Hãy coi việc sắp xếp chứng từ kế toán là một phần đam mê bởi nó thuộc ngành nghề mà bạn yêu thích, sẽ chẳng có gì đáng ngại nếu như bạn thiết lập 1 kế hoạch sắp xếp các chúng một cách gọn gàng và khoa học. Bạn có thể lấy bất cứ giấy tờ nào ngay cả khi chúng thuộc về mốc thời gian “lịch sử” chỉ trong tích tắc. Hãy áp dụng theo những cách sắp xếp sau đây để thấy rõ hiệu quả của nó nhé.
1. Sắp xếp chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ
Trong thế giới của kế toán, dù là công ty nhỏ hay là doanh nghiệp lớn thì cũng sẽ có rất nhiều các loại chứng từ khác nhau. Mỗi loại sẽ thể hiện một nghiệp vụ phát sinh khác nhau và đương nhiên chúng có thể sẽ không cùng loại.
Gộp chung tất cả chúng sẽ là biện pháp an toàn ở thời điểm hiện tại bởi còn cả núi công việc đang chờ bạn giải quyết, do đó bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian với chúng. Thế nhưng vào một ngày nào đó, sếp yêu cầu lấy lại chứng từ phát sinh trước đây 2 tháng về trước, đây mới là lúc bạn phải chịu hậu quả cho sự tiện lợi trước đây của mình.
Bài học mà chúng ta rút ra ở đây là gì? Hãy học cách phân loại từng loại chứng từ kế toán và phân biệt chúng bằng một cái tên nào đó. Bạn sẽ dễ dàng lấy chúng khi cần thiết.
Trong lĩnh vực kế toán, bạn sẽ bắt gặp rất nhiều loại chứng từ khác nhau cần phân loại như là: Hoá đơn đầu vào, hoá đơn đầu ra, chứng từ khai thuế hay chứng từ công nợ,...
Để dễ dàng và thuận tiện hơn trong quá trình làm việc sau này, bạn có thể phân loại chúng thành 2 nhóm là bộ chung và bộ riêng, trong đó:
- Bộ chung sẽ bao gồm các loại chứng từ sau đây: Tờ khai thuế, hoá đơn bao gồm đầu vào và đầu ra. Đối với những hóa đơn có giá trị < 20.000 đồng và được thanh toán bằng tiền mặt thì cần phải kẹp riêng có kèm theo phiếu chi tiền và phiếu nhập kho. Còn lại, những hóa đơn > 20.000 đồng được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì sẽ được phân loại riêng kèm theo hoá đơn có kẹp phiếu hạch toán và uỷ nhiệm chi bản photo.
Xem thêm: Chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng
- Bộ riêng: Với bộ riêng này, kế toán có thể phân loại thành từng nhóm để dễ dàng phân biệt khi cần tìm lại. Một số nhóm có thể phân chia như sau: Chứng từ thanh toán, các chứng từ thuộc về công nợ và chứng từ ngân hàng.
2. Sắp xếp chứng từ kế toán dựa theo tài sản của doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, tất cả các nghiệp vụ phát sinh không phân biệt là thu hay chi đều phải hạch toán lại để theo dõi. Vậy đối với tài sản, dù là giá trị lớn hay nhỏ thì kế toán vẫn cần phải thực hiện đúng nghiệp vụ là ghi chép chúng để quản lý.
Bên cạnh việc ghi chép, mỗi khi phát sinh nghiệp vụ liên quan tới tài sản thì đều phải có chứng từ đi kèm để làm căn cứ chứng minh, vậy “đống” chứng từ ấy sẽ được sắp xếp như thế nào để vừa thuận tiện lại vừa khoa học?
Tất cả các chứng từ liên quan tới tài sản đều phải được sắp xếp vào một folder riêng, trong đó phân chia thành nhiều thư mục con khác để dễ dàng theo dõi và quản lý. Mỗi tài sản sẽ được lưu trữ riêng ở 1 file, như vậy kế toán sẽ dễ dàng theo dõi và kiểm soát nó.
Điều quan trọng là kế toán cần phải nhận định chính xác đâu là những giấy tờ liên quan tới tài sản, chúng bao gồm: Quyết định phê duyệt dự thầu, chỉ định thầu hoặc là báo giá sản phẩm theo yêu cầu của doanh nghiệp; Hợp đồng mua tài sản của doanh nghiệp; Tờ phê duyệt mua tài sản có dấu và chữ ký đầy đủ; Hồ sơ thanh lý Tài sản của doanh nghiệp; Biên bản thanh lý hợp đồng đối với tài sản cụ thể hoặc là Biên bản giao nhận tài sản;...
Việc phân loại này vừa nhanh lại gây thuận tiện cho kế toán khi sếp bất chợt hỏi lại mớ chứng từ liên quan tới 1 tài sản bất kỳ.
Xem thêm: Việc làm kế toán
3. Các chứng từ pháp lý cần sắp xếp như thế nào?
Một số loại chứng từ pháp lý như là biên bản họp, quyết định quan trọng của ban lãnh đạo công ty; giấy phép đăng ký kinh doanh; quy chế, điều lệ của công ty hoặc là các tờ trình tổng thể đã được phê duyệt bởi đơn vị chức năng;... chúng cũng cần được phân loại và cất trữ riêng để tiện theo dõi và kiểm soát.
Về cơ bản, các chứng từ pháp lý này có thể là đi theo từng sản phẩm cũng có thể là căn cứ hoạt động lâu dài của công ty nên số lượng là ít hơn. Bạn có thể cất chúng vào một folder riêng để dễ dàng lấy ra khi có nhu cầu sử dụng.
4. Sắp xếp các chứng từ kế toán về lương
Trong công tác tiền lương thường xuyên phát sinh nhiều vấn đề, đó là những thắc mắc về tiền lương của người lao động với người phụ trách của bộ phận nhân sự. Chính vì vậy việc lưu trữ và phân loại các chứng từ liên quan tới lương sẽ là điều cần thiết.
Tương tự với những cách làm trên, bạn cần tạo lập 1 folder riêng về lương và bỏ các chứng từ liên quan vào đây. Phân loại chúng thành từng thư mục nhỏ hơn để quản lý.
Một số chứng từ có liên quan về tiền lương như sau: Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên, các quyết định bổ nhiệm, bảng chấm công hay bảng thanh toán tiền công,...
Với những chứng từ được phát sinh thường xuyên như bảng chấm công hay bảng thanh toán tiền lương thì bạn có thể sắp xếp chúng theo từng tháng để tiện lợi cho việc theo dõi.
Với sự sắp xếp khoa học này, dù là 1 hay nhiều người cùng thắc mắc 1 lúc thì bạn cũng có thể nhanh chóng giải quyết.
5. Sắp xếp chứng từ kế toán theo thứ tự tăng dần về thời gian
Các chứng từ liên quan tới sản phẩm, hàng hoá chiếm số lượng rất lớn bởi nó xảy ra hàng ngày và liên tục. Vì vậy nếu không biết cách sắp khoa học thì kế toán sẽ bị mớ hỗn độn này ám ảnh trong suốt quá trình làm việc của mình.
Việc phân loại riêng các chứng từ thành các folder là chưa đủ, kế toán còn phải tiến hành sắp xếp các chứng từ cùng loại theo thứ tự thời gian tăng dần. Các mẫu chứng từ phát sinh trước sẽ được xếp lên đầu tiên, sau đó sẽ là những ngày kế tiếp gần nhất. Thứ tự có thể đảo chiều tuy nhiên hãy tuân thủ theo nguyên tắc tăng dần hoặc giảm dần để có một tập tài liệu khoa học nhất bạn nhé.
Có thể sắp xếp các chứng từ theo thứ tự sau:
- Tờ khai thuế theo quý, trong đó tất cả các giấy tờ liên quan tới thuế sẽ được gộp lại và đóng thành quyển để tiện theo dõi.
- Các hoá đơn đầu vào hoặc đầu ra cũng nên được sắp xếp theo thời gian phát hành, thứ tự sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của các tháng.
- Với các chứng từ về phiếu chi và phiếu thu, bạn có thể đóng thành quyển, trong đó cũng tập hợp các phiếu chi phát sinh từ tháng 1 tới tháng 12 và sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
Trên đây là tất cả các cách sắp xếp chứng từ kế toán mà vieclam88.vn muốn chia sẻ tới bạn. Việc thực hiện tốt hay không còn tùy thuộc vào tính cẩn thận và niềm đam mê với công việc của từng người. Không có công việc nào là dễ dàng nếu như bạn không dành thời gian cho nó. Bạn cần nhớ rằng dù chỉ là chi tiết nhỏ nhưng rất có thể nó sẽ làm ảnh hưởng tới cả quá trình lớn mà bạn đang phải thực hiện, vậy nên hãy chăm chút từng cái nhỏ nhất để quá trình còn lại không bị gập ghềnh khó đi.
Tham gia bình luận ngay!