Hồ sơ năng lực là gì? Những điều bạn nên biết về hồ sơ năng lực

1. Hồ sơ năng lực là gì? 

Hồ sơ năng lực là tài liệu cơ bản nhất để ghi đầy đủ các thông tin chi tiết và bao quát nhất về công ty, doanh nghiệp. Bao gồm các lĩnh vực như logo, nhân viên cốt cán, giá trị thành tích, đóng góp của công ty và năng lực tài chính của công ty. 

Mục đích của việc sử dụng hồ sơ năng lực chủ yếu nhằm nhu cầu về việc truyền tải và lan tỏa những thông điệp tốt đẹp của công ty để kêu gọi và hợp tác với các đối tác khác. Hồ sơ năng lực thường được sử dụng trong ngành xây dựng và đấu thầu các dự án. 

Hồ sơ năng lực cũng nhằm đáp ứng các kỹ năng chính và các hành vi cần thiết phục vụ cho công việc của một công ty hay tổ chức nhất định. 

Hồ sơ năng lực được viết trong tiếng Anh là Capacity Profile. Nhưng trong một số trường hợp các doanh nghiệp để đánh đồng nó với khái niệm Profile. Tuy nhiên Profile chỉ dùng để khái quát chủ yếu về lịch sử của công ty, quá trình hình thành và phát triển cũng như những thành tích mà công ty đã có được. Còn đối với hồ sơ năng lực thì thâu tóm hầu như đầy đủ các nội dung và ý nghĩa cần thiết cho hoạt động kinh doanh và hợp tác của doanh nghiệp. 

Xem thêm: Hồ sơ năng lực công ty nội thất là gì? Vai trò hồ sơ năng lực

2. Vai trò của hồ sơ năng lực

Sức mạnh mà hồ sơ năng lực mang đến cho các doanh nghiệp là tương đối lớn nếu bạn biết cách truyền thông cho doanh nghiệp của mình và sử dụng các chiến lược lãnh đạo để truyền tải năng lực của doanh nghiệp qua nhiều hình thức khác nhau. Những vai trò điển hình của hồ sơ doanh nghiệp như sau: 

- Gây được ấn tượng sâu sắc với khách hàng và đối tác: không thể không khẳng định rằng hồ sơ năng lực chính là bộ mặt của doanh nghiệp với những điều hay ho và thành tích vượt trội, làm thu hút và tạo điểm nhấn cho các đối tác liên tục hợp tác với doanh nghiệp của bạn. Nhờ có hồ sơ năng lực mà quy trình và cách thức để tiếp cận đến khách hàng và đối tác càng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. 

- Hồ sơ năng lực là cách quảng bá thương hiệu nhanh nhất và góp phần vào việc tham gia đấu thầu các dự án: việc sử dụng hồ sơ năng lực nhằm giúp các nhà đầu từ và khách hàng ngày càng có thêm nhiều thông tin về doanh nghiệp. Ngoài ra, hầu như trong các buổi đấu thầu dự án, các doanh nghiệp sẽ không có thời gian và cơ hội để nói chuyện hay chia sẻ trực tiếp về doanh nghiệp của mình cho khách hàng và đối tác nên cách thức sử dụng hồ sơ năng lực sẽ được tối ưu hơn. 

- Khách hàng và đối tác có thể tham khảo và truy cập thông tin về doanh nghiệp của bạn ở bất cứ nơi đâu. Đôi khi trong nhiều trường hợp khách hàng hoặc đối tác quá bận rộn mà không có thời gian để truy cập internet để tìm hiểu về công ty thì việc cầm một cuốn hồ sơ năng lực sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Điểm mạnh của hồ sơ năng lực cũng chính là nó nhỏ gọn và có thể mang đi bất cứ nơi đâu, đọc tham khảo và bất cứ thời gian nào. Và thường sẽ có giá trị, được lưu tâm nhiều hơn các loại hình truyền tin khác như phát tờ rơi hoặc quảng cáo. 

3. Hồ sơ năng lực hoạt động như thế nào?

Hồ sơ năng lực có thể bao gồm nhiều yếu tố tạo thành. Ví dụ như tất cả các công việc trong một tổ chức có thể chia sẻ các năng lực cốt lõi chung và thể hiện các giá trị và hành vi cái mà mọi người quan tâm và đang cần đến. Nó thể hiện sự cấp thiết và tính cập nhật xu hướng của doanh nghiệp. 

Các công việc hoặc các nhiệm vụ trong cùng một bộ phận sẽ được gộp chung lại thành một nhóm năng lực. 

Cách thức hoạt động của hồ sơ năng lực sẽ phải tuân theo các quy định và cách thức khác nhau nhưng đều cần có những yếu tố vieclam88 liệt kê sau đây: 

- Thứ nhất đó là thư ngỏ: đây là phần giới thiệu thay cho lời chào của công ty đối với những người sắp và chuẩn bị đọc các thông tin có trong hồ sơ năng lực của công ty. Hơn thế nữa, thư ngỏ cần được viết một cách trang trọng và đầy tự hào, hãnh diện. Phần thư ngỏ sẽ nêu ra các slogan và giá trị được tôn vinh trong doanh nghiệp. 

- Thứ hai đó là phần giới thiệu về công ty: trong phần này sẽ cần nêu được đầy đủ và chính xác các thông tin về công ty, doanh nghiệp vì đến phần này bắt đầu là phần chính và được khách hàng quan tâm nhiều hơn. Cần nêu ra tên của công ty (bao gồm tên đầy đủ và tên viết tắt), giấy phép kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh của công ty, doanh nghiệp, quá trình lịch sử hình thành và phát triển, thông tin liên hệ (là các thông tin cơ bản của doanh nghiệp), phương châm và cách thức hoạt động của công ty, tầm nhìn và sứ mệnh cũng như các giá trị cốt lõi của công ty. 

- Thứ ba là năng lực của công ty: nó được coi là phần liệt kê ra những năng lực vốn có và tiềm năng khai thác của công ty để nhà đầu tư và khách hàng có cơ sở để làm bằng chứng cho mức độ và tầm ảnh hưởng của công ty. Nó bao gồm các yếu tố như năng lực của nhân sự, năng lực kiêm nhiệm hoạt động kinh doanh và năng lực tài chính của công ty.

+ Năng lực nhân sự: là các bộ phận, phòng ban và bộ máy hoạt động của công ty hay quy mô số lượng của nhân sự.

+ Năng lực sản xuất và thi công: thông thường cách thuyết phục nhất mà doanh nghiệp đưa ra về năng lực sản xuất của mình bằng những hình ảnh minh hoạ và những quy trình sản xuất và vận hành máy móc sao cho đạt hiệu quả cao. Mà thông qua đó các đối tác khác cũng có thể nhận ra được.

+ Năng lực tài chính: mức tài chính có dồi dào hay không ngân sách có tốt hay không cũng quyết định một phần nào về khả năng hoàn thành các dự án của công ty. Là cơ sở quan trọng để các nhà thầu và nhà đầu tư có quyết định đầu tư hay không.

- Những thành tích đã đạt được: đây là cơ sở và bằng chứng quan trọng nhất cho những hoạt động của công ty. Điều này giúp cho các đối tác và khách hàng hiểu rõ và nắm bắt về tình hình hoạt động cũng như những gì mà doanh nghiệp này đã đạt được có xứng đáng hay không.

Xem thêm: Bí quyết làm hồ sơ năng lực công ty xây dựng chuẩn chỉnh nhất

4. Những lưu ý khi làm hồ sơ năng lực

Để thiết kế được hồ sơ năng lực cho công ty bạn cần nắm chắc các chức năng và nhiệm vụ của hồ sơ năng lực trước đã. Sau đó nên bắt đầu từ những điều cơ bản nhất của hồ sơ như bìa của hồ sơ cần bắt mắt và gây tò mò cho người đọc. Phần lời ngỏ mang tính xây dựng và thể hiện được thiện chí của doanh nghiệp, công ty. 

Nội dung của hồ sơ năng lực nên chú trọng vào yếu tố thành tích và các năng lực sẵn có mà bạn nghĩ sẽ làm nổi bật công ty của bạn. Tránh dài dòng lan man làm cho hồ sơ năng lực trở nên dày cộm mà đối tác không muốn đọc.

Cách trình bày phải rõ ràng và gãy gọn, đi đúng vào trọng tâm và định hướng của doanh nghiệp. Cần giải thích được các lĩnh vực hoạt động của công ty, sử dụng những hình ảnh minh hoạ và số liệu thống kế chính xác. Đồng thời diễn đạt các thông tin được dễ hiểu và đảm bảo người đọc có thể thâu tóm được nội dung và mục đích của hồ sơ năng lực. 

Như vậy với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ trên đây đã có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về hồ sơ năng lực và cách thức hoạt động của hồ sơ năng lực đối với doanh nghiệp. Với những thông tin này có thể góp phần giúp cho bạn định hướng doanh nghiệp và cách thức tiến hành truyền thông doanh nghiệp đa dạng hơn.