1. Bạn hiểu, chuyên viên tổ chức sự kiện là gì?
Nói theo một cách khái quát thì chuyên viên tổ chức sự kiện là những người giữ nhiệm vụ quản lý hậu cần tại các sự kiện. Có thể kể tên một số công việc chính của chuyên viên tổ chức sự kiện là: tổ chức sự kiện, chuẩn bị máy móc, thiết bị tại hậu trường, rà soát kịch bản,…
Công việc này bao gồm rất nhiều các nhiệm vụ khác nhau và đòi hỏi phải có sự tương tác giữa người với người. Do vậy, chuyên viên tổ chức sự kiện luôn có sự năng động, nhiệt huyết và có khả năng giao tiếp tốt. Rất nhiều bạn trẻ thích chọn công việc này vì được làm việc trong một không gian thoải mái, gặp gỡ với nhiều người và thậm chí có di chuyển đến nhiều nơi liên tục. Thích hợp cho các bạn sợ các công việc văn phòng nhàm chán.
Đọc thêm: Các kỹ năng tổ chức sự kiện giúp bạn thành công - không thể bỏ qua
2. Mô tả công việc của chuyên viên tổ chức sự kiện
Chuyên viên tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm rất nhiều đầu việc và làm dưới sự hướng dẫn của người quản lý từ lúc nhận ý tưởng cho đến các bước tiến hành để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ. Công việc của một chuyên viên tổ chức sự kiện cụ thể bao gồm:
- Tiếp nhận các thông tin, yêu cầu của khách hàng hoặc các phòng ban trong công ty để bắt đầu lên kế hoặc tổ chức sự kiện.
Đây là quá trình đầu tiên khi bắt đầu công việc của một chuyên viên tổ chức sự kiện. Việc lên kế hoạch cho tổ chức sự kiện sẽ diễn ra trong một khoảng thời gian khá lâu về giữa các bên liên quan cần phải trao đổi, bàn bạc và đưa ra những phương án hợp lý nhất. Trong đó, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ là người đưa ra những đề xuất, ý tưởng hay và độc đáo đối với khách hàng của mình cho đến khi nào khách hàng cảm thấy ưng ý.
- Lên kế hoạch tổ chức sự kiện và báo cáo chi phí ngân sách với ban tổ chức
Để có thể ước tính chi phí cho tổ chức sự kiện thì bạn phải xác định được quy mô tổ chức lớn hay nhỏ. Từ đó đề xuất ra các quy trình tiến hành chuẩn bị cho các sự kiện. Các quy trình tiến hành đó bao gồm: thuê địa điểm tổ chức, liên hệ với các nhà cung cấp thiết bị, vật tư, đồ trang trí, thực phẩm,…để có thể chuẩn bị đầy đủ cho sự kiện.
- Chuẩn bị cho sự kiện tổ chức
Quá trình này sẽ bao gồm rất nhiều công đoạn chuẩn bị vừa đòi hỏi chuyên viên tổ chức sự kiện phải có độ bền, sức khỏe tốt, sự khéo léo và linh hoạt trong công việc. Khi những vật dụng, thiết bị, thực phẩm,…để chuẩn vị cho sự kiện được vận chuyển đến thì những chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ có nhiệm vụ di chuyển những đồ đạc đó vào bên trong để trang trí và bày biện.
Chuyên viên tổ chức sự kiện không phải ra mời chào khách cũng như phục vụ đồ ăn thức uống mà là làm công việc trong bạn tổ chức. Nhiệm vụ của họ là phải điều phối và đảm bảo các hoạt động từ gọi điện cho khách mời cho đến bố trí chỗ ngồi đầy đủ cho khách và thực hiện khâu trang trí theo đúng kế hoạch ban đầu.
- Đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch
Một sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ luôn phải có sự đồng hành của các chuyên viên tổ chức sự kiện trong quá trình thực hiện. Trong buổi sự kiện diễn ra họ luôn phải đảm bảo dịch vụ chăm sóc khách hàng ấn tượng, tuyệt với, hội trường sự kiện được sạch sẽ, chuẩn bị và thiết lập các thiết bị chiếu sáng âm thanh, hỗ trợ phục vụ thức ăn, đồ uống, quà tặng cho khách mời,… Có thể thấy chuyên viên tổ chức sự kiện có mặt ở tất cả các bộ phận để điều phối quá trình thực hiện đi đúng hướng với kế hoạch ban đầu.
Đọc thêm: Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện - đâu là giải pháp tối ưu
3. Yêu cầu đối với một chuyên viên tổ chức sự kiện
So sánh với những vị trí công việc khác như kế toán, biên tập,… thì chuyên viên tổ chức sự kiện có yêu cầu tuyển dụng đầu vào đơn giản hơn rất nhiều. Công việc này đòi hỏi kỹ năng là chính nên nếu bạn có trình độ trung cấp trở lên, khả năng bao quát mọi việc tốt thì có thể tham gia ứng tuyển vào vị trí chuyên viên tổ chức sự kiện.
Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể thực hiện tốt các yêu cầu đối với công việc của chuyên viên tổ chức sự kiện. Bởi phải là người có kỹ năng giao tiếp tốt, năng động và sự nhiệt huyết thì mới có thể chịu áp lực từ công việc này. Mình sẽ nêu ra một số những yêu cầu chính mà bạn cần phải nằm lòng:
- Am hiểu và có kỹ năng trong việc tổ chức sự kiện.
- Có khả năng phối hợp và làm việc nhóm cao bởi vì có rất nhiều những công việc cần giải quyết trước sự kiện nên bạn phải kết hợp với đồng nghiệp một để mang lại hiểu quả công việc tốt nhất
- Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói, văn bản và thể hiện thái độ thân thiện, khéo lời với tất cả mọi người xung quanh. Không những phải giỏi giao tiếp bên ngoài mà trong các văn bản dẫn trong sự kiện đều phải được qua sự kiểm duyệt của chuyên viên tổ chức sự kiện để điều chỉnh cho đúng câu từ cũng như thời gian phát biểu
- Biết chăm sóc khách hàng và có khả năng giải quyết các vấn đề tốt, duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên.
- Sự nhiệt tình, chăm chỉ và chú ý đến từng chi tiết. Thông thường các sự kiện thường diễn ra và thậm chí còn di chuyển khắp các tỉnh thành, Do vậy, cần nhưng người thực sự đam mê với công việc chuyên viên tổ chức sự kiện mới có thể theo đuổi ngành này lau dài.
Đọc thêm: Chủ đề sự kiện là gì ? Bí quyết tạo chủ đề cho sự kiện thu hút
4. Quyền lợi của một chuyên viên tổ chức sự kiện
Đối với công việc chuyên viên tổ chức sự kiện bạn sẽ được là trong một môi trường năng động sáng tạo và là cơ hội tốt để bạn thể hiện cũng như phát huy các năng lực của bản thân. Vì yêu cầu đầu vào không quá cao nên các chuyên viên tổ chức sự kiện khi mới vào làm sẽ được đào tạo qua một lớp nghiệp vụ cơ bản và đây chính là cơ hội để bạn có thể phát triển kỹ năng mềm cũng những tạo thêm các mối quan hệ.
Khi được tiếp xúc với nhiều người trong cuộc sống bạn sẽ có tầm nhìn mở rộng hơn giúp cho con đường phát triển và thăng tiến sự nghiệp sau này. Theo như khảo sát của vieclam88.vn thì mức thu nhập cho vị trí chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ giao động trong khoảng từ 7 – 10 triệu/tháng. Đây cũng gọi là mức lương khác so với các nghề khác, đồng thời bạn có thể phát triển bản thân một cách hoàn thiện hơn.
Ngoài mức lương tốt ra thì với những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ đưa ra những mức đại ngộ tốt bằng các tiền thưởng, phụ cấp làm thêm giờ, đi du lịch hàng năm hay đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội theo quy định của nhà nước.
Đặc biệt các bạn sinh viên muốn tích lũy thêm các kinh nghiệm làm việc cho mình thì có thể đăng ký part – time tại các công ty tổ chức sự kiện. Đây sẽ là công việc mang lại điểm nhấn cho chiếc CV xin việc của bạn đó.
Hy vọng, những thông tin xoay quanh công việc chuyên viên tổ chức sự là gì giúp bạn có thêm định hướng về công việc sau này. Chúc các bạn có thể sớm tìm thấy đam mê công việc của chính mình và hãy cỗ gắng nỗ lực theo đuổi nó để đạt tới thành công nhé!
Tham gia bình luận ngay!