1. Những câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự phổ biến nhất và gợi ý trả lời
1.1. Câu hỏi 1: Theo bạn, hành chính nhân sự có những mảng nào? Mảng nào quan trọng nhất?
Gợi ý trả lời:
Đây là câu hỏi kiến thức cơ bản về lĩnh vực bạn đang ứng tuyển. Nhà tuyển dụng chỉ muốn biết bạn đã tìm hiểu được những gì và hiểu biết đến đâu về hành chính, tuyển dụng và đào tạo. Bạn cần lưu ý, mảng nào cũng quan trọng nhưng nếu không có tuyển dụng thì sẽ không có nhân sự để bạn thực hiện các mảng khác.
1.2. Câu hỏi 2: Nêu quy trình tuyển dụng và bước quan trọng của quy trình đó?
Gợi ý trả lời:
Bạn đang thực hiện quy trình như nào, bạn hãy chia sẻ ngắn gọn và đầy đủ nhé. Thực tế thì hầu hết các NTD đang áp dụng quy trình: lên kế hoạch tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, liên hệ ứng viên hẹn phỏng vấn, phỏng vấn sàng lọc, kiểm duyệt, hẹn lịch thử việc, quyết định tuyển dụng. Trong các bước trên, khâu nào cũng là yếu tố không thể thiếu và tuyệt đối không được bỏ qua yếu tố nào cả.
Tìm hiểu: Quy trình tuyển dụng nhân sự chi tiết.
1.3. Câu hỏi 3: Các phương pháp tuyển dụng hiện nay là gì?
Gợi ý trả lời:
Bạn đang sử dụng phương pháp nào để tuyển dụng, tuyển dụng nội bộ hay tuyển dụng ngoài, hãy nêu các phương pháp cụ thể. Có thể là nêu tuyển dụng bằng công cụ facebook, website, thông qua các mối quan hệ bản thân,...
1.4. Câu hỏi 4: Bạn đánh giá phương pháp tuyển dụng nào là tốt nhất?
Gợi ý trả lời:
Phương pháp nào cũng có những ưu nhược điểm riêng, rất khó để khẳng định phương pháp nào tốt nhất. Cùng với ở từng doanh nghiệp, từng vị trí, từng thời điểm sẽ phù hợp với từng phương pháp khác nhau. Vậy nên hãy khéo léo đưa ra câu trả lời để ghi điểm nhé.
Chẳng hạn doanh nghiệp của bạn có nguồn chi phí cho tuyển dụng không cao, bạn có thể lựa chọn phương pháp, kênh tuyển dụng miễn phí hoặc những web chi phí thấp nhưng lượng ứng viên ổn định như vieclam88.vn…
1.5. Câu hỏi 5: Kể tên 1 số trang web tuyển dụng mà bạn đang sử dụng và đánh giá về nó?
Gợi ý trả lời:
Hiện nay đang có khá nhiều trang web tuyển dụng để các chuyên viên có thể lựa chọn như: vieclam88.vn, ... Hãy nêu thêm những hiểu biết của bạn về các web đó, hãy tìm hiểu kỹ trước khi bạn tham gia phỏng vấn.
Ví dụ: “Tôi thường đăng tin tuyển dụng lên một số web để trải nghiệm, trong đó thấy khá ấn tượng với web vieclam88.vn. Tại web tôi được trải nghiệm những dịch vụ miễn phí trong 1 tháng đầu để xem xét về chất lượng web, lượng ứng viên khá nhiều và ổn định, chuyên viên hỗ trợ khách nhiệt tình.
1.6. Câu hỏi 6: Cách căn chỉnh 1 văn bản chuẩn?
Gợi ý trả lời:
Các thông số căn chỉnh như thế nào? Căn lề, căn đầu trang, cuối trang là những kiến thức cơ bản mà bạn cần hiểu rõ để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự.
Ví dụ: căn lề trái 3-3,5 cm, lề phải 2,5cm, lề trên, lề dưới 2-2,5cm.
1.7. Câu hỏi 7: Dùng phương pháp nào để quản lí nhân viên
Gợi ý trả lời:
Bạn đang quản lí nhân viên theo cách nào, bằng phần mềm hay thủ công. Hiện tại có khá nhiều công cụ hỗ trợ cho bạn để có thể quản lí được nhân viên. Nhưng bạn cũng cần lưu ý về việc ngân sách, quy mô nhân viên công ty để lựa chọn công cụ phù hợp.
1.8. Câu hỏi 8: Bạn đang sử dụng phần mềm nào để tính lương?
Gợi ý trả lời:
Việc tính lương là công việc không thể thiếu của một nhân sự. Bạn đã từng tính lương và bạn đang sử dụng phần mềm nào? Hãy kể tên về phần mềm bạn đang sử dụng và nó đang hỗ trợ cho bạn ra sao. Nếu công ty trước đây của bạn quy mô nhỏ và chưa sử dụng phần mềm nào thì hãy chia sẻ rằng, tuy chưa sử dụng nhưng bạn đã từng tiếp xúc và tìm hiểu về 1 số phần mềm. Sau đó, bạn sẽ nêu lên hiểu biết của mình.
1.9. Câu hỏi 9: Công ty cũ của bạn đóng bảo hiểm cho nhân viên như thế nào?
Gợi ý trả lời:
Mục đích câu hỏi này đang kiểm tra kiến thức về bảo hiểm của bạn, tự tin và trả lời rành mạch.
1.10. Câu hỏi 10: Một nhân viên nghỉ thai sản, họ sẽ được hưởng bảo hiểm ra sao?
Gợi ý trả lời:
Mỗi năm, hầu hết các doanh nghiệp đều phải xử lý việc nghỉ thai sản cho nhân viên, vấn đề về bảo hiểm thai sản không chỉ đơn giản với phụ nữ mà còn có tới người chồng.
Đọc thêm: Chế độ thai sản - quyền lợi cần biết với người lao động
2. Câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính nhân sự
2.1. Là một trợ lý hành chính, làm thế nào để bạn hình dung đóng góp cho nhóm của chúng tôi?
Trợ lý hành chính có vai trò rất lớn với nhân sự doanh nghiệp và sự phát triển của doanh nghiệp. Để nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có thể tạo ra ảnh hưởng lớn, bạn hãy chia sẻ những cách mà mình mong muốn đóng góp hoặc hỗ trợ cho thành công của họ.
Ví dụ câu trả lời: “Bằng cách giữ cho nhóm được tổ chức và đúng tiến độ, tôi tin rằng tôi có thể giúp mọi người đạt được mục tiêu và các mục tiêu này có hiệu quả hơn. Ngoài ra, bằng cách loại bỏ công việc hành chính, họ có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn và tăng năng suất trong công việc.”
2.2. Dự án tốt nhất mà bạn đã tham gia với tư cách trợ lý hành chính là gì? Tại sao bạn thích nó?
Đây là một câu hỏi nói về công việc bạn đã hoàn thành trong quá khứ với tư cách là trợ lý hành chính, nhưng cũng xem bạn thích loại công việc nào. Người phỏng vấn sẽ thường yêu cầu bạn chia sẻ các ví dụ cụ thể về lịch sử công việc của bạn. Nếu câu hỏi này hoặc một câu hỏi tương tự xuất hiện, hãy đưa họ qua một dự án bạn đã làm, tại sao nó quan trọng và tại sao bạn thích nó.
Ví dụ câu trả lời: “Đội ngũ tiếp thị của chúng tôi cần trợ giúp thực hiện kế hoạch truyền thông xã hội để thu hút và thu hút khách hàng. Tôi rất thích giúp đỡ lên lịch và viết các tin nhắn bởi nó sẽ đưa tôi đến một lĩnh vực kinh doanh mới là tiếp thị. Nó cũng cho phép tôi tập trung vào các chi tiết và kỹ năng giao tiếp, điều đó đã gây ấn tượng với các đồng đội của tôi”.
Gợi ý: Tìm việc làm trợ lý nhân sự ngay.
2.3. Bạn cảm thấy vai trò trợ lý hành chính đã thay đổi hoặc sẽ thay đổi như thế nào trong tương lai?
Cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn có thể thấy bức tranh lớn hơn và dự đoán những thay đổi. Sau đó, cho họ thấy rằng bạn có thể và đã thích nghi với sự thay đổi đó thông qua bộ kỹ năng hoặc lịch sử công việc của bạn.
Ví dụ câu trả lời: “Trong khi một số người nghĩ rằng trợ lý hành chính sẽ được thay thế bằng công nghệ, tôi thực sự sẽ lập luận rằng họ sẽ được tăng cường bởi công nghệ. Công nghệ tự nó không thể hoàn thành mọi thứ, những người đứng sau nó là những gì làm cho nó hiệu quả. Nếu trợ lý hành chính có thể thích ứng với những tiến bộ công nghệ mới, nó sẽ chỉ giúp họ hỗ trợ tốt hơn cho đồng đội và giám đốc điều hành. Đó là lý do tại sao tôi tập trung phát triển các kỹ năng Microsoft Outlook và Excel của mình ở các vị trí trong quá khứ”.
2.4. Theo bạn, những kỹ năng quan trọng nhất mà một trợ lý hành chính giỏi nên có là gì?
Câu hỏi này là một cơ hội tuyệt vời để nói lên điểm mạnh của bạn đã được liệt kê trong bản mô tả công việc. Đề cập đến tất cả các kỹ năng trợ lý hành chính mà bạn sở hữu và được đưa vào danh sách công việc để cho nhà tuyển dụng biết rằng, bạn có những gì cần thiết để trở thành một trợ lý thành công.
Ví dụ câu trả lời: “Trước hết, tôi tin rằng một trợ lý hành chính giỏi cần được tổ chức ủng hộ nếu muốn giúp điều phối nhóm. Ngoài ra, họ cũng cần có kỹ năng quản lý thời gian tuyệt vời để giúp lên lịch các cuộc họp và tiếp tục nhiệm vụ. Ở vai trò cá nhân, tôi cảm thấy các kỹ năng máy tính và giao tiếp là các trợ thủ đặc lực cho những nhiệm vụ đó. Bởi vì khi có những kỹ năng này, tôi cảm thấy mình sẽ làm một trợ lý thành công ở đây".
2.5. Bạn đã bao giờ phải tung hứng nhiều giám sát viên như một trợ lý hành chính chưa? Nếu đã có thì bạn giải quyết như thế nào?
Trợ lý hành chính không phải lúc nào cũng chỉ có một ông chủ hoặc người giám sát. Thông thường, trợ lý hành chính sẽ có sự hỗ trợ của nhiều giám đốc điều hành hoặc trưởng nhóm. Điều quan trọng là các trợ lý hành chính có thể xử lý sự chỉ đạo từ nhiều bên mà không làm giảm năng suất.
Ví dụ câu trả lời: “Vâng, tôi có. Tôi là trợ lý điều hành cho ba thành viên của nhóm điều hành của chúng tôi. Để theo kịp các nhiệm vụ được giao và cung cấp cho mỗi bộ phận hỗ trợ điều hành, tôi dành phần của ngày làm việc của mình cho mỗi người. Điều này đảm bảo rằng mỗi giám đốc điều hành cảm thấy được chăm sóc hàng ngày. Tuy nhiên, nếu một nhiệm vụ ưu tiên đã được đưa ra, tôi sẽ giải quyết kịp thời để thời hạn”
3. Top câu hỏi phỏng vấn chung dành cho nhân viên hành chính nhân sự
Với bất kể vị trí bạn đang ứng tuyển, có một số câu hỏi phỏng vấn chung mà nhà tuyển dụng thích hỏi. Tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số câu hỏi phỏng vấn xin việc phổ biến và ví dụ gợi ý trả lời như sau:
3.1. Trình bày đôi nét về bản thân bạn?
Câu hỏi này đứng đầu danh sách vì nó thường là câu hỏi đầu tiên được hỏi bởi người phỏng vấn. Khi chia sẻ câu chuyện của bạn, hãy giới thiệu những thành tựu, điểm mạnh và kinh nghiệm làm việc trong quá khứ của bạn đồng thời liên quan đến câu chuyện của bạn trong các yêu cầu có trong bản mô tả công việc. Nhà tuyển dụng cũng muốn có được một cảm giác về tính cách của bạn.
Ví dụ câu trả lời: “Tôi đến từ một thị trấn nhỏ ở huyện Thường Tín, và đã học Đại học Văn hóa chuyên ngành quản trị văn phòng. Sau khi nhận được bằng liên kết quản trị kinh doanh, tôi làm trợ lý hành chính tại một công ty luật tư nhân. Trong khi ở đó, tôi thực sự mài giũa kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian của mình. Điều mà tôi cảm thấy khiến tôi trở thành một ứng cử viên tuyệt vời cho vai trò này”.
Tham khảo: Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự
3.2. Tại sao bạn có mong muốn làm việc ở đây?
Nói một cách đơn giản, nhà tuyển dụng muốn làm việc với những người muốn ở đó và có những lý do chính đáng đằng sau sự quan tâm của họ. Câu hỏi này là cơ hội để cho thấy nhà tuyển dụng thấy mình thực sự yêu thích nơi này và cho thấ, đây là ví trí mà bạn khao khát.
Ví dụ câu trả lời: “Tôi ngay lập tức quan tâm đến vị trí này vì công ty của bạn ưu tiên cộng đồng địa phương. Tôi chưa có điều đó ở nơi làm việc cũ và tôi nghĩ sẽ thật sự bổ ích khi làm việc cho một doanh nghiệp hào phóng như vậy. Vai trò này cũng là một điểm mạnh của tôi với tư cách là một chuyên gia cực kỳ có tổ chức và hữu ích. Tôi nghĩ rằng tôi thực sự có thể làm cho một sự khác biệt ở đây”.
3.3. Lý do khiến bạn rời bỏ công việc cuối cùng là gì?
Đây có thể là một câu hỏi khó trả lời bởi vì có thể có một số lý do khiến bạn rời bỏ công việc cuối cùng và một trong số đó có thể mang lại ấn tượng không tốt về nhà tuyển dụng trước đây của bạn. Cách tiếp cận tốt nhất cho câu hỏi này là trung thực và không được nói những lời tiêu cực với người sếp cũ của bạn.
Ví dụ câu trả lời: “Tôi đang tìm kiếm một vai trò khó khăn hơn một chút vì nó sẽ cho phép tôi học hỏi những điều mới và tiến bộ trong sự nghiệp. Tôi nghĩ vai trò này sẽ cung cấp sự tăng trưởng mà tôi đang tìm kiếm".
3.4. Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn mắc lỗi và cách bạn xoay sở lỗi đó?
Câu hỏi này có thể khó vì nó là một câu hỏi phỏng vấn hành vi và nó khiến bạn tập trung vào một thời điểm bạn thất bại. Để trả lời câu hỏi này thành công, hãy chỉ ra cách bạn nhận ra và sửa lỗi.
Ví dụ câu trả lời: “Tôi đã từng bỏ lỡ một người tham dự theo yêu cầu họp. May mắn thay, tôi đã thiết lập lời nhắc vào cuối mỗi ngày để kiểm tra lại công việc của tôi và bắt lỗi trong ngày nó xảy ra. Sau khi bắt lỗi, tôi đã thêm người tham dự vào lời mời mà không ai nhận ra có lỗi”
Hy vọng rằng, thông qua bài viết này các bạn đã nắm rõ hệ thống những câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự. vieclam88 chúc bạn sẽ vượt qua cuộc phỏng vấn thành công và trọn vẹn nhất.
Tham gia bình luận ngay!