1. Download mẫu biên bản giao nhận hàng hóa tại đây
Nhiều cá nhân vẫn chưa từng làm việc với mẫu biên bản giao nhận hàng hóa, vì vậy biểu mẫu này đối với họ vẫn còn khá xa lạ. Trên thực tế, sau khi một giao dịch hợp đồng được ký kết thành công thì phía người bán phải thực hiện việc giao hàng hóa, sản phẩm cho phía người mua theo những điều khoản đã cam kết trong hợp đồng mua bán (bao gồm quy cách, số lượng và chất lượng). Tiếp đến, khi đã thực hiện việc giao hàng, thì phía người bán và người mua (nghĩa là bên giao và bên nhận) phải tiến hành ký nhận về tình trạng cụ thể hàng hóa đã được giao. Điều này là để xác định trách nhiệm và quyền hạn đối với phía đối tác còn lại trong hợp đồng.
Dưới đây, vieclam88.vn trân trọng gửi đến bạn đọc mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chuẩn nhất hiện nay. Bạn đọc chỉ cần click vào đường link là có thể tải biểu mẫu này về máy tính và sử dụng nhé!
bien-ban-ban-giao-hang-hoa.doc
Mẫu-Biên-bản-giao-nhận-hàng-hoá-mới-nhất.doc
2. Hiểu đúng về biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
Trong cuộc sống thường ngày, chúng ta đều thực hiện hoặc đã chứng kiến các quá trình hết sức phổ biến như giao nhận hàng hóa hay hồ sơ, tài sản,... Biên bản giao nhận hàng hóa chính là một cách hợp pháp chúng ta có thể chủ động làm nhằm giúp cho quá trình giao nhận này trở nên suôn sẻ, quy củ hơn. Hiểu đúng về biên bản giao nhận hàng hóa sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu sắc hơn trong quá trình lập biểu mẫu này.
Thực tế mà nói, quá trình chuyển giao một sản phẩm, mặt hàng hay các loại giấy tờ, chứng từ, tài sản,... từ một chủ thể này đến một chủ thể khác (cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức) thì được gọi là giao nhận hàng hóa. Như đã nói, giao thương trao đổi mua bán ngỡ là đơn giản nhưng lại có thể xảy ra một vài tình huống rủi ro không thể lường trước, nếu như hai bên đối tác không có cách thức làm việc rõ ràng, cụ thể. Chẳng hạn như xảy ra những bất động và tranh cãi về thời hạn giao hàng, giá trị, chất lượng hàng hóa, về trách nhiệm, quyền lợi của cả hai bên,...
Chính vì vậy, cách thực hiện một tài liệu biểu mẫu có tính chất biên bản là một giải pháp và phương thức nhằm tránh hoặc cải thiện các rủi ro và rắc rối không đáng có. Biên bản giao nhận hàng hóa sẽ chứa các thông tin một cách đầy đủ liên quan đến mọi vấn đề, điều khoản và khía cạnh về quá trình giao dịch của cả hai bên. Chính vì thế, có thể khẳng định, muốn mối quan hệ hai bên mua bán được bảo toàn trọn vẹn thì nhất thiết phải làm tốt biên bản giao nhận này.
Có thể nói, biểu mẫu này đặc biệt quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa nói chung. Như đã nói, sau khi một giao dịch hợp đồng được ký kết thành công thì phía người bán phải thực hiện việc giao hàng hóa, sản phẩm cho phía người mua theo những điều khoản đã cam kết trong hợp đồng mua bán (bao gồm quy cách, số lượng và chất lượng). Tiếp đến, khi đã thực hiện việc giao hàng, thì phía người bán và người mua (nghĩa là bên giao và bên nhận) phải tiến hành ký nhận về tình trạng cụ thể hàng hóa đã được giao. Biên phải thông thường sẽ phải bao gồm các thông tin của các bên tham gia một cách đầy đủ, bao gồm cả thông tin về sản phẩm, hàng hóa. Điều này là tránh việc nhầm lẫn, sai sót có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến quyền lợi kinh tế của cả hai bên.
Theo đó, biên bản giao nhận tài sản, trang thiết bị, công cụ, vật tư hay tài liệu cũng tương tự như biên bản giao nhận hàng hóa. Tất cả đều đóng vai trò là chứng cứ có tính pháp lý để có thể rạch ròi đúng sai trước pháp luật nếu trong trường hợp xảy ra kiện tụng, tranh chấp và tố cáo giữa hai bên tham gia.
Xem thêm: Việc làm Giao nhận - Vận chuyển
3. Biên bản giao nhận hàng hóa chuẩn có nội dung gì?
Thông thường, biên bản giao nhận hàng hóa là do bộ phận kế toán hành chính của doanh nghiệp thực hiện soạn thảo nội dung. Vì trên thực tế, biểu mẫu này không có một cơ sở pháp lý nào làm quy chuẩn cũng như không được cơ quan nào ban hành chính xác. Mặc dù vậy, một biên bản giao nhận hàng hóa chuẩn và chính xác nhất phải bao gồm những nội dung như sau:
- Tên gọi của cá nhân người bán hàng/ tổ chức/ đơn vị/ doanh nghiệp bán hàng
- Thông tin ngày tháng năm
- Phía nhận hàng: địa chỉ, tên gọi đầy đủ công ty, tên gọi và chức vụ cá nhân người đại diện, số điện thoại.
- Phía giao hàng: địa chỉ, tên gọi đầy đủ công ty, tên gọi và chức vụ cá nhân người đại diện, số điện thoại.
- Nội dung liên quan đến hàng hóa: tên gọi, cách thức, số lượng, đơn giá,...
- Xác nhận tên và chữ ký
Tham khảo: Mẫu hợp đồng vận chuyển hàng hóa
4. Lưu ý không thể bỏ qua khi làm biên bản giao nhận hàng hóa
Nếu đang làm việc ở bộ phận kế toán của bất kỳ doanh nghiệp nào, có thể bạn sẽ là người trực tiếp thực hiện việc lập cũng như kê khai các thông tin trong biên bản giao nhận hàng hóa. Với vai trò quan trọng của biểu mẫu này, vieclam88.vn khuyến nghị những cá nhân thực hiện biên bản này nên chú ý một số điểm đặc biệt như sau:
4.1. Mọi thông tin phải chính xác và đầy đủ
Cần cung cấp và kê khai đầy đủ các thông tin trong biên bản giao nhận hàng hóa, đó là một lưu ý đầu tiên mà bạn cần phải nhớ. Trước hết, hãy tập trung vào việc kê khai các thông tin cá nhân như tên họ, địa điểm và quan trọng và thông tin liên hệ của cả bên giao và bên nhận một cách chính xác nhất.
Bên cạnh đó, biểu mẫu này cũng phải bao gồm các thông tin liên quan đến hàng hóa, sản phẩm, thiết bị, vật tư, tài sản,... Trong trường hợp đó là sản phẩm, hàng hóa thì phải kê khai giá thành theo đơn giá rõ ràng, thời hạn giao hàng đã cam kết, thông số kỹ thuật của sản phẩm và quan trọng là số lượng sản phẩm, hàng hóa,... Trong trường hợp nếu đó là tài sản, thì giá trị cụ thể của tài sản đó phải được ước tính kỹ càng, trách nhiệm, quyền hạn cũng như các điều kiện kèm theo gắn liền cho phía nhận hàng.
4.2. Thực hiện đồng thời với hợp đồng vận chuyển hay mua bán hàng hóa
Trên thực tế, biên bản giao nhận hàng hóa nên được soạn thảo và thực hiện đồng thời, cùng lúc với hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán, hợp động vận chuyển hay cũng có thể là cam kết ban đầu về điều khoản giao nhận. Điều này là để có thể hỗ trợ bạn tối đa trong việc nắm bắt được tình hình. Nếu như đến tận thời điểm cuối tháng bạn mới bắt đầu gấp rút soạn thảo biên bản giao nhận hàng hóa. Lúc này, bạn vừa có thể dễ gặp sai sót, mặt khác lại không thể theo sát và nắm bắt kỹ càng được tính hình giao nhận
Tìm hiểu thêm: Mẫu biên bản nghiệm thu
4.3. Nhất định phải có chữ ký “tươi”
Nhiều người không hiểu được chữ ký tươi là gì. Đó chính là một dấu hiệu mang tính chất biểu tượng, thể hiện sự đồng tình và chấp thuận hài lòng của cả bên nhận hàng và bên giao hàng. Chính vì thế, ở cuối mỗi biên bản, thông thường bắt buộc phải có chữ ký tươi, không được thiếu chữ ký tươi của một bên nào cả. Trong trường hợp biên bản nếu không có chữ ký và tên, cũng như đóng dấu hợp lệ và đầy đủ nhất thì về mặt pháp lý, biên bản đó sẽ không có giá trị.
4.4. Một số lưu ý khác
Tưởng chừng như đơn giản, tuy nhiên nếu như bạn không biết bản chất cũng như tầm quan trọng của biên bản giao nhận hàng hóa thì bạn sẽ bỏ qua một số “tình tiết” quan trọng mang tính quyết định đấy nhé. Chính vì thế, ngoài những thông tin được khuyến nghị lưu ý ở trên về nội dung phải có trong biên bản, về việc lập đồng thời với các loại tài liệu biểu mẫu khác, về chữ ký xác nhận và đóng dấu thì người soan thảo cũng như thực hiện biên bản giao nhận cần phải lưu ý một số điểm sau đây:
Biểu mẫu biên bản giao nhận hàng hóa phải được sao chép hoặc soạn thành hai bản. Trong đó, mỗi một bên sẽ giữ một bản trong quá trình tham gia giao nhận hàng hóa để làm cơ sở pháp lý trong trường hợp xảy ra các kiện tụng hay tranh chấp. Giá trị pháp lý đều sẽ được áp dụng và thực thi đồng đều cho cả hai mẫu biên bản này.
Như đã nói, thứ nhất, biên bản giao nhận hàng hóa không có một quy định, quy chế nào để lập thành mẫu chuẩn. Thứ hai, biên bản giao nhận có thể tùy thuộc vào nội dung giao nhận như hàng hóa, sản phẩm hay tài liệu, tài sản. Chính vì vậy, mỗi loại tương ứng với nội dung soạn thảo không giống nhau. Vì vậy, cá nhân người thực hiện soạn thảo biên bản này cần tham khảo trước một vài mẫu đã được thực hiện trước đó.
Vì tính chất pháp lý và cũng là tự bảo vệ quyền lợi của mỗi bên. Chính vì thế, không chỉ phía nhận mà cả phía giao bán cũng nên chủ động trong việc bảo quản thật tốt mẫu biên bản giao nhận. Cuối cùng, trách nhiệm của mỗi bên là phải dùng biên bản này thật cẩn thận, không cố tình sửa đổi, điều chỉnh nội dung hay bất cứ hành vi nào vi phạm pháp luật.
Trên đây là toàn bộ thông tin, đính kèm biểu mẫu về biên bản giao nhận hàng hóa mà vieclam88.vn muốn thông tin đến bạn kịp thời. Hiểu đúng tính chất, tầm quan trọng và cách viết mẫu biên bản giao nhận này là một cách bạn có thể thuận lợi hơn trong quá trình làm việc với đối tác khách hàng!
Tham gia bình luận ngay!