Khi nào phải báo giảm bảo hiểm xã hội? Hồ sơ báo giảm bhxh?

1. Khi nào và tại sao phải thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội

Theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội; bảo hiểm xã hội chính là là một dạng bảo hiểm; bảo hiểm được hiểu đơn giản là người lao động bỏ trước một quỹ dự phòng để nếu có vấn đề gì trong tương lai, người lao động sẽ được gói bảo hiểm hỗ trợ; việc này giống như người lao động nhờ  nhà nước giữ hộ tiền để xử lý các vấn đề chưa xảy ra.

Bảo hiểm xã hội là một khoản chi phí doanh nghiệp hay cá nhân phải bỏ ra hàng tháng để đóng vào; đảm bảo cho cá nhân trong trường hợp họ không có khả năng lao động, không có thu nhập trong các trường hợp như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ hữu, hoặc chết.

Theo quy định của nhà nước, người lao động phải đóng các loại bảo hiểm cơ bản như: bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm bệnh nghề nghiệp; trong đó, người lao động phải đóng 10.5% tiền lương; còn doanh nghiệp phải đóng 21.5%.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp không báo cáo hay làm thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội; họ sẽ phải gánh một khoản chi phí hàng tháng khá lớn; ngoài ra, nó bảo đảm về quyền lợi cho người lao động. Người lao động được hưởng bảo hiểm xã hội dựa trên số tiền đóng và thời gian đóng; vì vậy, nếu họ rời bỏ công ty, doanh nghiệp cần trao trả cho người lao động sổ bảo hiểm lao động.

Khi lao động làm việc tại công ty hay doanh nghiệp, họ phải ký hợp đồng lao động; đảm bảo việc tham gia vào doanh nghiệp là hoàn toàn tự nguyện, người lao động hiểu rõ mình đang làm gì và có trách nhiệm với chính mình. Sau khi người lao động chấm dứt lao động hay do các yếu tố khác mà phải cắt giảm bhxh; đúng theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần phải thông báo với các cơ quan đơn vị có thẩm quyền và làm thủ tục theo như quy định về việc giảm đóng bhxh.

Doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ theo mẫu hồ sơ, nhằm mục đích xác nhận, kiểm tra thông tin nhân sự nghỉ việc; đảm bảo đối tượng được cắt giảm bảo hiểm là chính xác; đồng thời, doanh nghiệp phải phối hợp với các cơ quan đơn vị để xác nhận thời gian đóng bảo hiểm của người lao động; giúp cơ quan nhà nước xác nhận chính xác mức lương người lao động được hưởng, trùng khớp với mức bảo hiểm xã hội họ đóng.

Trong các trường hợp này, doanh nghiệp cần làm đơn để báo giảm bhxh: người lao động nghỉ ốm đau; người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng; người lao động hoãn thực hiện hợp đồng; thai sản trên 14 ngày; người lao động xin nghỉ hẳn; hay trong trường hợp người lao động về hưu hay tử vong.

Xem thêm: Hồ sơ bảo hiểm xã hội gồm những gì? Các yếu tố cần thiết cho BHXH

2. Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội?

Theo quy định của nhà nước, hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội (bhxh), bảo hiểm y tế (bhyt) hay bảo hiểm thất nghiệp (bhtn); cần phải bao gồm đầy đủ các giấy tờ sau: Mẫu TK3 – TS: tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin về bhyt, bhxh (1); mẫu TK1 – TS: tờ khai tham gia, điều chỉnh bhyt, bhxh (2); mẫu D02 – TS: danh sách lao động tham gia bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bảo hiểm bệnh nghề nghiệp; bảng kê khai thông tin;…

Để thuận lợi hơn và đảm bảo chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp; hàng tháng doanh nghiệp nên theo dõi về sự thay đổi nhân sự; báo ngay với cơ quan, đơn vị có thẩm quyền và làm hồ sơ báo giảm nếu có sự giảm sút nhân sự, việc này khá đơn giản; bởi doanh nghiệp không phải trực tiếp đến các cơ quan.

Hiện nay, các đơn vị cơ quan phụ trách bảo hiểm nhân xã hội đã ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xử lý các hoạt động về báo giảm nhân sự; doanh nghiệp chỉ cần tải phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội của tổng cục bảo hiểm xã hội, đăng ký tài khoản và thực hiện kê khai; rất dễ dàng và tiện lợi phải không? Đặc biệt đây là phần mềm của nhà nước, nên nó hoàn toàn miễn phí.

Sau khi doanh nghiệp kê khai xong, cần nhập chữ ký số và nộp lên đơn vị cơ quan bảo hiểm xã hội; trong thời hạn 10 ngày, đơn vị sẽ tiếp nhận, xử lý hồ sơ và gửi kết quả lại cho doanh nghiệp. Trong khi nhà nước xử lý hồ sơ cho doanh nghiệp, doanh nghiệp phải hoàn tất chuyển giao sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động trong trường hợp họ dừng làm việc hay hợp tác.

Ngoài việc kê khai báo giảm bảo hiểm xã hội thông qua ứng dụng phần mềm được nhà nước cấp; doanh nghiệp có thể trực tiếp đến các cơ quan, đơn vị trên địa bàn mình sinh sống và làm việc để được giải quyết. Thông tin về hồ sơ thường được thông báo cụ thể khi bạn đến nơi; tại đó, họ sẽ cấp cho bạn các mẫu cần điền và yêu cầu các giấy tờ để xác nhận.

Xem thêm: Hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp và những thông tin có liên quan

3. Doanh nghiệp làm chậm hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội (bhxh) thì sao?

Với trường hợp doanh nghiệp làm chậm hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội; doanh nghiệp phải tiếp tục đóng các khoản phí về bảo hiểm y tế cho các tháng đóng chậm cũng như thời hạn còn lại của thẻ bảo hiểm y tế. Nếu doanh nghiệp không muốn đóng những tháng tiếp theo, cần làm ngay hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội trước ngày 28 tháng trước; lưu ý, doanh nghiệp vẫn phải đóng phí bảo hiểm y tế như bình thường cho các tháng báo chậm.

Vì vậy, khi có sự thay đổi về nhân sự, doanh nghiệp cần lập danh sách và làm hồ sơ gửi lên đơn vị bảo hiểm xã hội; chú ý về thời gian, trước ngày 28 tháng trước; nếu báo vào những ngày cuối cùng như 29, 30 thì hiển nhiên là chậm phải không?

Sau khi đã hoàn thành xong các thủ tục với cơ quan nhà nước; doanh nghiệp phải tiến hành việc trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo đúng quy định của pháp luật; đảm bảo quyền lợi cho người lao động khi họ tiếp tục làm việc trong môi trường mới; thời gian xử lý trong 7 ngày làm việc.

Hoàn thành hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội là việc làm vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp và người lao động. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật danh sách người lao động có bảo hiểm lao động để đóng phí bảo hiểm đầy đủ và giảm thiểu tối đa chi phí nếu người lao động nghỉ. Vì thủ tục hành chính và phương thức nộp hồ sơ đã được thu gọn khá đơn giản nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động trong việc nộp hồ sơ báo giảm bhxh.

Người lao động cần phải lấy lại sổ bảo hiểm nếu như không muốn tiếp tục làm việc tại cơ quan đơn vị đó; đảm bảo quyền lợi của mình khi bạn tiếp tục làm việc trong môi trường khác.

Trên đây là bài chia sẻ của vieclam88.vn về “Khi nào phải báo giảm bảo hiểm xã hội? Hồ sơ báo giảm bhxh?”, hy vọng bài viết mang đến bạn thông tin hữu ích trong quá trình bạn tìm hiểu về hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội.