Hồ sơ công ty và những điều kiện cần có để thành lập công ty

1. Chuẩn bị hồ sơ công ty có cần thiết không?

Hồ sơ công ty là những biểu mẫu được kê khai thông tin đầy đủ kèm theo là các giấy tờ được chứng thực, công chứng theo quy định của pháp luật để nộp. Hồ sơ công ty bao gồm 2 loại là hồ sơ thành lập công ty và hồ sơ năng lực công ty.

Mỗi loại hồ sơ sẽ có những điều kiện và vai trò chức năng khác nhau, do đó trước khi thành lập công ty, người đứng ra thành lập phải tìm hiểu kỹ càng các loại giấy tờ, thông tin liên quan đến hai loại hồ sơ này để đảm bảo công ty hoạt động theo đúng quy định của pháp luật.

Ngoài ra, chuẩn bị hồ sơ công ty tốt còn giúp xây dựng hình ảnh, giới thiệu công ty đến đối tác, khách hàng, đối thủ cạnh tranh một cách chuyên nghiệp hơn. Gây ấn tượng với đối tác để có thể dễ dàng đạt hiệu quả trong các mối làm ăn.

Tuy nhiên thì việc chuẩn bị hồ sơ không phải việc dễ dàng, vì vậy bạn cần phải có cố vấn pháp lý, hoặc có sự tư vấn của những người có chuyên môn hay sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý để có thể đảm bảo tính chính xác nhất về các loại giấy tờ.

Xem thêm: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm những gì, thủ tục như thế nào?

2. Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty

Mỗi loại hình công ty khác nhau sẽ yêu cầu những giấy tờ để làm hồ sơ thành lập công ty khác nhau. Hiện nay, đang có năm loại công ty phổ biến đang hoạt động và kinh doanh trên thị trường bao gồm:

- Công ty Cổ phần

- Công ty TNHH 1 thành viên

- Công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên

- Doanh nghiệp tư nhân

- Công ty hợp danh

Tương ứng với năm loại hình kinh doanh này sẽ có năm mẫu hồ sơ thành lập công ty. Cụ thể yêu cầu giấy tờ trong mỗi loại hình công ty được đưa ra cụ thể sau đây:

2.1. Hồ sơ Công ty Cổ phần

Giấy tờ để chuẩn bị cho bản hồ sơ thành lập Công ty Cổ phần bao gồm là:

- Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh, thành lập công ty cổ phần được quyết định bởi cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền kèm theo đó là dự thảo Điều lệ của Công ty.

- Tờ danh sách các cổ đông của công ty kèm theo các giấy tờ có liên quan được ghi chú sau đây:

Nếu cổ đông là cá nhân thì cần có bản sao CMND hoặc bản sao CCCD, hộ chiếu hay giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác.

Nếu cổ đông là tổ chức thì cần có bản sao quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được công chứng hoặc các loại giấy tờ tương đương khác, văn bản ủy quyền, giấy CMND/CCCD, hộ chiếu hay giấy chứng thực cá nhân hợp pháp của người đại diện theo ủy quyền.

Nếu cổ đông là tổ chức nước ngoài thì cần có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải có chứng thực dấu đỏ của cơ quan, tại nơi tổ chức đó đã đăng ký, và yêu cầu là giấy chứng thực không được quá ba tháng trước ngày nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, hồ sơ thành lập công ty.

- Văn bản xác nhận vốn pháp định từ cơ quan có thẩm quyền

- Chứng chỉ hành nghề của chủ công ty (Tổng giám đốc hoặc Giám đốc) và các cá nhân khác có trong công ty đối với công ty kinh doanh ngành nghề mà theo quy định của pháp luật và Nhà nước là phải có chứng chỉ hành nghề.

2.2. Hồ sơ Công ty TNHH 1 thành viên

Một số giấy tờ Công ty TNHH 1 thành viên cần chuẩn bị:

- Giấy đề nghị đăng ký thành lập Công ty TNHH 1 thành viên được quyết định bởi cơ quan đăng ký có thẩm quyền (Có mẫu sẵn).

- Bản dự thảo Điều lệ Công ty TNHH 1 thành viên

- Thành viên trong Công ty TNHH 1 thành viên cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây:

Nếu thành viên là cá nhân thì cần có bản sao CMND hoặc bản sao CCCD, hộ chiếu hay giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác.

Nếu thành viên là tổ chức thì cần có bản sao quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được công chứng hoặc các loại giấy tờ tương đương khác, văn bản ủy quyền, giấy CMND/CCCD, hộ chiếu hay giấy chứng thực cá nhân hợp pháp của người đại diện theo ủy quyền.

Nếu thành viên là tổ chức nước ngoài thì cần có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải có chứng thực dấu đỏ của cơ quan, tại nơi tổ chức đó đã đăng ký, và yêu cầu là giấy chứng thực không được quá ba tháng trước ngày nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, hồ sơ thành lập công ty.

- Văn bản xác nhận vốn pháp định từ cơ quan có thẩm quyền

2.3. Hồ sơ Công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên

Công ty TNHH từ 2 thành viên sẽ phải chuẩn bị bộ giấy tờ trong hồ sơ thành lập công ty như sau:

- Giấy đề nghị đăng ký thành lập Công ty TNHH từ 2 thành viên được quyết định bởi cơ quan đăng ký có thẩm quyền (Có mẫu sẵn).

- Bản dự thảo Điều lệ công ty.

- Thành viên trong Công ty TNHH từ 2 thành viên cần chuẩn bị các giấy tờ tương tự như khi chuẩn bị hồ sơ thành lập Công ty TNHH 1 thành viên.

2.4. Hồ sơ Doanh nghiệp tư nhân

Hồ sơ cho quá trình thành lập Doanh nghiệp tư nhân gồm có:

- Giấy đề nghị đăng ký thành lập Doanh nghiệp tư nhân được quyết định bởi cơ quan đăng ký có thẩm quyền (Có mẫu sẵn).

- Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp có thể là một trong các loại giấy tờ sau: Bản sau CCCD/CMND, Hộ chiếu,...

- Văn bản xác nhận vốn pháp định từ cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền đã công chứng, có dấu đỏ.

2.5. Hồ sơ Công ty hợp danh

Hồ sơ thành lập Công ty hợp danh bao gồm những giấy tờ sau:

- Giấy đăng ký thành lập Công ty được quyết định từ các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- Bản dự thảo Điều lệ công ty.

- Bản danh sách các thành viên của công ty hợp danh

- Bản sao các giấy tờ có thể chứng thực thông tin của mỗi thành viên như: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu.

Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về công ty thương mại tiếng Anh là gì?

3. Thông tin về hồ sơ năng lực công ty

Hồ sơ năng lực công ty là một cuốn profile được thiết kế dưới dạng cuốn sách nhỏ gồm nhiều trang A4, bao gồm hình ảnh và nội dung về công ty.

Hồ sơ năng lực công ty cung cấp đầy đủ và chi tiết về công ty, lịch sử hình thành phát triển, lĩnh vực kinh doanh, điểm mạnh, điểm yếu và những dự án công ty đã từng thực hiện.

Đây là tài liệu vô cùng quan trọng với mỗi công ty bên cạnh hồ sơ thành lập công ty, bởi nó được coi là một cách truyền tải thông tin hữu hiệu đến đối tác, khách hàng, và là phương thức marketing cho doanh nghiệp hiệu quả.

Hồ sơ năng lực sẽ bao gồm các nội dung sau:

- Thông tin liên lạc, giới thiệu về doanh nghiệp: Địa chỉ, số điện thoại, email, trụ sở chính, giấy phép đăng ký kinh doanh.

- Giới thiệu về sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của công ty ở hiện tại và tương lai.

- Lĩnh vực, ngành hàng mà công ty đang hoạt động kinh doanh và định hướng phát triển.

- Thế mạnh cạnh tranh của công ty so với những đối thủ trong ngành khác.

- Kinh nghiệm, dự án của công ty đã thực hiện được, khách hàng mà công ty đã hợp tác.

- Thông tin về dịch vụ, sản phẩm mà công ty kinh doanh trên thị trường.

Ngoài đảm bảo yếu tố về mặt nội dung thì hồ sơ năng lực công ty còn phải đảm bảo yếu tố thẩm mỹ, cuốn profile phải thiết kế sao cho khoa học, tư duy, dễ nhìn và đồng thời bắt mắt người xem.

Chuẩn bị hồ sơ công ty là một trong những bước đầu tiên đặt nền móng cho sự phát triển sau này. Vì vậy, bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ càng và lựa chọn chính xác mục tiêu công ty mà mình đang hướng tới. Mong rằng những chia sẻ trên của vieclam88 sẽ giúp ích cho bạn.