Dấu treo là gì? Cách đóng dấu treo và tính pháp lý của dấu treo

1. Khái niệm về con dấu

Trước tiên, có thể hiểu đơn giản con dấu (dấu pháp nhân) có nhiều hình thức thể hiện khác nhau như dấu tròn được áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước… để thể hiện tư cách pháp nhân (tư cách pháp lý) hợp pháp của chính các cơ quan, tổ chức đó đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan. Thông thường thì cơ quan công an sẽ có thẩm quyền để cấp con dấu và giấy tờ chứng minh của dấu treo.

Dấu treo được hiểu là con dấu được dùng trong các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức để đóng lên đầu trang của trang đầu. Vị trí đóng dấu có thể là phần tên của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc tên của phần phụ lục nào đó được đính kèm theo văn bản chính. 

Hiện nay, tên của các doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức thường được viết về phía bên trái, trên đầu của văn bản hay phụ lục, Chính vì thế, khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền trong doanh nghiệp, tổ chức sẽ đóng dấu lên phía bên trái, dấu này sẽ được đóng trùm lên khoảng ⅓ so với tên cơ quan, tổ chức hay tên phụ lục đó.

2. Tầm quan trọng của dấu treo

Hiện nay, doanh nghiệp nào cũng đều phải có một hoặc nhiều con dấu riêng. Vì con dấu là một vật dụng không thể thiếu trong những hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Mặc dù, nó có tầm quan trọng rất lớn nhưng vẫn có những doanh nghiệp không hiểu được chính xác cách quản lý và sử dụng con dấu, đặc biệt là phương pháp đóng dấu trong văn bản sao cho đúng và hợp lý nhất.

Con dấu trên mỗi văn bản của doanh nghiệp thể hiện giá trị về mặt pháp lý, thẩm quyền của thông tin trong văn bản. Thông tin trong văn bản có dấu treo thể hiện sự chính xác vì các văn bản đã quan xác minh và có sự đảm bảo từ phía doanh nghiệp và tổ chức.

Xem thêm: dấu giáp lai là gì

3. Cách sử dụng dấu treo hiệu quả nhất

Trong một văn bản của một doanh nghiệp hay bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần quan tâm đến cách đóng dấu treo cho hợp lý và đúng quy định.

Trong điều 26 Nghị định 110/2024/NĐ-CP đã quy định về đóng dấu:

- Con dấu được đóng phải rõ nét, không bị nhòe, đúng chiều chữ so với văn bản và được dùng đúng chuẩn loại mực dấu quy định.

- Dấu đóng này sẽ được đóng trùm lên khoảng ⅓ so với tên cơ quan, tổ chức hay tên phụ lục đó.

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản phải do chính người ký văn bản quyết định, người có thẩm quyền hay được ủy quyền sẽ đóng con dấu lên trang đầu tiên của văn bản, vị trí đó có thể là tên cơ quan, tổ chức hay chính là tên của phần phụ lục được đính kèm theo. 

Mục đích của việc đóng dấu nhằm xác nhận, khẳng định về mặt hình thức cũng như nội dung trong văn bản của một bộ phận của văn bản chính nào. Đồng thời để hạn chế việc thông tin bị thay đổi và dễ giả mạo giấy tờ.

Ví dụ: Khi hóa đơn bán hàng mà người đứng đầu đơn vị ủy quyền cho một người nào đó thì người trực tiếp bán sẽ đóng dấu treo của doanh nghiệp, tổ chức vào hóa đơn. Trên hóa đơn này thì phải có đủ chữ ký ghi rõ họ tên của người bán được ủy quyền. Việc này tuân theo quy định của thông tư số 39/2024/TT-BTC về việc sử dụng dấu treo.

Trường hợp mà người có thẩm quyền của đơn vị đó không có mặt để ký và đóng dấu vào văn bản đó thì người bán hàng phải có giấy ủy quyền của cấp trên của đơn vị có thể chịu trách nhiệm cho người trực tiếp bán và phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo của doanh nghiệp, tổ chức.

Dấu treo thường được dùng trong một số văn bản như: hóa đơn, xác nhận đối với các phần nghiệp vụ đối với việc thực tập của sinh viên, các văn bản mang tính chất thông báo trong doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức.

Xem thêm: Việc làm kế toán kiểm toán

4. Tính pháp lý của dấu treo

Dựa trên khoản 3 của Điều 26 trong Nghị định 110/2024/NĐ-CP đã được quy định: 

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản phải do chính người ký văn bản quyết định, người có thẩm quyền hay được ủy quyền sẽ đóng con dấu lên trang đầu tiên của văn bản, vị trí đó có thể là tên cơ quan, tổ chức hay chính là tên của phần phụ lục được đính kèm theo. 

Trên thực tế, một số cơ quan, tổ chức sẽ đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ của tổ chức mình để thể hiện tính thông báo trong tổ chức hoặc trên góc trái của một liên đỏ hoá đơn tài chính bất kỳ.

Giá trị pháp lý của văn bản đó được thể hiện không phải qua việc đóng dấu lên tài liệu đó . Mà việc đóng dấu nhằm khẳng định văn bản đó sau khi đã được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính xác và đã được xác nhận về nội dung, thông tin. Điều này để tránh việc giả mạo giấy tờ quan trọng cũng như thay đổi thông tin giấy tờ. Việc đóng dấu sẽ tùy thuộc vào nội dung, thông tin trong văn bản mang tính chất như thế nào, có mức độ quan trọng khác nhau. Chính vì thế, văn bản có dấu treo thường không có tình pháp lý nhất định mà dấu treo thể hiện mức độ quan trọng hay tính đúng đắn của thông tin. Người nhận được văn bản có dấu treo hoặc người có thẩm quyền thẩm tra văn bản có dấu treo đều có thể đối chiếu mẫu dấu đó để xác minh tính hợp lệ của thông tin trong văn bản.

Dấu treo không được Pháp luật công nhận về mặt pháp lý và chỉ xác nhận tính đúng đắn của thông tin trong văn bản. 

5. Phân biệt về dấu treo và dấu giáp lai 

Dấu treo và dấu giáp lai là hai loại dấu quan trọng, được sử dụng khá thông dụng và đều thể hiện được mức độ quan trọng riêng. Tuy nhiên hai loại dấu này có nhiều điểm khác nhau cần phân biệt. 

5.1. Dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng vào lề trái hoặc lề phải của một văn bản có hai tờ trở lên, đảm bảo thông tin con dấu có trên các tờ của tài liệu này. Điều này để đảm bảo tính chính xác, xác thực của tài liệu, đồng thời tránh được sự thay đổi về nội dung và sự sai lệch của tài liệu.

5.2. Điểm khác nhau

- Vị trí đóng dấu:
+ Dấu treo đóng con dấu lên trang đầu tiên của văn bản, vị trí đó có thể là tên cơ quan, tổ chức hay chính là tên của phần phụ lục được đính kèm theo.
+ Dấu giáp lai: đóng vào lề trái hoặc lề phải của một văn bản có hai tờ trở lên, đảm bảo thông tin con dấu có trên các tờ của tài liệu này.

- Mục đích sử dụng:
+ Dấu treo để xác nhận doanh nghiệp.
+ Dấu giáp lai để đảm bảo tính chính xác, xác thực của tài liệu, đồng thời tránh được sự thay đổi về nội dung và sự sai lệch của tài liệu.. 

- Văn bản sử dụng: 

+ Dấu treo thường được dùng trong một số văn bản như: hóa đơn, xác nhận đối với các phần nghiệp vụ đối với việc thực tập của sinh viên, các văn bản mang tính chất thông báo trong doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức.

Dấu giáp lai thường được sử dụng trong một số hợp đồng, bằng cấp hoặc các loại giấy tờ có đính kèm ảnh và các giấy tờ có nội dung dày đặc trang. 

Mong rằng bài viết này sẽ đem đến cho bạn những thông tin cần thiết về dấu treo là gì? Hy vọng bạn có thể hiểu được tầm quan trọng của dấu treo và biết cách sử dụng dấu treo một cách hợp lý.