1. Khái quát chung về hồ sơ quyết toán công trình là gì
Hồ sơ quyết toán công trình là việc xác định tổng giá trị hoàn thành cuối cùng của hợp đồng xây dựng. Bên giao thầu công trình, chủ thầu dự án sẽ có trách nhiệm, nghĩa vụ thanh toán cho bên nhận thầu công trình, dự án tổng giá trị đó khi mà công trình, dự án được hoàn thành theo hợp đồng.
Quyết toán công trình cũng có thể được hiểu đơn giản là quyết toán hợp đồng và hợp đồng ở đây đề cập đến hợp đồng xây dựng công trình. Khi thực hiện xong nghĩa vụ trong hợp đồng thì bên nhận thầu có quyền đòi được thanh toán theo giá trị thực tế theo tổng chi phí sau khi thực hiện quyết toán công trình.
Căn cứ vào Khoản 1 Điều 147 Luật xây dựng 2014 được sửa đổi bổ sung mới nhất năm 2020 thì quy định bên nhận thầu có trách nhiệm về việc quyết toán công trình, quyết toán hợp đồng xây dựng với bên giao thầu. Hồ sơ quyết toán phải được lập phù hợp với thỏa thuận của các bên trong hợp đồng xây dựng.
Tóm lại khi hoàn thành xong dự án, công trình theo hợp đồng xây dựng thi bên nhận thầu sẽ thực hiện lập hồ sơ quyết toán công trình để có thể nhận thanh toán từ phía chủ thầu. Và bên chủ thầu khi nhận được hồ sơ quyết toán phải tiến hành kiểm tra xác mình rồi thực hiện thanh toán cho bên nhận thầu theo đúng thỏa thuận và quy định hiện hành.
Xem thêm: Hồ sơ quản lý chất lượng công trình - Những điều cần biết
2. Những nội dung cần có trong bộ hồ sơ quyết toán công trình
Theo quy định hiện hành về việc quyết toán công trình, quyết toán hợp đồng xây dựng thì nội dung của hồ sơ bao gồm những nội dung cơ bản vieclam88 liệt kê sau:
- Hồ sơ bản vẽ thi công công trình, bản vẽ công trình sau khi hoàn thiện dự án, công trình, nhật ký hoạt động thi công công trình;
- Hồ sơ quyết toán công trình cần có biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc thuộc phạm vi hợp đồng và những công việc phát sinh trong quá trình thi công và có chữ ký của lãnh đạo, cấp trên xác nhận;
- Bảng tính giá trị hoàn thành quyết toán hợp đồng, bao gồm giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng xây dựng, giá trị khối lượng các công việc phát sinh không nằm trong hợp đồng (nếu có), tính toán giá trị đã được thanh toán, tạm thanh toán và giá trị còn lại mà bên chủ thầu phải thanh toán cho bên nhận thầu; Bộ tính toán này còn biết đến là quyết toán A-B bao gồm những tài liệu để chứng minh giá trị của hợp đồng, giá trị phát sinh và những bằng chứng liên quan đến việc thanh toán;
- Một số tài liệu, giấy tờ quan trọng khác cần có theo thỏa thuận trong hợp đồng công trình xây dựng.
3. Quy trình hoàn chỉnh trong việc lập hồ sơ quyết toán công trình
Bên nhận thầu sẽ thực hiện thu thập những giấy tờ, tài liệu quan trọng liên quan đến việc thanh toán hợp đồng xây dựng theo trình tự có thể như sau:
Bước 1: Thu thập bằng chứng pháp lý cho hợp đồng xây dựng
Một số tài liệu có căn cứ pháp lý là hồ sơ xây dựng dự thầu đã trúng, kết quả của việc chọn nhà thầu hay còn biết đến là hợp đồng xây dựng đã ký.
Hợp đồng phụ lục bổ sung đã ký trong quá trình thi công; các quyết định thay đổi điều chỉnh thiết kế đã được phê duyệt; một số căn cứ pháp lý về các dự toán phát sinh, điều chỉnh (nếu có).
Các văn bản khác kèm theo về an toàn lao động, văn bản pháp lý phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường của các cơ quan pháp lý. Hay những văn bản liên quan đến điều kiện thi công công trình, phương pháp tiến hành thi công.
Bước 2: Tập hợp văn bản, hồ sơ quản lý chất lượng, quyết toán công trình
Thu thập những nội dung quan trọng trong quyết toán công trình như bản vẽ thi công, hệ thống các bản nghiệm thu, các quyết định khác có liên quan trong quá trình xây dựng.
Các hóa đơn, chứng từ liên quan đến thiết bị máy móc, nguyên vật liệu thi công. Các biên bản hoàn thành nghiệm thu hoặc những bằng chứng cho việc thanh toán của bên chủ thầu trong quá trình thi công. Thêm vào đó là những tài liệu, giấy tờ khác mà bên chủ thầu yêu cầu.
Bước 3: Hoàn thành quyết toán bằng việc lập bảng tính toán nghiệm thu công trình
Thu thập tổng khối lượng, giá trị hoàn thành toàn bộ công trình, dựa vào các chứng từ, hóa đơn chi tiết nghiệm thu ở bước 1 và bước 2.
Lập bảng tính theo giá trị quyết toán hoàn thành (Quyết toán A-B) và lập bảng giá đề nghị quyết toán dựa vào tổng giá trị quyết toán công trình và các khoản đã thanh toán. Hoàn thành các bước thì tổng hợp lại rồi giao cho bên chủ thầu, chủ dự án.
4. Thời gian bắt buộc phải lập hồ sơ quyết toán công trình khi nào?
Việc lập hồ sơ quyết toán công trình sẽ được các bên thương lượng và thỏa thuận với nhau trong hợp đồng xây dựng hoặc hợp đồng xây dựng bổ sung trong quá trình thi công. Nêu rõ ràng thời hạn mà các bên lập hồ sơ quyết toán là bao nhiêu ngày kể từ khi hoàn thành công trình thi công.
Theo Khoản 1 Điều 23 Thông tư 09/2016/TT-BXD về vấn đề quyết toán hợp đồng xây dựng thì trong vòng một số ngày cụ thể sau khi nhận bản nghiệm thu đã hoàn thành nội dung của hợp đồng xây dựng. Bên nhận thầu sẽ trình cho bên giao thầu bộ hồ sơ quyết toán với nội dung đầy đủ, phù hợp và được bên chủ thầu chấp nhận.
Thời hạn lập và gửi hồ sơ quyết toán cũng cần nằm trong khoảng thời thực hiện gian quyết toán nếu như có quy định cụ thể về các công trình có sử dụng vốn nhà nước.
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 147 Luật xây dựng 2014 bổ sung sửa đổi năm 2020 thì thời gian thực hiện quyết toán hợp đồng sẽ do bên chủ thầu và bên nhận thầu thỏa thuận với nhau. Tuy nhiên, đối với những hợp đồng xây dựng có sử dụng vốn hoặc đầu tư từ nhà nước thì thời hạn quyết toán hợp đồng nhiều nhất là 60 ngày kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công trình.
Đối với những dự án, công trình xây dựng quy mô lớn có vốn của nhà nước thì thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng xây dựng có thể kéo dài nhưng nhiều nhất cũng chỉ được phép là quyết toán trong vòng 120 ngày kể từ ngày nghiệm thu công trình.
Xem thêm: Tổng quan về công tác đấu thầu và các bước làm hồ sơ dự thầu
5. Những đối tượng liên quan đến hồ sơ quyết toán công trình
Đối tượng lập hồ sơ quyết toán có thể là chủ nhà thầu hoặc chủ dự án nhận thầu, đặc biệt trách nhiệm lập hồ sơ quyết toán công trình sẽ bắt buộc đối với cả hai đối tượng trên khi xây dựng công trình dự án có sử dụng vốn đầu tư của nhà nước.
Bên chủ dự án nhận thầu sẽ lập hồ sơ quyết toán công trình để tổng hợp giá trị công trình, gửi bằng chứng khối lượng, giá trị nghiệm thu cho chủ đầu tư để có thể nhận được thanh toán.
Bên chủ đầu tư thực hiện lập hồ sơ quyết toán công trình để được cấp trên phê duyệt về chi phí và các vấn đề khác liên quan. Từ đó đối chiếu với hồ sơ của bên nhận thầu gửi, kiểm tra và thực hiện thanh toán hợp đồng cho bên nhận thầu theo đúng quy định.
Bài viết về hồ sơ quyết toán công trình trên đây hy vọng có thể giải đáp thắc mắc của bạn liên quan đến việc lập hồ sơ quyết toán công trình. Qua đó cũng mong rằng bạn có thể hình dung ra được các bước cụ thể cần làm để thực hiện trách nhiệm hay quyền lợi liên quan đến việc thanh toán hợp đồng xây dựng sau khi hoàn thành nghiệm thu công trình.
Tham gia bình luận ngay!