Cách sắp xếp công việc hiệu quả, thói quen tốt tạo nên thành quả

 

1. Ý nghĩa của cách sắp xếp công việc hiệu quả 

Mỗi một ngày chúng ta sẽ có rất nhiều công việc khác nhau cần phải thực hiện và hoàn thành. Và với một khối lượng công việc đồ sộ thì cách sắp xếp công việc hiệu quả thực sự rất cần thiết. 

Dựa vào cách sắp xếp công việc hiệu quả, bạn sẽ có cho mình một lộ trình với timeline và các công việc sẽ được ưu tiên thực hiện trước. Khi mọi thứ được làm theo từng bước, “step by step” thì bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và đảm bảo được tiến độ công việc mình cần thực hiện. 

Thực tế thì việc để một khối lượng công việc đồ sộ mà không có sự sắp xếp hay phân loại sẽ khiến cho bạn trì trệ và trở nên uể oải rất nhiều. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả làm việc và năng suất cũng như kết quả công việc cuối cùng.

Do vậy mà cách sắp xếp công việc hiệu quả sẽ là cách giúp bạn có thể giải quyết một núi công việc của bản thân trong thời gian nhanh nhất có thể mà vẫn đảm bảo được sự hiệu quả cần có.

Xem thêm: 6 thói quen làm việc hiệu quả bạn cần biết

2. Cách sắp xếp công việc hiệu quả như thế nào?

Có ý nghĩa quan trọng, vậy, cách sắp xếp công việc hiệu quả là gì? Ngay sau đây sẽ là những cách sắp xếp công việc hiệu quả mà bạn có thể tham khảo cho mình.

2.1. Ghi ra danh sách những công việc cần phải làm

Điều đầu tiên trong việc sắp xếp công việc hiệu quả đó chính là bạn cần biết mình sẽ phải làm những công việc gì. hãy ghi ra một list các công việc bạn cần làm trong ngày hay trong tuần đó. 

Việc ghi ra sẽ giúp bạn biết được khối lượng công việc cần thực hiện ra sao cùng với đó chính là tránh cho việc bỏ sót một công việc nào đó mà bạn vô tình quên mất. Ghi công việc cùng với mốc thời gian cụ thể cho từng công việc sẽ giúp bạn giải quyết từng bài toán công việc này dễ dàng và suôn sẻ hơn rất nhiều. Việc bị rối như tơ vò vì lẫn lộn các công việc với nhau cũng sẽ giảm thiểu được một cách đáng kể.

2.2. Luôn giữ sự tập trung trong quá trình làm việc

Sự tập trung là yếu tố vô cùng quan trọng và mang tính quyết định tới việc liệu bạn có hoàn thành công việc theo đúng thời gian đã đề ra hay không. Thực tế thì mỗi người có thể có khoảng thời gian làm việc khác nhau. Tuy nhiên, sự tập trung chính là cách giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả cho dù thời gian ít hơn. Việc xao nhãng sẽ chỉ khiến bạn trì trệ và kéo dài công việc của mình thay vì tập trung toàn bộ để hoàn thành nó.

Hơn hết, khi tập trung thì bạn cũng sẽ tư duy tốt hơn, logic hơn và hiệu quả hơn rất nhiều. Điều này sẽ giúp kết quả công việc được đảm bảo về chất lượng hơn.

2.3. Để các ghi chú ở những nơi dễ dàng nhìn thấy

Việc bạn note lại các ghi chú, các công việc một cách cẩn thận nhưng lại để ở những nơi khó nhìn thì mọi sự chuẩn bị của bạn sẽ trở nên công cốc. Thay vào đó hãy để ở những địa điểm mà bạn có thể nhìn thấy một cách dễ dàng nhất để đảm bảo bạn có thể nhìn thấy và chú ý được ngay lập tức.

Ngoài ra bạn cũng có thể cài một vài app nhắc nhở để không bị lãng quên hay bỏ sót công việc. Một điều mà bạn cần làm khi đã hoàn thành xong một đầu mục đó chính là việc đánh dấu lại. Cách này sẽ giúp bạn kiểm soát được khối lượng công việc đã thực hiện và còn tồn lại là bao nhiêu.

2.4. Dành thời gian để nghỉ ngơi

Việc hoạt động quá nhiều sẽ khiến cho cơ thể bạn mệt mỏi và xuống sức. Chính vì thế để có thể làm tốt các công việc còn lại thì bạn sẽ cần có cho mình một khoảng thời gian ngắn để nghỉ ngơi. 

Thời gian nghỉ có thể chỉ từ 15 - 20 phút, thế nhưng, phút giây ngắn ngủi đó cũng đủ để bạn có thể refresh lại tinh thần và năng lượng để bắt đầu cho việc chiến đấu với công việc. 

Bạn làm việc cật lực như một cỗ máy là điều không thực sự khuyến khích. Bởi điều này không chỉ khiến bạn hao tổn sức lực mà chất lượng công việc chưa chắc đã đảm bảo. Chưa kể đến trường hợp năng suất làm việc của bạn cũng sẽ giảm dần theo dòng thời gian. Vì thế, cho dù thời gian ngắn ngủi thì bạn cũng nên dành ít nhất là 10 phút để não và cơ thể nghỉ ngơi.

Xem thêm: Việc làm bán hàng

2.5. So sánh tiến độ công việc của bản thân

Trong quá trình sắp xếp công việc với một list các đầu việc cần làm thì bạn sẽ ghi chú thời gian ở bên cạnh. Điều này giúp bạn biết được mỗi một công việc sẽ được thực hiện trong bao lâu. Và đây chính là điều mà bạn cần so sánh và chú ý cho mình. 

Sau khi hoàn thành bất kỳ một công việc nào đó bạn hãy xem lại thời gian mà mình đã dành ra để hoàn thiện là bao nhiêu. Sau đó đối chiếu với thời gian dự tính cho công việc đó để biết được tiến độ công việc của bản thân. Liệu bạn đang làm đúng tiến độ, nhanh tiến độ hay chậm tiến độ. 

Việc so sánh như vậy giúp bạn có thể biết được bạn đang ở mức nào và cần điều chỉnh ra sao để có thể hoàn thành công việc theo đúng dự định nhất có thể.

2.6. Luôn có một khoảng thời gian dự phòng

Việc dành ra một khoảng thời gian dự phòng chính là việc bạn dự trù cho những bất ngờ hay rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoàn thành công việc của mình. Thực tế thì sẽ rất ít khi mà mọi việc có thể hoàn thành một cách suôn sẻ và chẳng gặp khó khăn gì. Những sự cố có thể xảy ra với bạn bất cứ lúc nào. Chính vì thế mà thời gian dự phòng sẽ là thời gian để bạn giải quyết những điều đó.

Và tất nhiên đây sẽ là khoảng thời gian mà bạn được phép dôi ra ở các công việc nếu như gặp bất ngờ. Tuy nhiên, cho dù vậy thì bạn vẫn cần đảm bảo tiến độ công việc cần có cho dù có thêm thời gian dự phòng cho mình. Mọi sự dôi ra quá mức sẽ ảnh hưởng tới sự sắp xếp và kế hoạch ban đầu của bạn rất nhiều.

Trang vàng doanh nghiệp

2.7. Phải có kỹ năng quản lý thời gian

Dù bạn đã thực hiện kết hợp các cách trên, viết tất cả các công việc, cũng dành thời gian nghỉ ngơi để điều tiết lại thế nhưng công việc vẫn không xong, không mang lại kết quả tốt. Lí do tại sao? Đó có lẽ là do bạn không biết tận dụng thời gian, quản lý nó hợp lý, bạn làm 2 tiếng và cũng dành 2 tiếng để nghỉ ngơi hay viết tất cả các công việc ra nhưng không biết tối ưu công việc nào nhanh thực hiện trước. Thêm vào đó là không có mục tiêu cho công việc, không có mục tiêu trong bất cứ hành động nào thì không bao giờ bạn có thể hoàn thiện nó nhanh hiệu quả được. Việc lập mục tiêu cũng cần phải chính xác hợp lý, bạn có thể dựa theo mục tiêu SMART để định hướng cho mình.

2.8. Hãy dành thời gian để chăm sóc sức khỏe

Nghe có vẻ không liên quan lắm thế nhưng việc chăm sóc sức khỏe là điều ảnh hưởng khá lớn tới việc sắp xếp công việc hiệu quả. Bạn sẽ chẳng bao giờ có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất nếu như bạn không có sự tập trung, sự tỉnh táo hay có tinh thần làm việc cả. Việc bạn không tự đảm bảo cho sức khỏe của chính mình thì bạn cũng sẽ chẳng thể đảm bảo sức lực của bản thân cho công việc.

Ăn uống điều độ, ngủ đủ giấc, thường xuyên tập thể dụng sẽ là những điều giúp bạn có một sức khỏe tốt hơn. Đóng vai trò là yếu tố nền tảng, khi bạn có sức khỏe thì mọi công việc dù có khó khăn đến đâu thì bạn vẫn có thể hoàn thành một cách tốt nhất.

Cách sắp xếp công việc hiệu quả có sự tác động rất lớn tới kết quả của công việc. Chính vì thế mà các bạn sẽ cần có cho mình kỹ năng về cách sắp xếp công việc hiệu quả nếu như muốn thành công hơn và có một phương pháp làm việc khoa học hơn.

2.9. Thiết kế không gian làm việc thích hợp

Không gian làm việc sẽ tạo cho bạn cảm hứng, hứng thú làm việc. Một không gian đẹp sẽ khiến bạn thích thú làm việc, luôn muốn được sử dụng và có động lực hoàn thành công việc. Không gian gọn gàng sắp xếp logic sẽ khiến công việc bạn suôn sẻ hơn. Ví dụ trong lúc làm việc bạn cần đến bút, sổ, máy tính,... nhưng lại không biết chúng ở đâu, hay thậm chí sổ hết trang để viết, bút cũng hết mực. Thực sự khi làm việc trong trường hợp đó, không ai có thể có thái độ bình tĩnh nhất là lúc cần gấp. Việc trang bị dụng cụ thiết bị và sắp xếp gọn gàng thật sự rất quan trọng.

Trên đây là những chia sẻ về cách sắp xếp công việc hiệu quả. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn một phương pháp hữu ích để làm việc tốt hơn.