1. Cách viết email xin việc giúp ứng viên chinh phục nhà tuyển dụng dễ dàng
Thông thường, một email xin việc sẽ có 3 phần mà bạn cần chú ý đó là tiêu đề, nội dung và chữ ký xác nhận. Với mỗi phần này bạn sẽ thể hiện như thế nào? Bí quyết sẽ được bật mí ngay sau khi bạn đọc được những thông tin bên dưới.
1.1. Tiêu đề mail xin việc viết như thế nào?
Không giống như việc xin việc trực tiếp, nếu đã xác định viết email xin việc thì ứng viên cần nhất nhất tuân thủ theo những yêu cầu được thiết lập sẵn từ hệ thống.
Dù là vị trí ứng tuyển là gì thì bạn cũng không được phép bỏ qua tiêu đề email, đây là thành phần quan trọng quyết định đến chất lượng của một email bạn gửi đi.
Với dòng tiêu đề của email, hãy chắc chắn rằng bạn đã để tên vị trí công việc vào đó để nhà tuyển dụng dễ dàng nhận biết bạn là ứng viên cho ngành nghề nào đang được tuyển dụng.
Hãy để ý trong tin tuyển dụng bạn đọc được trước đó, thông thường nhà tuyển dụng sẽ hướng dẫn cụ thể về cách đặt tiêu đề email theo một cú pháp nhất định, tuy nhiên nếu mà tin bạn đọc không có thì cũng đừng quá lo lắng bởi vì tôi sẽ mách bạn những gợi ý sau đây:
Ứng tuyển nhân viên bán hàng - Phùng Văn A
Ứng tuyển cho vị trí nhân viên kinh doanh - Phùng Văn B
Mặc dù có nhiều doanh nghiệp không yêu cầu phải ghi rõ tiêu đề thế nhưng nếu viết thì bạn sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp trong cách làm việc, đồng thời việc thể hiện tiêu đề còn đóng góp một phần công sức không nhỏ đến công tác phân loại và chọn lọc ứng viên từ phía nhà tuyển dụng.
Chỉ cần nhìn vào tiêu đề là nhà tuyển dụng phần nào sẽ đánh giá được bạn có phải là đối tượng tiềm năng đáng để họ chú ý hơn không. Cho nên hãy thận trọng trong việc viết tiêu đề để gây cảm tình tốt bạn nhé!
Xem thêm: Lưu ý khi viết CV
1.2. Cách viết nội dung mail xin việc hoàn hảo
Viết email xin việc thực sự không hề đơn giản như bạn nghĩ, nhất là phần nội dung chính. Vậy cần đưa những thông tin nào vào đây để gây ấn tượng mạnh cho nhà tuyển dụng, chúng ta cùng theo dõi hướng dẫn bên dưới để biết chi tiết.
Hãy mở màn bằng những lời chào ấn tượng, lịch sự, ngay cả khi bạn chưa rõ người tuyển dụng mình là ai thì cũng lựa chọn những đại từ nhân xưng sao cho phù hợp.
Sử dụng từ “kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng của mình đối với nhà tuyển dụng. Các cụ nhà ta đã có câu: “Lời chào cao hơn mâm cỗ”, bạn không mất gì một câu nói nhưng đổi lại nó giúp bạn tạo được ấn tượng tốt. Kể cả khi bạn đi làm, trở thành nhân viên chính thức, khi viết email hoặc gửi tin nhắn liên quan đến công việc cho đối tác, cấp trên, hay những người lớn tuổi hơn mình thì đều phải dùng “ kính gửi”.
Tiếp theo, đối tượng gửi email cần chuẩn xác. Đối tượng gửi email mà tôi muốn nói tới ở đây chính là người sẽ đọc thư của bạn. Bạn và họ chưa từng gặp nhau vậy làm sao bạn biết rõ tên tuổi của họ đây? Rất đơn giản, bạn có thể lục lại tin tuyển dụng và xem rõ yêu cầu mà nhà tuyển dụng đưa ra, trong đó phần lớn là họ sẽ ghi rõ họ tên kèm theo địa chỉ email nhận thư của bạn. Theo đó bạn chỉ việc đề cập tới tên của họ là được.
Trong trường hợp ứng viên không biết mình phải gửi tới ai, cũng đừng quá lo lắng bởi vì bạn có thể sử dụng những đại từ nhân xưng phù hợp như là quý ông/bà, hoặc quý công ty,...
Ở phần nội dung chính, đừng sử dụng mẫu email trên mạng hoặc 1 mẫu email sơ sài nếu như không muốn thư của bạn biệt vô âm tín sau khi gửi. Những mẫu email đăng tải tràn lan trên mạng được nhiều người sử dụng, nếu bạn cũng dùng nó vậy thì nhà tuyển dụng sẽ nhận ra ngay, từ đó sẽ có đánh giá không tốt về bạn.
Hàng ngày, có hàng trăm, hàng nghìn email được gửi tới để xin ứng tuyển thì việc để nhà tuyển dụng chú ý đến bạn là không hề dễ dàng. Bởi vậy bạn hãy viết bằng cả tấm lòng chân thành, niềm khao khát được làm việc, được cống hiến cho công ty của mình. Bạn hãy cố gắng cá nhân hóa nội dung để nhà tuyển dụng có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất, đưa ra những lý do thuyết phục tại sao bạn lại là người phù hợp với công việc này. Đồng thời không nên liệt kê những nội dung đã có trong CV, viết ngắn gọn, xúc tích, không quá dài dòng để tránh làm mất thời gian của nhà tuyển dụng.
Bạn có thể tham khảo cấu trúc viết nội dung email xin việc dưới đây:
- Đầu tiên, giới thiệu ngắn gọn về bản thân. Những thông tin cụ thể như họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, nơi ở hiện tại.
- Thứ hai, nêu rõ mục đích gửi email: Trước khi viết email, ứng viên cần xác định rõ ràng mục đích gửi email là gì, đó là một vị trí công việc cụ thể mà bạn muốn ứng tuyển và nói rõ về mong muốn này của mình.
- Thứ ba, tóm tắt ngắn gọn kinh nghiệm, kỹ năng để phù hợp với công việc đang ứng tuyển. Kinh nghiệm hay kỹ năng chuyên môn rất cần thiết trong email xin việc, nếu không có nó vậy thì thư của bạn sẽ trở nên vô nghĩa.
- Thứ tư: Đính kèm các file liên quan như CV xin việc, thư xin việc hay hồ sơ xin việc của vị trí mà bạn đang ứng tuyển.
1.3. Kết thúc email cần thể hiện gì?
Ở phần cuối cùng của email xin việc, đừng quên để lại lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng dù gì thì họ cũng đã dành thời gian để đọc thư của bạn. Sau đó để lại chữ ký của mình kèm theo thông tin địa chỉ liên hệ.
Kết thúc email tuy chứa không quá nhiều thông tin nhưng nó không thể vắng mặt. Sự xuất hiện này vừa là để bạn có cái kết trọn vẹn đồng thời cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp trong con người bạn.
2. Những lưu ý khi viết mail xin việc bạn cần ghi nhớ
Ngoài hướng dẫn trên đây, khi viết email xin việc ứng viên cũng cần phải lưu ý một số cần thiết để có chất lượng tốt nhất. Những lưu ý đó là gì mời bạn tham khảo thông tin sau đây:
2.1. Hãy kiểm tra thông tin mail trước khi gửi
Trước khi gửi email cho nhà tuyển dụng thì bạn cần kiểm tra lại những thông tin mà mình đã ghi. Ví dụ như: tên hiển thị email, tiêu đề, người nhận, nội dung và tệp đính kèm để email có thể hoàn chỉnh nhất, mang lại ấn tượng tốt nhất cho nhà tuyển dụng.
Hãy đảm bảo thông tin email là chính xác và chất lượng trước khi nó được gửi đi, bởi sự chỉn chu này sẽ là yếu tố quan trọng để nhà tuyển dụng có cái nhìn ấn tượng nhất về bạn.
Vì vậy bất cứ khi nào mà bạn còn chưa tự tin, còn cảm thấy nghi ngờ với những thông tin mình đưa ra thì lúc đó hãy kiểm tra lại một lượt, thậm chí nhờ bạn bè kiểm hộ để phát hiện lỗi sai kịp thời nhé.
2.2. Phải làm sao khi mail xin việc bị từ chối?
Khi bị từ chối, bạn sẽ nhận được một thông báo từ nhà tuyển dụng gửi tới, lúc này hãy thận trọng đưa ra lời cảm ơn bởi vì đó là cơ hội cuối cùng để bạn có thể thay đổi tình thế.
Thực tế, nhiều ứng viên làm ngơ khi biết tin mình không được chấp nhận bằng hành động không phản hồi lại. Thế nhưng bạn có biết như vậy có nghĩa là bạn chẳng còn một chút cơ hội nào để nhà tuyển dụng xem xét, muốn trao thêm cơ hội vào lần tiếp theo cũng khó khăn.
Đã có rất nhiều nhà tuyển dụng mời ứng viên quay trở lại mặc dù email bị loại chỉ vì lời cảm ơn này. Việc bạn được tuyển dụng thì lời cảm ơn là điều bình thường, nhưng lời cảm ơn khi bạn bị từ chối mới là điều đặc biệt. Lời cảm ơn này, nó thể hiện một phần con người bạn, là người hiểu chuyện, biết trước biết sau, có ý thức tôn trọng người khác. Bất ngờ điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đối với nhà tuyển dụng, tạo ra ấn tượng tích cực về bạn.
“Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”, biết đâu lời cảm ơn đấy lại tạo cho bạn sự khác biệt giữa bao nghìn người khác. Hãy trân trọng từng cơ hội của bản thân mình.
Nhiều khi nhà tuyển dụng cũng muốn thử ứng viên, những ứng viên vẫn để lại lời cảm ơn dù biết mình đã bị loại thật đáng trân trọng, điều này đã khiến họ biết rằng mình đã tìm được người phù hợp
Xem thêm: Việc làm nhân sự
2.3. Nhận diện mail chuẩn
Thế nào là một email xin việc chuẩn bạn đã nắm được chưa? Cách nhận biết email chuẩn là điều hết sức quan trọng, xác định chính xác giúp bạn tìm ra lỗi sai của mình để kịp thời chỉnh sửa.
Một email chuẩn thường sẽ có tên hiển thị theo đúng yêu cầu mà nhà tuyển dụng đề ra, ví dụ: Nguyễn Văn A - Ứng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh hoặc địa chỉ gửi phải đúng và hợp lệ. Thông thường email của người gửi sẽ bao gồm những thành phần như sau: Tên + Năm sinh + @gmail.com
Vậy hãy đặt tên email của mình theo cú pháp này để thể hiện được tính chuyên nghiệp và giúp nhà tuyển dụng nhớ nhanh hơn về thông tin của bạn nhé.
Hạn chế sử dụng những email không nghiêm túc, đặt tên kiểu “trẻ trâu”, rất dễ mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Một số ứng viên thường mắc phải sai lầm đó là để tên hiển thị dưới dạng Capslock, điều này không chỉ gây ức chế, khó chịu cho nhà tuyển dụng mà nó còn thể hiện độ kém chuyên nghiệp của bạn.
Bên cạnh đó, quy tắc viết không viết hoa chữ đầu là một lỗi thường gặp mà nhiều người hay mắc phải. Nhìn vào tên hiển thị email như vậy, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn là một người cẩu thả, đặc biệt trở nên nghiêm trọng khi bạn ứng tuyển vào các vị trí tài chính hay kế toán.
2.4. Chú ý lỗi cơ bản thường gặp trong email
Khi viết email xin việc, bạn đừng nghĩ rằng chỉ cần nội dung hoàn hảo đã là thành công, yếu tố về hình thức trình bày cũng đóng vai trò không hề nhỏ đến chất lượng và khả năng được nhận của bạn.
Hãy sử dụng con mắt sắc bén của bạn để kiểm tra xem các dòng trong email đã được căn chỉnh đều hay chưa, liệu chúng có dễ nhìn không. Chưa hết, hãy sử dụng những từ ngữ văn minh và lịch sự nhất để trình bày tất cả những mong muốn của mình về vị trí công việc mới, luôn trong tâm thế tôn trọng và cầu thị để nhà tuyển dụng biết rằng bạn cần công việc đó như thế nào.
Đặc biệt không được lơ là với lỗi chính tả - một trong những kẻ thù lớn nhất của văn bản. Hãy kiểm soát nó một cách chặt chẽ để nâng cao cơ hội sở hữu việc làm trong tay.
2.5. Nên đặt ảnh đại diện cho email như thế nào?
Có nhiều người nghĩ ảnh đại diện email không quan trọng, nhưng như thế là sai lầm đấy. Để thể hiện email xin việc của bạn là chuyên nghiệp thì bạn nên để ảnh của chính mình.
Khác với ảnh đại diện trong CV, ảnh đại diện trong email có phần phóng khoáng hơn, bạn có thể để ảnh có tính nghệ thuật, thể hiện được sự trẻ trung, tươi mới, tràn đầy nhiệt huyết, năng lượng với cuộc sống, công việc. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo phù hợp khách quan, ảnh không bị vỡ, không nhạy cảm, trực diện khuôn mặt.
Tuy có phần phóng thoáng hơn song ảnh trong email xin việc cũng cần phải đảm bảo những yêu cầu nhất định sau đây:
- Thứ nhất, không sử dụng ảnh đen trắng hay quá lòe loẹt.
- Thứ hai, tuyệt đối không dùng những tấm hình chỉ nhìn thấy một nửa mặt hoặc quay lưng về phía người nhìn. Những bức hình như vậy trông rất khó chịu, có thể sẽ khiến cơ hội của bạn không cánh mà bay mấy đấy.
Vừa rồi chúng ta vừa cùng nhau đi tìm hiểu những thông tin hữu ích về cách viết email xin việc. Vieclam88.vn mong rằng với những kiến thức này, mỗi ứng viên sẽ sớm hoàn thành mục tiêu, đạt được vị trí công việc mà mình yêu thích. Chúc bạn ngày càng thành công hơn trong sự nghiệp mình đã chọn.
Tham gia bình luận ngay!