Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự

1. Tìm hiểu khái quát về hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là nơi chứa đựng toàn bộ những thông tin của các nhân sự bên trong bộ máy của doanh nghiệp. Những thông tin quan trọng đó bao gồm sơ yếu lý lịch, bảo hiểm, hồ sơ lịch sử làm việc của các nhân sự, mức lương thưởng cùng với các thông tin về việc nghỉ phép của nhân viên. Các thông tin trong hồ sơ nhân sự vô cùng quan trọng  trong công việc thực hiện quản lý của phía hành chính nhân sự. Những hồ sơ này còn dùng để sử dụng đối với việc thực hiện tính lương cho nhân viên do đó phải cất giữ và bảo quản thật cẩn thận và kỹ lưỡng những hồ sơ đó trong doanh nghiệp.

2. Những thành phần trong hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Hồ sơ nhân sự sẽ được yêu cầu đối với từng đối tượng nhân sự khác nhau, mỗi đối tượng cần phải cung cấp các loại giấy tờ, tài liệu riêng biệt để phía hành chính nhân sự quản lý và tính toán mức lương khác nhau.

2.1. Hồ sơ nhân sự của nhân viên trong thời gian thử việc, học việc

Một bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ của nhân viên sẽ bao gồm các loại giấy tờ như sau: Đơn xin việc, Sơ yếu lý lịch cá nhân của nhân viên, Giấy chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân đã được công chứng, Các loại giấy tờ bằng cấp, chứng chỉ khác đã được công chứng của nhân viên.

Những loại giấy tờ trên cũng áp dụng đối với tất cả những người lao động kể cả người lao động nước ngoài. Bên cạnh đó người lao động là người ngoại quốc thì sẽ phải chuẩn bị thêm cả visa lưu trú còn hạn sử dụng và cả giấy phép đồng ý cho việc lao động ở Việt Nam.

Riêng với đối tượng lao động ở độ tuổi trong khoảng từ 15 tuổi cho đến 18 tuổi thì cần phải chắc chắn rằng mình đã có được sự thỏa thuận giữa đôi bên và được giao kết bằng hợp đồng, văn bản rõ ràng.

Trong trường hợp doanh nghiệp có sử dụng người lao động trong độ tuổi dưới 15 tuổi thì hồ sơ nhân sự khi đó cần phải có đầy đủ những giấy tờ như sau:

- Chứng minh thư nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu photo còn giá trị sử dụng của người đứng ra đại diện theo pháp luật của người lao động đó.

- Giấy tờ, văn bản ghi rõ sự đồng ý, chấp thuận để cho người đại diện theo pháp luật sẽ đứng ra thực hiện ký kết hợp đồng cho người lao động dưới 15 tuổi đó

- Doanh nghiệp phải có đầy đủ các loại giấy tờ, hồ sơ rõ ràng như trên thì mới được coi là đáp ứng đầy đủ về hồ sơ nhân sự.

Xem thêm: Bố trí nhân sự là gì, nguyên tắc bố trí nhân sự hợp lý nhất

2.2. Hồ sơ nhân sự của nhân viên chính thức

Nhân sự sau khi hoàn tất quá trình thử việc và trở thành nhân viên chính thức trong doanh nghiệp thì cần phải thực hiện bổ sung vào các loại giấy tờ phát sinh và quan trọng trong quá trình làm việc bao gồm các loại giấy tờ như sau:

- Hợp đồng ký kết lao động do phía doanh nghiệp soạn thảo có đầy đủ về chữ ký của bên phía người lao động và phía người sử dụng lao động.

- Những khoản tiền mà doanh nghiệp sẽ chi trả bảo hiểm dành cho người lao động của mình. Những mức đóng đó sẽ phụ thuộc vào mức tiền lương hàng tháng của nhân sự.

- Doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định bên trong nội bộ của mình khi muốn tăng lương hoặc thăng chức cho người lao động

- Với những loại giấy tờ khi phát sinh của nhân sự cần phải được in thành hai bản có đầy đủ chữ ký của những bên cần thiết và được lưu trữ trong nội bộ của doanh nghiệp.

2.3. Hồ sơ nhân sự có liên quan đến thuế, kế toán

- Những quyết định về tiền lương, quy chế về lương ở trong doanh nghiệp

- Bảng lương cùng với những chứng nhận thanh toán tiền lương đi kèm với một bảng lưu trữ tổng hợp về từng năm đối với tổng thu nhập, tổng các khoản thuế đã nộp

- Lưu trữ thẻ lương có cả chữ ký của nhân sự

- Những giấy tờ, biên lai được khấu trừ về thuế dành cho nhân sự không thực hiện ký hợp đồng hoặc những nhân sự nghỉ việc giữa chừng

- Tờ khai về giảm trừ gia cảnh đã được xác nhận bởi phía cơ quan thuế

3. Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Những hồ sơ nhân sự là tài liệu vô cùng quan trọng của doanh nghiệp do đó bộ phận hành chính nhân sự phải thực hiện thật tốt công tác lưu trữ này qua việc nắm bắt rõ những nguyên tắc trong việc lưu trữ hồ sơ nhân sự bao gồm:

- Những hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp sẽ phải chắc chắn rằng có gắn liền với hồ sơ lương được doanh nghiệp nộp lên các cơ quan thuế. Những bộ hồ sơ nhân sự cần phải được lưu trữ cần thận trong doanh nghiệp để khi có các thanh tra thuế đến thực hiện kiểm tra quyết toán từ phía cơ quan thuế thì doanh nghiệp phải trình báo những hồ sơ nhân sự đó ra.

- Những bộ hồ sơ nhân sự của người lao động sẽ được lưu trữ cẩn thận trong doanh nghiệp trong suốt quá trình làm việc, thực hiện lao động ở doanh nghiệp đó, đồng thời nó cũng sẽ gắn liền với quá trình thực hiện lao động của doanh nghiệp.

- Bộ hồ sơ nhân sự được lưu trữ ở doanh nghiệp sẽ gồm có các yếu tố như: Loại nhân công lao động; quy chế đối với người lao động; quy chế về tiền lương, các khoản thưởng, phạt của người lao động đó; hình thức thực hiện trả lương của người lao động. Mặc dù vậy hình thức lưu trữ hồ sơ nhân sự ở các doanh nghiệp lại khác nhau, tùy thuộc vào những quy chế trong việc lưu trữ hồ sơ của mỗi doanh nghiệp đó.

Xem thêm: Nhân sự tổng hợp là gì? Cơ hội nghề nghiệp nhân sự tổng hợp

4. Những mẹo để lưu trữ hồ sơ nhân sự thuận tiện và hiệu quả

Trước đây việc lưu trữ hồ sơ nhân sự đa phần đều bằng những tài liệu, văn bản trên giấy, do đó qua năm tháng những giấy tờ không được bảo quản tốt sẽ bị mốc, phai màu, không còn đảm bảo chất lượng như ban đầu. Tuy nhiên cho đến nay công nghệ đã phát triển, có rất nhiều các phần mềm giúp lưu trữ những loại giấy tờ, hồ sơ nhân sự một cách thuận tiện và an toàn. Tuy nhiên dù sử dụng bằng giấy hay phần mềm thì bạn cũng cần phải có những mẹo, tư duy trong việc xử lý hồ sơ. Hãy tham khảo những cách dưới đây của vieclam88.vn để có thêm kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ nhân sự nhé.

4.1. Phân loại hồ sơ nhân sự

Bạn cần phải biết cách phân loại, sắp xếp hồ sơ nhân sự một cách khoa học, có trình tự để sau này khi tìm lại có thể tìm ra một cách dễ dàng, tránh thất thoát.

Bạn có thể phân chia hồ sơ theo phòng ban, chia nhỏ hơn về các loại hình như lương, bảo hiểm hoặc về giới tính hoặc theo tên và chức vụ,...

Hãy chọn cho mình cách phân chia hồ sơ phù hợp nhất và để chúng vào từng khu vực riêng biệt, có ghi chú rõ ràng tránh nhầm lẫn.

4.2. Chọn nơi để lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi đã phân loại và chọn lọc dược các hồ sơ thì bước quan  trọng tiếp theo đó là chọn nơi an toàn để có thể lưu trữ hồ sơ nhân sự.

Nếu bạn lưu trữ hồ sơ bằng văn bản trên giấy thì cần lưu ý chọn những khu vực khô thoáng, tránh ẩm mốc, không có lỗ hổng để côn trùng xâm nhập, đảm bảo có khóa an toàn.

Trường hợp bạn lưu trữ hồ sơ nhân sự qua phần mềm trong máy tính thì cần chọn lựa phần mềm uy tín cao, có bảo mật tốt. Khi lưu trữ cần có khu vực thư mục riêng, được sao kê lưu trữ online để chẳng may hỏng hóc thiết bị còn có thể tìm lại được.

4.3. Thường xuyên kiểm tra những hồ sơ lưu trữ

Khi lưu trữ hồ sơ nhân sự bạn không chỉ để đó rồi cho nó vào quên lãng. Hãy thiết lập một lịch trình kiểm tra hồ sơ đều đặn để đảm bảo những hồ sơ lưu trữ đó đảm bảo đầy đủ như lúc đầu, không bị hỏng, sai sót hay thất lạc để có thể kịp thời xử lý.

Vậy là chúng ta đã tìm hiểu xong về vấn đề hồ sơ nhân sự gồm những gì? Hy vọng qua đây bạn đọc có thể hiểu rõ ràng hơn về cách lưu trữ hồ sơ nhân sự và có thêm cho mình những mẹo trong việc lưu trữ hồ sơ nhân sự phục vụ cho các công tác quản lý của doanh nghiệp.