1. Khái niệm và các trường hợp cần lập biên bản đổi trả hàng hóa
1.1. Khái niệm biên bản trả hàng
Giao dịch mua bán là một giao dịch tài chính và có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và doanh số của doanh nghiệp. Trong quá trình này, việc khách hàng hoặc đối tác cảm thấy không hài lòng về sản phẩm mà mình đã mua và có ý định đổi trả hàng là trường hợp không còn quá xa lạ.
Ở một số trường hợp theo quy định của pháp luật thì các đối tượng liên quan phải chuẩn bị những văn bản theo quy định và trong đó có biên bản trả hàng. Biên bản trả hàng là văn bản, giấy tờ được tạo lập khi khách hàng của bạn đã nhận hàng nhưng lại không hài lòng với hàng hóa mà mình đã sở hữu. Sự không hài lòng đó có thể đến từ chất lượng sản phẩm, nhận sai hàng so với hóa đơn đã đặt,...
Trên thực tế, mỗi loại biên bản trả hàng sẽ có những nội dung khác nhau phụ thuộc vào đặc điểm hàng hóa, tính chất cũng như quy mô của doanh nghiệp. Việc tạo lập cũng không hề đơn giản nên trong giao dịch mua bán, cả hai bên khách hàng và nhà cung cấp đều cần có trách nhiệm với giao dịch của mình. Kiểm tra kỹ càng sản phẩm để hạn chế dẫn đến việc đổi trả hàng hóa phức tạp.
1.2. Các trường hợp cần lập biên bản trả hàng
1.2.1. Trường hợp khách hàng không thể xuất hóa đơn mua hàng
Đây là một trường hợp xảy ra khá phổ biến khi mà khách hàng của bạn không thể xuất hóa đơn của giao dịch mua bán hàng hóa. Có thể là do họ làm mất hóa đơn và bên bán cũng không thể xuất lại hóa đơn về lịch sử giao dịch.
Khi khách hàng muốn đổi trả hàng mà không có đơn để xác thực giao dịch, thì cả hai bên sẽ phải cùng nhau tạo một văn bản để ghi nhận lại trường hợp muốn trả hàng của bên mua. Đó chính là biên bản trả hàng.
1.2.2. Trường hợp khách hàng có hóa đơn
Ở trường hợp này thì do đã có yếu tố xác thực giao dịch mua bán là hóa đơn mua hàng, vì vậy các bên liên quan không nhất thiết phải tạo lập biên bản trả hàng. Đối với các doanh nghiệp, tổ chức trong tình huống muốn trả lại hàng, theo quy định của pháp luật tại Phụ lục 4 Thông tư 39/2014/TT - BTC thì bên mua phải lập hóa đơn để có thể trả hàng. Trên hóa đơn đó có ghi lại lý do trả hàng, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có),...
Đối với những khách hàng cá nhân mà có hóa đơn thì còn tùy thuộc vào những chính sách mà doanh nghiệp cung cấp về vấn đề đổi trả hàng hóa. Có thể bạn sẽ vẫn phải lập biên bản nếu số lượng sản phẩm cần trả lớn.
1.3. Chức năng của biên bản trả hàng
Đối với các giao dịch mua bán và đổi trả thì việc có những giấy tờ xác thực cụ thể là một điều không thể thiếu. Biên bản trả hàng thực hiện chức năng chính của mình là ghi chép, lữu trữ thông tin về sự việc đổi trả hàng. Những nội dung đó sẽ được doanh nghiệp lưu lại lại để phục vụ cho những mục đích công việc báo cáo về sau.
2. Cách thiết lập và vai trò của biên bản trả hàng
2.1. Cách thiết lập biên bản trả hàng hóa
Đối với biên bản đổi trả hàng thì thông thường sẽ có các nội dung cơ bản đó là thông tin của các bên liên quan (người mua. người bán,...), nội dung chi tiết về việc trả lại hàng và cuối cùng là lý do mà bạn muốn trả hàng hoàn tiền. Để lập biên bản trả hàng thì chúng ta cần thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Xây dựng nội dung với thành phần cơ bản của mẫu biên bản trả hàng. Đó là các thông tin về ngày, tháng, năm hay còn gọi là thời điểm lập biên bản. Thông tin về hàng hóa cần trả lại, thông tin về các bên liên quan,... Tất cả đều được thể hiện chi tiết mà khi nhìn vào, người đọc có thể hiểu được nội dung cũng như lý do trả hàng trong đó.
Bước 2: Tạo lập ra hóa đơn trả hàng. Việc trả hàng thực chất nó cũng là một giao dịch trong quá trình mua bán sản phẩm, chính vì vậy việc tạo lập hóa đơn lúc này là vô cùng cần thiết.
Khi lập hóa đơn trả hàng, người lập cũng cần đảm bảo các thông tin về người mua và người bán. Đó có thể là cá nhân, hoặc cũng có thể là một tổ chức, doanh nghiệp,... Các thông tin về địa chỉ mua hàng, thông tin về thuế giá trị gia tăng,... Hóa đơn này sau khi lập sẽ được đưa cho mỗi bên 1 bản giữ như một giấy tờ chứng nhận giao dịch trả hàng.
.jpg)
Bước 3: Tiến hành hạch toán, kế toán lại khi có hàng hóa bị trả về. Lúc này, bên mua sẽ cần chuẩn bị những giấy tờ cần thiết như hóa đơn trả hàng, kê khai thuế (nếu có) hoặc điều chỉnh kê khai thuế theo chỉ tiêu pháp luật quy định. Đối với bên mua hàng, thì lúc này cần chuẩn bị tờ kê khai hóa đơn hoặc điều chỉnh tờ khai thuế với chỉ tiêu điều chỉnh tăng thuế giá trị gia tăng còn khấu trừ. Chuẩn bị những thông tin liên quan đến hàng hóa sau khi bị hoàn trả về. Tổng hợp số tiền trên hóa đơn và kết thúc những thủ tục của biên bản trả hàng.
2.2. Vai trò của biên bản trả hàng trong giao dịch mua bán
Có thể nói, văn bản này là một giấy tờ pháp lý cần thiết và áo vai trò nhất định trong giao dịch đổi trả hàng hóa của các cơ sở kinh doanh. Biên bản trả hàng sẽ giúp công việc kế toán, báo cáo doanh số khi bán hàng được diễn ra cụ thể và chi tiết. Là cơ sở để các doanh nghiệp dựa vào trong quá trình kê khai doanh thu và ảnh hưởng đến việc tính toán các loại thuế liên quan.
Đối với người mua hàng, biên bản trả hàng được coi như là một thủ tục để họ có thể trả lại hàng thành công. Cũng là một phần để khách hàng có trách nhiệm hơn với hành động quyết định mua hàng của mình. Việc gặp các sản phẩm bị lỗi do bên sản xuất cung cấp không đúng yêu cầu, thì biên bản trả hàng lúc đó sẽ trở thành một văn bản giúp người dùng đảm bảo lợi ích tiêu dùng của mình.
Tuy nhiên, như đã nói ở trên thì việc đổi trả hàng là việc gây ra nhiều bất tiện trong giao dịch mua và bán. Chính vì vậy, đối với giao dịch này rất cần ở cả đôi bên những trách nhiệm về hành động của mình. Người bán cần có những quy trình để kiểm tra kỹ càng chất lượng sản phẩm trước khi đem đến tay khách hàng. Ngược lại, khách hàng cũng cần có hành động kiểm tra và quyết định chắc chắn với việc sở hữu sản phẩm của mình.
.jpg)
Trên đây là những chia sẻ của vieclam88.vn về biên bản trả hàng. Dù chỉ là một thủ tục nhỏ nhưng cũng là một vấn đề bạn nên quan tâm để có thể bảo vệ lợi ích cho mình. Hy vọng, bạn đọc đã tìm được những thông tin bổ ích cho mình khi qua đây. Đừng quên thường xuyên ghé thăm chúng tôi để có cho mình những thông tin bổ ích khác nhé.
Tham gia bình luận ngay!