Công việc admin văn phòng là gì? Tìm hiểu về vị trí admin văn phóng

1. Công việc Admin văn phòng là gì? 

Admin văn phòng - Quản trị viên là người chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ các hoạt động hành chính của doanh nghiệp, luôn đảm bảo các công việc được vận hành một cách trơn tru và hiệu quả nhất

Công việc cụ thể mà admin văn phòng phải làm là:

• Sắp xếp các cuộc họp và lên lịch thực hiện những sự kiện quan trọng của công ty.
• Lên kế hoạch đặt mua văn phòng phẩm và vật tư cho các phòng ban.
• Quản lý cơ sở dữ liệu nội bộ của công ty.
• Thực hiện các báo cáo chi tiêu hàng tháng và gửi đến người quản lý.
• Lưu trữ và bảo quản hồ sơ cá nhân của từng nhân viên thông qua văn bản và dữ liệu trên máy tính.
• Tiếp nhận và phân loại thư từ được gửi đến công ty.
• Quản lý và sắp xếp các hồ sơ về khách hàng và đối tác của doanh nghiệp.
• Lưu trữ và in tài liệu công ty khi có sự kiện hay các cuộc họp quan trọng.
• Tiếp nhận và chuyển hướng các cuộc gọi đến công ty.
• Tổ chức các hoạt động du lịch, team building.
• Luôn cập nhật đầy đủ các chính sách và đảm bảo mọi nhân viên luôn tuân thủ nội quy công ty.

2. Vai trò một admin 

Một quản trị viên là người đảm bảo rằng một tổ chức hoạt động một cách hiệu quả. Nhiệm vụ cụ thể của họ phụ thuộc vào loại hình công ty, tổ chức hoặc đơn vị nơi họ làm việc. Trên hết, nhà quản trị cần có tính tổ chức cao và có kỹ năng giao tiếp tốt.

Tất cả các quản trị viên đều chịu trách nhiệm quản trị. Quản trị là các hoạt động liên quan đến việc tổ chức và quản lý công việc của một doanh nghiệp. Hành chính cũng tồn tại trong chính phủ, tổ chức từ thiện và nhiều loại tổ chức khác.

Vai trò của nhà quản trị là không thể thiếu đối với tổ chức mà họ làm việc. Các chức năng của họ thường bao gồm một loạt các nhiệm vụ, bao gồm cả việc lập hồ sơ và quản lý.

3. Chức năng công việc admin văn phòng cần đảm nhiệm

3.1. Chức năng nhân viên

Hầu hết các chức năng nhân viên của adimin văn phòng xoay quanh việc ra quyết định của lãnh đạo. Những biểu hiện chủ yếu như sau: 

Thứ nhất, trong quá trình ra quyết định, admin văn phòng đóng vai trò là người kết nối giúp người lãnh đạo nắm bắt đầy đủ tình hình cơ sở và xác định phương hướng, trọng tâm, phạm vi, mức độ công việc của mình. 

Thứ hai, trong quá trình ra quyết định và thực hiện, học sẽ đóng vai trò cố vấn giúp lãnh đạo nắm được tiến độ công việc kịp thời, đánh giá tình hình và tăng cường kiểm soát.

Thứ ba, sau khi quá trình thực hiện quyết định kết thúc, nó sẽ đóng vai trò cố vấn giúp lãnh đạo tổng kết kinh nghiệm một cách chính xác và thực hiện các hoạt động ra quyết định mới.

Đọc thêm : Nhân viên văn phòng là gì? Kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

3.2. Chức năng đảm nhận

Các chức năng đảm nhận của admin văn phòng xuất phát từ ba khía cạnh. 

Chủ yếu đề cập đến những vấn đề do bộ phận lãnh đạo cấp trên giao như nghiên cứu công việc, phản hồi thông tin, tóm tắt công việc,… cần thực hiện nghiêm túc và hoàn thành đúng tiến độ. 

Đối với việc ra quyết định của cấp trên, adimin văn phòng phải đưa thông tin đến nhân viên thực hiện, không nhân nhượng, người có trách nhiệm lãnh đạo, tổ chức, chỉ huy, quản lý là người chịu trách nhiệm đầu tiên. 

3.3. Chức năng quản lý

Chức năng quản lý chủ yếu hướng đến nội bộ văn phòng tập trung ở 3 khía cạnh:  Một là quản lý tài liệu. Nếu công ty không có quá nhiều tài liệu trên trang web, nhưng việc soạn thảo, hiệu đính, in ấn, nhận và gửi đăng ký, nộp hồ sơ, nộp hồ sơ và các liên kết khác cần thiết cho việc xử lý và lưu trữ công văn là không thể thiếu. Admin văn phòng có trách nhiệm thống nhất công tác giấy tờ, thống nhất tổ chức, sắp xếp, giám sát, kiểm tra, quản lý chất lượng, không để xảy ra tình trạng sao chép, hình thức. 

Thứ hai là quản lý giao dịch. Văn phòng là phòng nội vụ, admin văn phòng là người phụ trách tổ chức này, cần phải xử lý mọi việc cẩn thận. Như sắp xếp cuộc họp, xe của lãnh đạo, lễ tân, trang thiết bị văn phòng và các vấn đề liên quan cho các nhân viên trong ga. Biến văn phòng thành một trung tâm làm việc thực sự bên trong nhà ga.

3.4. Chức năng điều phối

Admin văn phòng thực hiện chức năng điều phối, chủ yếu là làm tốt công tác phối hợp dọc, phối hợp ngang và phối hợp nội bộ. Cái gọi là phối hợp dọc là chỉ công tác phối hợp chú trọng mối quan hệ hài hòa giữa cấp trên và cấp trên trong lời ăn tiếng nói, quyết định của cấp trên, cấp dưới tình huống, hợp tác chặt chẽ, phối hợp ăn ý. Cái gọi là sự phối hợp theo chiều ngang đề cập đến sự phối hợp nhịp nhàng của nhiều bộ phận khác nhau như bán vé, giám sát, tài chính.

4. Một admin văn phòng cần có những phẩm chất gì? 

Người báo động nói chuyện bao gồm bốn mặt: phẩm chất chính trị, phẩm chất đạo đức, phẩm chất tâm lý, phẩm chất tri thức.

4.1. Phẩm chất chính trị 

Đây là phẩm chất cơ bản của một admin văn phòng. Nó tuyệt đối tin cậy về mặt chính trị, có lý tưởng và niềm tin cộng sản vững chắc, có thể chịu được ba thử thách về quản trị, cải cách và mở cửa. 

4.2. Phẩm chất đạo đức 

Đây là một trong những phẩm chất cơ bản nhất, quan trọng nhất bên cạnh phẩm chất chính trị. Cần phải ngay thẳng, trung thực và trung thực; tuân theo tổ chức và tính đến tình hình chung; quan tâm đến người khác và giúp đỡ người khác vì niềm vui; công bằng và ngay thẳng, khiêm tốn và thận trọng; nghiêm minh với pháp luật, trung thực và công lý.

4.3. Phẩm chất tâm lý 

Phẩm chất tâm lý chủ yếu bao gồm tình cảm ổn định, tính tình tốt, ham thích rộng và ý chí kiên cường. Yêu cầu là: háo hức nhưng không cáu gắt và vô hình, vui vẻ nhưng không kiêu ngạo; dễ nhưng không nghe lời mù quáng, tự tin nhưng không cứng đầu, khoan dung nhưng không xu nịnh, thẳng thắn nhưng không thô lỗ, chu đáo nhưng không nghi ngờ, thận trọng nhưng không bóng bẩy. 

Đồng thời, cần phải bắt đầu từ công việc, không nên lựa chọn theo sở thích cá nhân, trau dồi sở thích rộng rãi, nuôi dưỡng sở thích đa dạng để đáp ứng nhu cầu của công việc. Ngoài ra, bạn không chỉ phải hoạt bát, sôi nổi mà còn phải kiên trì để khởi đầu và kết thúc tốt đẹp; không chỉ giữ một cái đầu tỉnh táo khi đang đạt được kết quả, mà còn phải gánh chịu nỗi nhục cho tình hình chung.

Xem thêm: Những tiêu chí đánh giá nhân viên văn phòng mới nhất hiện nay

4.4. Chất lượng tri thức 

Một là nền tảng lý thuyết sâu sắc. Thứ hai là kiến thức chuyên môn. Không những phải có kiến thức cơ bản về công tác nhân sự văn phòng mà còn phải nắm chắc kiến thức chuyên môn khác liên quan. Thứ ba là kiến thức cơ bản rộng, chẳng hạn như kiến thức lịch sử, kiến thức khoa học tự nhiên và các kiến thức bổ trợ khác, và phấn đấu để bản thân trở thành một người hiểu biết.