1. Tổng quan về fefo
1.1. Khái niệm và vai trò của fefo
1.1.1. Khái niệm fefo
Fefo được viết tắt từ First Expired, First Out là một thuật ngữ được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho tại hiện trường để mô tả cách xử lý hậu cần của các sản phẩm có thời gian sử dụng hạn chế.
Những mặt hàng có thời gian sử dụng hạn chế thường bao gồm các sản phẩm dễ hư hỏng hoặc hàng tiêu dùng có ngày hết hạn được chỉ định. Những sản phẩm còn hạn cho đợt lấy hàng tiếp theo sẽ là những sản phẩm đầu tiên được phục vụ hoặc lấy ra khỏi kho.
Fefo chủ yếu được sử dụng trong ngành công nghiệp dược phẩm và hóa chất, nơi ngày hết hạn được tính dựa trên ngày hết hạn của lô hàng hoặc thời gian sử dụng.
1.1.2. Vai trò của fefo
Như đã nói ở trên thì fefo thường sẽ được sử dụng chủ yếu trong ngành dược phẩm và hóa chất. Sau đây tôi sẽ giúp các bạn dễ hình dung và hiểu về fefo qua một ví dụ cụ thể phổ biến của cách xử lý fefo trong việc quản lý các sản phẩm dễ hư hỏng trong một quầy trưng bày trên kệ: các sản phẩm thời hạn ngắn hay thời hạn sắp đến hạn sẽ được đặt ở trước những hàng có thời hạn lâu hơn hay được để ở những tầm dễ lấy đối với khách hàng.
Thực phẩm và thuốc dược phẩm có thể được bán với giá chiết khấu khi thời hạn ngày càng được rút ngắn, chúng có thể được chuyển đến viện trợ nhân đạo các nước láng giềng hoặc các nước xa hơn để họ có thể sử dụng chúng trước khi hết hạn.
Hàng hoá dễ hư hỏng cũng có thể được thu thập thông qua các khoản quyên góp đơn lẻ hoặc một số tổ chức từ thiện.
Với ví dụ trên chúng ta đã thấy những vai trò của fefo trong quản lý hàng tồn kho.
1.1.3. Lợi ích khi sử dụng phương pháp Fefo
Với việc quản lý những mặt hàng có thời hạn ngắn được bày bán trước điều này sẽ giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo sản phẩm của mình luôn đảm bảo chất lượng khi bán ra thị trường tạo cho khách hàng có những trải nghiệm tốt với các sản phẩm của doanh nghiệp. Bên cạnh đó tạo sự tin tưởng của khách hàng với sản phẩm cũng như doanh nghiệp, từ đó phát triển bền vững kinh doanh của doanh nghiệp.
Với việc quản lý nhờ vào phương pháp Fefo sẽ giảm tình trạng tồn kho quá nhiều dẫn đến không kiểm soát hết lượng hàng hay đến ngày hết hạn cũng không được biết. Khi những hàng hoá đã hết hạn khi không được kiểm soát sẽ dẫn đến những thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp.
Việc kiểm soát hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí cho vận chuyển, kho bãi hay chi phí để thu hồi những sản phẩm đã hết hạn.
1.2. Phân biệt Fefo với Fifo trong quản lý tồn kho
Trong quản lý hàng tồn kho đặc biệt là kế toán sẽ tiếp xúc nhiều với thuật ngữ FEFO và FIFO và họ hiểu rõ về chúng, còn với mọi người không tiếp xúc với các kho hàng nên cũng khó có thể phân biệt hay thậm chí có người nhầm tưởng 2 thuật ngữ này là một. Tôi sẽ giúp các bạn phân biệt 2 thuật ngữ này qua khái niệm sau:
Fefo là “hết hạn đầu tiên, xuất trước” được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho tại hiện trường để mô tả cách xử lý hậu cần của các sản phẩm có thời gian sử dụng hạn chế.
Fifo là “nhập trước, xuất trước” được sử dụng trong sản xuất thực phẩm, bán lẻ và nhà bếp chuyên nghiệp để đảm bảo rằng các mặt hàng thực phẩm dự trữ trước sẽ được sử dụng hết hạn đầu tiên.
Có thể nói fefo là một hình thức điều chỉnh của phương pháp fifo. Cả hai phương pháp này đều nhằm mục đích đảm bảo rằng tất cả các nguyên liệu được sử dụng hết trong khi chúng còn tươi và an toàn để tiêu thụ, giúp giảm thiểu lãng phí và hư hỏng thực phẩm.
FIFO giúp giảm thiểu thời gian các nhà bán lẻ thực phẩm dự trữ trong kho trước khi được sử dụng hoặc bán, nhưng có một lỗ hổng lớn đối với người tiêu dùng hàng ngày. Họ cho rằng các mặt hàng đến trước hết hạn sử dụng trước. Mặc dù điều này thường đúng khi quản lý các lô thực phẩm đóng hộp hoặc đóng gói ở quy mô công nghiệp, hoặc trong các nhà bếp chuyên nghiệp với thực đơn thông thường và việc luân chuyển nguyên liệu nhanh chóng, kỹ thuật FIFO cần được sửa đổi một chút trước khi chúng ta có thể áp dụng nó trong nhà bếp tại nhà.
Fefo sẽ không phụ thuộc vào ngày nhập hàng vào kho mà sẽ sử dụng các mặt hàng có thời hạn sử dụng sớm nhất trước.
Dù sử dụng phương pháp Fefo hay Fifo thì các doanh nghiệp cần tính toán sao cho các mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn và sớm hết hạn thì nên sử dụng Fefo, những mặt hàng có thời hạn lâu thì có thể sử dụng Fifo. Trong quản lý hàng tồn kho thì phương pháp Fefo hay Fifo cũng đều có những ưu nhược điểm riêng. Chính vì vậy việc quản lý tồn kho cần có sự kết hợp của cả 2 phương pháp để giải quát các vấn đề bài toán tồn kho.
2. Các bước triển khai fefo trong ngành dược
2.1. Kiểm tra ngày hết hạn
Cần kiểm tra thời hạn sử dụng của kho tại thời điểm nhận vật tư kèm theo lệnh xuất kho/phiếu xuất kho.
"Hạn sử dụng" phải được đánh dấu bằng chữ in đậm, kích thước từ 3 "đến 4" trên hộp thuốc bằng bút dạ, để dễ dàng nhận biết và kiểm soát thuốc ngay khi họ đến.
Dược sĩ cần ghi lại hạn sử dụng của kho trong sổ đăng ký kho.
2.2. Lưu trữ nguồn cung cấp với ngày sản xuất và hạn sử dụng khác nhau trong các lô khác nhau
Các lô vật tư khác nhau có ngày sản xuất và hạn sử dụng khác nhau nên được bảo quản riêng biệt.
Những vật tư đã quá hạn sử dụng không bao giờ được cất giữ cùng với những vật dụng vẫn đang được sử dụng và thủ kho phải đảm bảo rằng không có những vật tư quá hạn sử dụng.
2.3. Kiểm tra mô hình sử dụng trước khi cấp thuốc
Thủ kho cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc FEFO để đảm bảo rằng tất cả các loại thuốc có thời hạn ngắn phải được phân phối cho các cửa hàng thuốc hay bất kỳ một nơi nào cần đến thuốc dựa trên cách sử dụng của từng loại.
Thủ kho cũng dự kiến sẽ lắp đặt các công cụ thích hợp để kiểm soát định kỳ kiểm soát hạn sử dụng của thuốc trong kho chủ yếu thông qua việc cất giữ thuốc theo mô tả cụ thể tại một nơi, xếp chồng hạn sử dụng và đánh dấu hạn sử dụng trên thùng/hộp thuốc bằng bút đánh dấu. bút mực.
Dược sĩ cần kiểm tra hạn sử dụng từ kho vật lý trước khi phát hành.
Trong trường hợp nguồn cung cấp quá hạn sử dụng, việc phân phối phải trên cơ sở hợp lý, theo dõi mô hình sử dụng để đảm bảo tiêu thụ hợp lý.
2.4. Kiểm tra thường xuyên/xác minh vật lý
Cán bộ giám sát thường xuyên kiểm tra và xác minh thực tế. Điều này đảm bảo rằng các loại thuốc cũ sẽ được sử dụng đầu tiên và không có loại thuốc nào đã quá hạn sử dụng.
3. Một số vị trí công việc trong quản lý kho hàng
Kho hàng là nơi để chứa hàng hoá được vận chuyển từ nhà máy sản xuất đến kho khi đã thành phẩm hay là nơi để chứa hàng hoá trước khi phân phối. Chính vì vậy mà kho hàng rất cần các nhân viên kho để hoạt động và thực hiện các công việc vận chuyển, sắp xếp hàng hóa đúng với vị trí, lập và hoàn thiện các phiếu lưu/nhập khi hàng. Nghe thì có vẻ công việc khá đơn giản đúng không nào nhưng thực tế công việc này đòi hỏi người nhân viên phải chịu trách nhiệm với các hàng hóa trong kho, bảo quản hàng hoá,... Nhưng đây là công việc không yêu cầu trình độ chuyên môn và cũng không hoàn toàn cần đến vận động nặng như mang, vác,... Chính vì vậy mà bất kỳ ai cũng có thể ứng tuyển vào vị trí này.
Vị trí công việc thứ hai phải kể đến là thủ kho, người này sẽ chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hóa và thống kê số liệu hàng hóa từ lúc hàng hoá nhập kho đến lúc xuất kho. Công việc này đòi hỏi bạn có trách nhiệm cao hơn nhân viên kho và phải có chuyên môn và các kỹ năng trong việc quản lý kho hàng. Cơ hội thăng tiến sẽ cao khi bạn là người có chuyên môn cao và biết vận dụng các kỹ năng trong giải quyết các vấn đề trong quản lý kho hàng.
Trong kho hàng thì cấp quản lý sẽ là cấp cao nhất, họ sẽ quản lý tất cả các việc trong khi cũng như cấp nhân viên thấp hơn. Họ sẽ là người đưa ra các quyết định trong kho hàng dựa trên những kinh nghiệm và chuyên môn, đặc biệt là lãnh đạo nhân viên của mình thực hiện các công việc theo các kế hoạch đã đề ra để đảm bảo mọi hoạt động theo đúng trình tự.
Thông qua bài viết trên chúng tôi đã giới thiệu đến bạn một phương pháp được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho, đặc biệt trong ngành dược phẩm. Fefo đã giúp doanh nghiệp giảm tình trạng tồn kho và đảm bảo chất lượng hàng hoá khi đến tay người tiêu dùng. Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu fefo là gì và đem đến cho bạn những điều thú vị, bổ ích.
Tham gia bình luận ngay!