tin của bạn một cách nhanh chóng thông qua những phần mềm hỗ trợ xem file PDF đã được cài đặt sẵn trên máy hoặc trên tất cả các trình duyệt phổ biến hiện nay đều có hỗ trợ tính năng xem file PDF.
Đối với những ứng viên gửi hồ sơ định dạng .doc đôi khi nhà tuyển dụng không thể xem nhanh được hồ sơ của bạn vì không phải tất cả các thiết bị đều được cài đặt sẵn phần mềm hỗ trợ xem file .doc ngay từ đầu.
Các nhà tuyển dụng cũng thường yêu cầu ứng viên gửi hồ sơ PDF vì ưu điểm dễ dàng mở và xem nội dung.
Xem thêm: Bìa hồ sơ xin việc tiếng Anh như thế nào để gây ấn tượng tốt
1.3. Hồ sơ của bạn sẽ được giữ nguyên layout
Dù định dạng file .doc khá phổ biến nhưng có một bất cập mà những người thường xuyên làm việc với các file .doc đều công nhận đó là file .doc rất dễ bị hỏng layout khi gửi từ thiết bị này sang thiết bị khác.
Nguyên nhân thường thấy nhất là do trên thiết bị khác không có cài đặt những font chữ hoặc những plugin hỗ trợ hiển thị layout cho hồ sơ của bạn. Điều này dẫn đến việc layout bị bể, nhà tuyển dụng không xem được những nội dung trong hồ sơ của bạn, ảnh hưởng đến thẩm mỹ và không truyền tải được trọn vẹn ý đồ thiết kế của bạn. Đặc biệt là những file bao gồm các yếu tố đồ họa như các vector hay biểu đồ mindmap… sẽ rất dễ dàng bị bể layout.
Nhưng với định dạng PDF thì điều này không còn là mối lo ngại nữa khi ưu điểm tuyệt vời nhất của định dạng PDF là giúp cho những căn chỉnh định dạng của bạn được giữ nguyên vẹn khi gửi từ thiết bị này sang thiết bị khác. Quả thực là rất phù hợp với những tài liệu có nhiều yếu tố đồ họa đúng không nào. Đó cũng là lý do những trang web hỗ trợ tạo CV online ưu tiên sử dụng định dạng PDF cho những file CV của mình.
1.4. Trông có vẻ chuyên nghiệp hơn
Có thể một số bạn nghĩ điều này không quá quan trọng nhưng đối với nhiều nhà tuyển dụng, họ luôn có thiện cảm hơn khi các ứng viên gửi hồ sơ định dạng PDF. Nhiều bạn làm HR đều chia sẻ rằng việc sử dụng định dạng PDF làm cho email của họ trông có vẻ chuyên nghiệp hơn. Những file ảnh (.JPEG/ .JPG/ .BMP/. PNG…) cũng được ưu tiên chuyển sang định dạng dạng PDF khi gửi đến thiết bị khác. Rõ ràng định dạng PDF hiện đang được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu vì những ưu điểm tuyệt vời của nó.
2. Những yêu cầu chung đối với hồ sơ xin việc PDF
Với tỷ lệ cạnh tranh rất lớn khi bạn ứng tuyển cho một vị trí công việc thì việc bạn sử dụng mọi thế mạnh của mình để giành được lợi thế trước những ứng viên khác là một điều nên làm. Trong đó có việc sử dụng hồ sơ xin việc định dạng PDF vì hồ sơ của bạn sẽ phải qua được vòng sàng lọc hồ sơ thì bạn mới có cơ hội được gọi phỏng vấn.
Yêu cầu đầu tiên cho một bộ hồ sơ xin việc PDF đó là phải có đầy đủ các thành phần bao gồm: Sơ yếu lý lịch, CV ứng viên, Đơn xin việc, Thư xin việc, Thư giới thiệu (nếu có), bản scan các giấy tờ tùy thân khác nếu nhà tuyển dụng yêu cầu (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, chứng minh thư/ căn cước công dân), bản scan bằng cấp và các chứng chỉ khác nếu có…
Về hình thức, các tài liệu trên nên được trình bày dưới hình thức đẹp, rõ ràng và có tính thẩm mỹ, nhất là đối với CV ứng viên và những tài liệu có bao gồm yếu tố đồ họa.
Nhìn chung hồ sơ xin việc PDF thường có dung lượng nhẹ để dễ gửi và dễ mở ra xem, đừng nên tham lam đưa quá nhiều file đính kèm sẽ khiến dung lượng hồ sơ lớn dẫn đến khó gửi và khó mở ra xem.
3. Hướng dẫn viết hồ sơ xin việc PDF
Với những ưu điểm tuyệt vời của định dạng PDF thì bạn nên chuyển sang sử dụng loại file này cho tất cả những giấy tờ của bạn, trong đó có cả hồ sơ xin việc. Về cơ bản, một bộ hồ sơ xin việc PDF cũng bao gồm những thành phần tương tự như một bộ hồ sơ xin việc bình thường và không có nhiều khác biệt.
3.1. Sơ yếu lý lịch
Bạn có thể tự soạn một chiếc sơ yếu lý lịch bằng Word rồi sau đó sử dụng tính năng xuất sang định dạng PDF để có được một sơ yếu lý lịch dưới dạng file PDF. Hoặc bạn cũng có thể download mẫu sơ yếu lý lịch có sẵn trên các trang web tuyển dụng việc làm như vieclam88.vn về sau đó điền các thông tin của bản thân về rồi xuất sang định dạng file PDF.
Khi viết sơ yếu lý lịch cần chú ý điền đầy đủ các mục và đảm bảo những thông tin bạn khai là trung thực và chính xác.
3.2. Đơn xin việc
Đối với đơn xin việc, tương tự như trên bạn cũng có thể soạn thảo trong Word rồi sau đó xuất sang định dạng PDF, nếu không thì bạn có thể sử dụng những phần mềm hỗ trợ xem và tạo file PDF như Foxit Reader, doPDF… để trực tiếp soạn một đơn xin việc.
Đơn xinviệc là một văn bản có tính chất trang trọng bởi vậy bạn nên sử dụng văn phong hành chính khi viết. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng mẫu đơn xin việc có sẵn trên mạng, nhưng nên biến đổi theo tình huống của bản thân để nhà tuyển dụng thấy rằng bạn nghiêm túc và có đầu tư cho việc ứng tuyển.
3.3. Thư xin việc
Khác với đơn xin việc, thư xin việc không có tính chất hành chính. Thư xin việc là công cụ để bạn thu hút thiện cảm của nhà tuyển dụng bằng việc “tiếp thị” bản thân và thể hiện mong muốn được làm việc và cống hiến cho công ty.
Thư xin việc sử dụng cách hành văn mềm dẻo hơn nhưng bạn vẫn phải dành sự tôn trọng cho công ty và người sẽ tiếp nhận hồ sơ của bạn.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tạo hồ sơ xin việc điện tử online
3.4. Thư giới thiệu
Thư giới thiệu không phải là văn bản cho chính các ứng viên viết. Bản chất của thư xin việc là một văn bản do cấp trên của bạn hoặc người có danh tiếng trong ngành viết để gửi cho nhà tuyển dụng. Trong thư chỉ cần nêu rõ đánh giá về bạn và sự công nhận đối với những năng lực và kỹ năng cũng như đề cập đến những thành tích của bạn.
Thư xin việc chính là một yếu tố cực kỳ quan trọng giúp bạn gây ấn tượng ban đầu tốt với nhà tuyển dụng, qua đó giành được lợi thế trước những đối thủ khác.
3.5. CV ứng viên
Trong một cuộc phỏng vấn, CV có thể nói là chìa khóa cho sự thành công. CV bao gồm một số thông tin cơ bản của ứng viên, tự giới thiệu bản thân, mục tiêu nghề nghiệp, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, những kỹ bản thân và chứng chỉ, giải thưởng nếu có.
Một vài lưu ý cho bạn khi viết CV đó là hãy trình bày các thông tin về mình một cách trung thực. Kinh nghiệm làm việc là thứ không thể bịa ra được đấy. Bên cạnh đó hãy trình bày ngắn gọn, đủ ý và không nên quá lan man, dài dòng.
Thêm nữa là đừng bỏ đi bất kỳ một đề mục nào. Mỗi đề mục đều có chức năng riêng và đều quan trọng trong một chiếc CV.
Cuối cùng, sau khi hoàn thành bộ hồ sơ mà bạn ưng ý nhất hãy lưu trữ lại và gửi email cho nhà tuyển dụng ngay thôi.
Như vậy là bạn đã biết vì sao nên sử dụng định dạng PDF khi gửi hồ sơ xin việc bằng email và cách viết hồ sơ xin việc PDF. Chúc bạn sẽ có một buổi phỏng vấn thuận lợi và thành công với những lựa chọn của mình.
Tham gia bình luận ngay!