Cách viết hóa đơn theo hợp đồng chuẩn chỉnh và nhanh chóng nhất

1. Tìm hiểu khái quát về hóa đơn theo hợp đồng

Trên thực tế, hóa đơn theo hợp đồng là một cách gọi khác của hóa đơn đỏ hoặc là hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn theo hợp đồng được tạo lập để đáp ứng cho mục đích ghi chép lại những thông tin trong quá trình bán hàng hóa và cung cấp các dịch vụ dựa theo đúng những gì pháp luật quy định.

Mặc dù vậy, khác với các loại hóa đơn khác, hóa đơn theo hợp đồng sẽ chỉ được áp dụng đối với những đơn vị kinh doanh, những tổ chức, những cá nhân thực hiện công tác kê khai cùng với tính thuế dựa theo phương pháp khấu trừ đối với những hoạt động bao gồm: Hoạt động buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan; hoạt động xuất khẩu các mặt hàng và dịch vụ sang nước ngoài,...

Xem thêm: Xuất hóa đơn là gì? Những quy định trong xuất hóa đơn

2. Thời điểm thiết lập hóa đơn theo hợp đồng

Dựa vào điều 7 trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đối với các loại hóa đơn nói chung và hóa đơn theo hợp đồng nói riêng thì cần phải thực hiện theo những quy định về thời điểm thiết lập hóa đơn như sau:

- Với trường hợp bán hàng: Thời điểm để lập hóa đơn theo hợp đồng là vào thời điểm thực hiện chuyển giao đối với quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa sang cho bên mua, không cần phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

- Đối với trường hợp cung cấp về dịch vụ: Thời điểm để lập hóa đơn theo hợp đồng sẽ là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ cho đối tác, đã thiết lập hóa đơn về cung cấp dịch vụ, không cần biết đã thu được tiền hay là chưa thu được tiền.

- Trong lĩnh vực xây dựng và lắp đặt thì thời điểm để lập hóa đơn theo hợp đồng chính là thời điểm thực hiện nghiệm thu, thực hiện bàn giao đối với các công trình xây dựng hoặc hạng mục của công trình cho khách hàng của mình, không cần biết đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Cần nhớ rằng các trường hợp phải giao hàng thành nhiều lần hoặc phải bàn giao theo mỗi hạng mục riêng thì với mỗi lần bàn giao hàng hóa hoặc giao mặt hàng thì đều cần phải thiết lập hóa đơn riêng.

3. Nguyên tắc lập hóa đơn theo hợp đồng

Để có thể thực hiện đúng cách viết hóa đơn theo hợp đồng thật chuẩn xác thì người lập hóa đơn cần tuân thủ các nguyên tắc vieclam88.vn tổng hợp như sau:

- Người thực hiện lập hóa đơn phải là người bán hàng hoặc người cung cấp dịch vụ

- Nội dung bên trong hóa đơn theo hợp đồng cần phải thực hiện đáp ứng đầy đủ đối với những gì pháp luật đã quy định. Ngoài ra hóa đơn theo hợp đồng đối với bản giấy sẽ phải phản ánh được đúng với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Đặc biệt với hóa đơn theo hợp đồng phiên bản giấy thì cần phải tuân thủ việc không tẩy xóa hay sửa chữa gì vào trong đó, ngoài ra cũng cần phải đồng nhất về 1 loại mực nhất định và không phải, tuyệt đối không được sử dụng mực đỏ để ghi.

- Hóa đơn theo hợp đồng cần phải được thiết lập dựa theo đúng với số thứ tự, xuyên suốt cả quá trình bán hàng từ nhỏ cho đến lớn.

- Những trường hợp cần lập hóa đơn theo hợp đồng gồm có: Trường hợp khi phát sinh các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó gồm có cả các trường hợp sử dụng hàng hóa và dịch vụ để phục vụ cho công tác quảng cáo, chương trình khuyến mãi, tặng quà hoặc bồi thường về hiện vật, chỉ trừ trường hợp hàng hóa hay dịch vụ đó sử dụng hoặc để luân chuyển về nội bộ.

- Những nội dung ghi ở trên hóa đơn theo hợp đồng cần phải thật đầy đủ, rõ ràng và chính xác đối với từng nghiệp vụ kinh tế có phát sinh

- Khi thực hiện viết hóa đơn theo hợp đồng cần phải đảm bảo tính bảo mật, tránh trường hợp thị thay đổi số liệu hoặc bị rò rỉ hay mất các dữ liệu để kế toán

- Khi sử dụng hóa đơn lập bằng giấy thì cần phải dựa theo mỗi loại hóa đơn, người kế toán cần phải thiết lập ra nhiều liên khác nhau, mỗi liên cần có sự đồng nhất về số hóa đơn và chỉ được in một lần và kể từ lần thứ 2 sẽ ghi là bản sao.

Xem thêm: Bật mí cho bạn những thông tin liên quan đến mẫu phiếu xuất kho

4. Cách viết hóa đơn theo hợp đồng chuẩn chỉnh nhất

4.1. Đối với phần ngày - tháng - năm trên hóa đơn theo hợp đồng

Để có thể chắc chắn đảm bảo về độ chính xác và đúng quy định của pháp luật thì phần ngày - tháng - năm trên hóa đơn theo hợp đồng sẽ cần phải tuân thủ đúng theo quy định về thời điểm lập hóa đơn do Bộ Tài chính đã quy định.

4.2. Thông tin của bên bán hàng hóa

Thông tin của bên bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ đã được ghi sẵn đầy đủ trên hóa đơn cho nên người viết hóa đơn theo hợp đồng sẽ không cần điền mục này.

4.3. Thông tin của bên nhận mua hàng hóa và dịch vụ

Đối với phần thông tin của người thực hiện mua hàng thì người viết hóa đơn sẽ phải ghi đầy đủ các thông tin theo các mục như sau:

- Điền đầy đủ Họ và tên người mua hàng: Đó phải là họ và tên của người đến mua hàng trực tiếp và trực tiếp tham gia vào giao dịch này.

- Tên của đơn vị mua hàng hóa: Tên của công ty bên mua này phải trùng với tên ở trên tờ giấy phép đăng ký kinh doanh của phía bên mua.

- Địa chỉ của công ty mua hàng phải trùng với thông tin ở trên tờ giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty đó.

- Mã số thuế

- Hình thức thực hiện thanh toán: Ở mục này người thực hiện viết hóa đơn theo hợp đồng có thể sử dụng những ký hiệu như TM, CK hay TM/CK tùy vào từng trường hợp gặp phải. Cụ thể trong đó sẽ bao gồm là:

TM: viết tắt của hình thức thanh toán qua tiền mặt

CK: viết tắt của hình thức thanh toán qua chuyển khoản

TM/CK: là hình thức thanh toán chưa được xác định

Bên cạnh đó cũng cần chú ý với những hóa đơn có trị giá lên đến trên 20 triệu đồng thì bên mua bắt buộc phải chọn lựa hình thức thanh toán là CK thì mới được áp dụng việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng và được tính vào phần chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

4.4. Bảng kê khai chi tiết đối với hàng hóa và dịch vụ được bán ra

Đối với phần bảng kê chi tiết thì người viết hóa đơn sẽ phải hoàn thành đầy đủ những thông tin trong các cột trong bảng đó bao gồm: Số thứ tự; mục Tên hàng hóa, dịch vụ; mục Đơn vị tính; mục Số lượng; mục Đơn giá và Thành tiền.

Ngoài ra khi điền vào bảng kê chi tiết thì người lập hóa đơn đó cần phải chú ý một số những điều như sau:

- Nếu như hàng hóa hay dịch vụ đó đã được quy định theo mã thì bắt buộc sẽ phải ghi cả mã số vào bảng đó.

- Những hàng hóa và dịch vụ sẽ cần phải thực hiện đăng ký về quyền sử dụng, quyền sở hữu thì người lập sẽ phải ghi theo các loại số hiệu hoặc ký hiệu đặc trưng riêng để dùng trong khi đăng ký pháp luật vào hóa đơn theo hợp đồng. 

- Đối với trường hợp là hóa đơn để điều chỉnh thì cần phải nêu rõ những điều chỉnh sai sót đó là gì, có sự tăng hay đang giảm, có ký hiệu, ngày - tháng - năm.

Sau khi đã điền xong vào bảng kê nếu vẫn còn thừa dòng bên dưới thì cần gạch chéo tất cả phần trống đó đi, đường gạch chéo được bắt đầu từ bên trái sang bên phải.

4.5. Phần Tổng cộng trong hóa đơn theo hợp đồng

Người lập hóa đơn cần phải đảm bảo vệ sự chính xác trong các phép tính cho phần tổng cộng ở những mục như: Cộng tiền hàng; Thuế suất Giá trị gia tăng; Tổng phần tiền thanh toán.

Số tiền viết bằng chữ sẽ được viết tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ một cách rõ ràng, đầy đủ và chính xác.

4.6. Phần Ký tên ở cuối hóa đơn theo hợp đồng

Công đoạn ký tên trên hóa đơn theo hợp đồng là bắt buộc phải thực hiện. Chính vì vậy cả hai bên bán và mua cần phải thực hiện đầy đủ việc ký kết như sau:

- Phía bên người mua: Ai đứng ra trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ thực hiện ký tên. Trong trường hợp khách hàng đó không đến giao dịch trực tiếp được thì phía bên người bán phải ghi rõ ràng là bán hàng qua hình thức nào, có thể qua điện thoại, qua mạng hay qua fax,...

- Phía bên người bán: Người thực hiện lập hóa đơn theo hợp đồng sẽ là người trực tiếp ký kết luôn.

- Thủ trưởng đơn vị thực hiện ký: Giám đốc của đơn vị đó sẽ trực tiếp thực hiện ký sống, đóng dấu đỏ và ghi đầy đủ về họ và tên ở dưới. Trong trường hợp thực hiện ủy quyền cho người khác thực hiện ký kết thì cần phải thực hiện theo đầy đủ các yêu cầu đề ra bên trên.

Như vậy là chúng ta đã tìm hiểu xong về cách viết hóa đơn theo hợp đồng một cách chuẩn chỉnh và tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật. Hy vọng qua đây bạn đọc đã có thể nắm bắt thêm được thông tin và có cho mình những kinh nghiệm khi lập hóa đơn bán hàng.