[Coordinator là gì?] Bật mí điều chưa biết về vị trí Coordinator

Việc Làm Nhà Hàng Khách Sạn

1. Tìm hiểu những thông tin mà bạn cần biết xung quanh khái niệm coordinator là gì?

Thực tế khái niệm coordinator đã xuất hiện từ lâu cũng như được nhiều người sử dụng và hiện nay trở thành một trong những thuật ngữ thông dụng để chỉ một vị trí trong các doanh nghiệp, nhà hàng, khách sạn. Cùng tìm hiểu các thông tin cần biết về khái niệm coordinator qua bản chất khái niệm, phân loại các vị trí công việc coordinator qua thông tin dưới đây:

1.1. Bản chất khái niệm coordinator là gì, để chỉ vị trí công việc nào?

Theo dịch nghĩa tiếng anh thì coordinator được dịch là điều phối viên, thực hiện nhiệm vụ điều phối các hoạt động trong doanh nghiệp và đây là thuật ngữ thường được sử dụng trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn. Tuy nhiên trên thực tế thì coordinator được sử dụng không chỉ trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn mà còn được sử dụng ở khá nhiều lĩnh vực khác nhau.

Bản chất của coordinator thực chất là chỉ hoạt động điều phối, vận hành các hoạt động của doanh nghiệp, cơ quan một cách hợp lý giữa các hoạt động với nhau. Hoạt động coordinator được thực hiện nhằm mang lại sự hoạt động trơn tru cho bộ máy vận hành công việc cũng như nhằm mang lại hiệu quả công việc cao hơn. Coordinator cũng có nhiều loại, nhiều cấp bậc cũng như ngành nghề, lĩnh vực đa dạng.

Có thể đánh giá đây là một trong nhiều vị trí không thể thiếu trong việc quản lý, phân công công việc cũng như giám sát, đánh giá hoạt động. Ngoài tên gọi coordinator thì hiện nay người sử dụng khái niệm này tùy vào từng ngành nghề, ngữ cảnh còn có thể gọi bằng nhiều cái tên khác như trợ lý hành chính, người hướng dẫn, điều phối viên, người điều phối và liên quan tới nhiều ngành nghề như là dạy học, chăm sóc sức khỏe, chăm nuôi trẻ con,...

1.2. Các lĩnh vực, ngành nghề mà coordinator có liên quan

Như đã biết thì coordinator có sự liên quan tới nhiều ngành nghề bởi nhiệm vụ chính là điều phối công việc được thực hiện ở hầu hết các doanh nghiệp nên nó có vai trò quan trọng và không thể thiếu đối với hoạt động của công ty.

Nếu có sự tìm hiểu cũng như muốn ứng tuyển cho chức vụ coordinator chắc hẳn bạn sẽ phải tìm hiểu những vị trí, lĩnh vực có liên quan đến vị trí này. Dưới đây là một vài vị trí coordinator mà bạn có thể tham khảo khi tìm hiểu về công việc này đó là:

- Trợ lý hành chính: công việc này thường xuất hiện trong các doanh nghiệp, bộ phận hành chính của công ty hoặc đôi khi là một nhân viên cấp cao hơn một chút trong bộ phận hành chính;

- Người hướng dẫn: vị trí này thường xuất hiện trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm quan trọng trong vai trò là người liên lạc giữa các bộ phận, các bên liên quan và các nguồn thông tin, đòi hỏi nhiều năng lực phi hành chính;

- Một trợ lý huấn luyện viên trong bóng đá Mỹ hoặc Canada; xem điều phối viên tấn công và điều phối viên phòng thủ;

- Điều phối viên nuôi dạy con cái: thường những người chỉ đạo việc nuôi dạy trẻ với chức vụ và quyền hạn khá cao.

1.3. Phân loại các vị trí coordinator hiện nay

Không chỉ liên quan tới nhiều ngành nghề cũng như cấp bậc khác nhau thì người ta còn phân loại ra coordinator làm nhiều vị trí khác nhau. Mỗi vị trí coordinator có sự khác nhau về bản chất, nội dung công việc cũng như bộ phận làm việc. Nếu có ý định xin vào các vị trí coordinator thì bạn nên tìm hiểu về bộ phận, công việc cụ thể cũng như nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện.

Trước hết bạn nên dựa vào định nghĩa để phân loại các vị trí coordinator thông dụng hiện nay như là:

- Sales coordinator: theo dịch nghĩa thì Sales coordinator có nghĩa là điều phối viên bán hàng, đây là nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh cũng như tại nhiều doanh nghiệp sẽ thuộc bộ phận Sales & Marketing, nhằm tìm kiếm, phân luồng khách hàng cũng như điều phối hoạt động mua bán, quản lý khách hàng cũng như thực hiện quảng cáo cáo chương trình;

- Event coordinator: theo dịch nghĩa thì Event coordinator có nghĩa là điều phối viên sự kiện, đây là vị trí thường xuất hiện trong các sự kiện lớn, cần người điều phối tất cả các hoạt động của sự kiện để sự kiện thành công tốt đẹp và hiệu quả công việc được nâng cao, phối hợp với nhau được nhịp nhàng;

- F&B Coordinator hay viết đầy đủ là Food and Beverage Department Coordinator có nghĩa điều phối viên bộ phận ẩm thực và đồ uống, thường thuật ngữ F&B Coordinator sẽ chỉ các vị trí là thư ký, trợ lý cho giám đốc bộ phận ẩm thực và thường mang nhiệm vụ đó là giúp đỡ, phân công công việc cũng như giúp việc cho giám đốc bộ phận ẩm thực trong nhà hàng, khách sạn.

Với sự đa dạng về vị trí làm việc cũng như nhiều ngành nghề liên quan, coordinator là vị trí, khái niệm để nhiều người tìm kiếm về các thông tin tuyển dụng và cơ hội việc làm. Nếu bạn đang có ý định ứng tuyển cho một trong số các công việc, vị trí coordinator kể trên thì bạn nên tìm hiểu công việc trực tiếp của mỗi vị trí để lựa chọn vị trí thích hợp nhất với bản thân.

Tham khảo: Việc làm điều phối giao nhận

2. Tìm hiểu bản mô tả công việc của các vị trí coordinator hiện nay

Dựa vào định nghĩa về từng vị trí coordinator thì chắc hẳn bạn đọc đã phần nào hình dung được công việc cũng như nhiệm vụ chính cần thực hiện của người giữ vị trí coordinator. Tuy nhiên nếu đã định hướng giữ vị trí coordinator trong nhà hàng, khách sạn hay doanh nghiệp thì bạn nên nắm được chi tiết bản mô tả công việc cơ bản của từng vị trí.

Dưới đây là bản mô tả công việc mẫu cơ bản dành cho từng vị trí coordinator cụ thể mà bạn có thể tham khảo như là:

2.1. Bản mô tả công việc của vị trí Sales coordinator

Vị trí Sales coordinator hiện nay không chỉ xuất hiện trong các doanh nghiệp, công ty mà gần như hầu hết các hoạt động dịch vụ đều xuất hiện vị trí này như một phần không thể thiếu. Như đã giới thiệu thì đây là vị trí công việc thường xuất hiện thuộc bộ phận Sales & Marketing, nhằm tìm kiếm, phân luồng khách hàng cũng như điều phối hoạt động mua bán, quản lý khách hàng cũng như thực hiện quảng cáo cáo chương trình.

Công việc cụ thể của Sales coordinator đó là:

- Điều phối viên bán hàng sẽ là người thực hiện công việc tìm hiểu nhu cầu thị trường, đây cũng là người sẽ trực tiếp và chủ động thực hiện việc tiếp cận với các khách hàng, đánh giá nhu cầu của khách hàng xem có tiềm năng hay không tiềm năng và từ đó thiết lập và phát triển các mối quan hệ để giới thiệu các sản phẩm;

- Sales coordinator trong quá trình làm việc còn phải thực hiện việc giải đáp các thắc mắc cũng như các khiếu nại của khách hàng về dịch vụ, sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.

- Nhân viên điều phối viên bán hàng sẽ thực hiện việc chuẩn bị các tài liệu theo yêu cầu của các cấp theo sự chỉ đạo cũng như theo nhu cầu thiết thực của đội ngũ nhân viên trực tiếp bán hàng khách sạn;

- Sales coordinator trong quá trình làm việc có nhiệm vụ trả lời điện thoại, email, fax cũng như trực liên lạc thường xuyên trong quá trình làm việc với bộ phận liên quan như bán hàng hay marketing.

- Ngoài ra đồng thời Sales coordinator trong quá trình làm việc dựa vào công việc cụ thể, tình hình làm việc thực tế để sắp xếp lịch, phân bố lượng công việc phù hợp và tiến hành quản lý, sắp xếp các cuộc hẹn theo lịch làm việc cụ thể.

2.2. Bản mô tả công việc của vị trí Event coordinator

Hiện nay nhu cầu tổ chức sự kiện khá cao nên cơ hội việc làm cho vị trí Event Coordinator khá hấp dẫn. Để nắm được công việc cụ thể của vị trí Event Coordinator bạn có thể tham khảo bản mô tả công việc cho vị trí này sau đây:

- Điều phối viên sự kiện cần lên ý tưởng cũng như tự tay thiết kế cũng như lập kế hoạch cho các sự kiện, hoạt động của nhà hàng, khách sạn, thông thường các hoạt động cần đến điều phối viên sự kiện thường là những hoạt động có đông người tham gia như tổ chức cho toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty, các chương trình ca nhạc, biểu diễn hay hội chợ,...;

- Sản xuất và phân phối các tài liệu marketing như tờ rơi, thư mời, thông báo quảng cáo cũng như sắp xếp phương tiện vận chuyển;

- Trong quá trình thực hiện công việc, điều phối viên sự kiện sẽ trực tiếp lên kế hoạch, phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận để set up sự kiện cũng như đảm bảo kế hoạch của  sự kiện diễn ra thành công;

Nhu cầu tổ chức sự kiện với quy mô càng được nâng cao, điều này giúp cho cơ hội việc làm của vị trí Event Coordinator khá hấp dẫn, đây là vị trí, lựa chọn không tồi nếu bạn quan tâm ứng tuyển cho các vị trí liên quan đến Coordinator.

Tìm hiểu thêm: Việc làm nhân viên điều phối vận tải

2.3. Bản mô tả công việc của vị trí Food and Beverage Department Coordinator (F&B Coordinator)

Đây là vị trí thường thấy trong các nhà hàng khách sạn với vai trò hỗ trợ, làm trợ lý cho giám đốc bộ phận ẩm thực, công việc của F&B Coordinator hay Food and Beverage Department Coordinator được mô tả chi tiết công việc qua bản đánh giá, bô tả công việc sau:

- Giúp đỡ, hỗ trợ giám đốc bộ phận ẩm thực trong các hoạt động hành chính như thông báo, truyền đạt thông tin cũng như bàn giao, phân công nhiệm vụ thực hiện cho các bộ phận liên quan thuộc quyền quản lý;

- Thay mặt giám đốc bộ phận ẩm thực xử lý các văn bản, giấy tờ hành chính cũng như xử lý các voucher, để xuất kế hoạch đào tạo nội bộ trong bộ phận quản lý của giám đốc bộ phận ẩm thực;

- Thực hiện các công việc mà giám đốc bộ phận ẩm thực phân công cũng như làm báo cáo, thống kê cũng như đề xuất các biện pháp giải quyết các công việc còn tồn đọng.

Bài viết đã cung cấp các thông tin đầy đủ liên quan đến bản chất khái niệm coordinator là gì cũng như phân loại và bản mô tả công việc cũng như cơ hội việc làm của vị trí coordinator. Cơ hội việc làm coordinator hiện nay nhận được khá nhiều sự quan tâm và khá hấp dẫn, nhất là đối với các bạn trẻ năng động. Với những thông tin mà bài viết cung cấp, mong rằng bạn đọc sẽ lựa chọn cho mình được một vị trí coordinator phù hợp với bản thân. Thân ái!