1. Đôi nét về biên bản bàn giao công việc kế toán
Trong các doanh nghiệp, không tránh khỏi được việc điều chuyển hay thay đổi nhân sự và các đơn vị kế toán cũng không nằm ngoài quy luật này. Để chắc chắn đảm bảo về việc thực hiện các trách nhiệm cũng như quyền lợi của những kế toán đến sau cũng như sắp xếp và làm quen nhanh chóng với mô tả công việc của kế toán trước đó, bên cạnh biên bản giao cơ sở vật chất, mẫu biên bản bào giao công việc kế toán là tài liệu bắt buộc.
Biên bản bàn giao công việc kế toán là tài liệu được soạn thảo bởi bộ phận nhân sự tường trình lại đầy đủ buổi bàn công việc kế toán cũ cho kế toán mới và giám đốc công ty. Trong đó trình bày đầy đủ những nội dung công việc chưa hoàn thiện, giấy tờ sổ sách kế toán cần phải lưu trữ, các khoản nợ thu phải trả cũng như tài sản cần phải trả của doanh nghiệp...có sự chứng kiến của người có thực quyền cao nhất công ty.
Biên bản sau đó được chuyển đến kế toán mới sắp sửa tiếp quản công việc để kiểm tra lại một lần nữa và ký xác nhận. Không những nắm vai trò là giúp kế toán cả trước và sau thực hiện tốt những nhiệm vụ của mình với doanh nghiệp theo quy định mà còn là biên bản xác nhận nhằm tránh những rắc rối khi quyết toán thuế mà không rõ trách nhiệm này thuộc về ai? Ai là người là sổ sách và ai có trách nhiệm đi giải trình cho doanh nghiệp.
Là một trong những mẫu văn bản thông dụng được sử dụng tương đối phổ biến trong các doanh nghiệp, tuy nhiên, không phải nhân sự nào mới cũng biết cách lập mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán như thế nào? Ngay trong bài viết dưới đây, hãy cùng nhau khám phá đầy đủ cách viết văn bản này một cách chuẩn nhất nhé.
Xem thêm: Quy trình kế toán
2. Hướng dẫn cách soạn thảo biên bản bàn giao công việc kế toán nhé
Là một trong những tài liệu phổ biến trong doanh nghiệp kế toán, về cơ bản, cung cách viết biên bản bàn giao công việc kế toán không khác quá nhiều với những biên bản bàn giao cơ sở vật chất khác trong các đơn vị, tổ chức. Một số nội dung cần trình bày cụ thể, cần tường trình lại trong biên bản này chính là: tên biên bản, thành phần tham gia, công tác kế toán cần bàn giao, nội dung bàn giao công việc kế toán chi tiết, trách nhiệm của các bên và xác nhận về độ chính xác của biên bản được ghi lại.
Cụ thể hơn, những nội dung trong biên bản bàn giao công việc kế toán sẽ được trình bày một cách cụ thể như sau.
Nội dung đầu tiên là quốc hiệu, tiêu ngữ. Thông tin “truyền thống” xuất hiện trong hầu hết các văn bản hành chính, sẽ được trình bày căn giữa, in đậm trong văn bản bàn giao công việc kế toán. Trường thông tin này trình bày đúng chuẩn là cách mép trên của biên bản khoảng 1,5 - 2cm.
Tiếp đến là tên của biên bản. Chữ đầu tiên của biên bản được đặt thẳng và căn đúng bằng chữ đầu tiên trong quốc hiệu và được viết in hoa và bôi đậm.
Để đi vào những nội dung cụ thể hơn trong buổi bàn giao, người viết cần dẫn rõ ràng về thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện bàn giao công việc kế toán. Bạn có thể viết như sau:
Hôm nay, ngày 1/4/2021 tại văn phòng tầng 1 - B50 Lô 6, KĐT Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội, bà Lê Thu Thủy, kế toán, công ty TNHH LT PAY bàn giao toàn bộ hồ sơ kế toán cho bà Nguyễn Thị Anh - kế toán mới của công ty.
Nội dung đầu tiên được đánh đề mục I lớn sẽ là thông tin bên giao. Tại đây, bạn trình này đầy đủ họ tên kế toán bàn giao công việc kế toán và số điện thoại liên hệ của người này.
Cùng với đó, ở đề mục đánh dấu II, bạn sẽ trình bày rõ họ và tên, chức vụ và số điện thoại liên hệ của người này.
Nội dung tiếp theo là thành phần tham dự buổi bàn giao. Người viết sẽ tường thuật đầy đủ số người tham gia buổi bàn giao đính kèm thêm chức danh. Trong buổi bàn giao này, có ít nhất là 3 người bao gồm: kế toán cũ, kế toán mới và giám đốc công ty. Từng thông tin nên để thành mỗi gạch đầu dòng riêng biệt.
Sau khi hoàn thành những thông tin trên, bạn sẽ đi vào tường thuật lại toàn bộ những nội dung xuất hiện trong công tác bàn giao. Đó có thể là sổ sách, giấy tờ, tiền quỹ, các khoản nợ phải thu, số liệu và tình hình thu chi ngân quỹ. Trong đó, cũng nhấn mạnh rõ về họ và tên kế toán cũ từng bàn giao lại toàn bộ những hồ sơ trước đó. Dĩ nhiên, tùy vào từng hồ sơ kế toán bàn giao của từng doanh nghiệp riêng mà số hồ sơ có thể nhiều hay ít.
Nhưng đó cũng chỉ là nội dung bàn giao trên bề nổi, để đảm bảo chắc chắn về tính xác thực và chuẩn chỉnh của những thông tin kế toán, các bạn cần đi vào bàn giao chi tiết. Nội dung bàn giao chi tiết sẽ được người ghi tường thuật trong phần B của biên bản bàn giao công việc kế toán.
Một số nội dung chi tiết sẽ phải làm rõ trong mục này bao gồm:
- Việc bàn giao sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế cho giám đốc giữ và lưu trữ đã diễn ra hay chưa?
- Làm rõ một số hệ thống loại báo cáo bao gồm:
Thứ nhất về báo cáo thuế, kế toán cũ công ty sẽ phải bàn giao lại toàn bộ những hóa đơn, mua vào bán ra của công ty, các tờ khai nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài...theo ngày tháng năm cụ thể, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn…
Thứ hai, bàn giao những hóa đơn và chứng từ kế toán, ví dụ có thể kể đến như các phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
.jpg)
Xem thêm: Công việc của kế toán nội bộ
Thứ ba, nội dung về các loại báo cáo tiếp theo sẽ là các giấy tờ liên quan đến ngân hàng, bởi lẽ, trong doanh nghiệp liên tục thực hiện các giao dịch về tiền bạc qua ngân hàng. Một số tài liệu cần thiết bao gồm: Sổ phụ, báo nợ, báo có…
Thứ tư, các hợp đồng mua bán trong công ty, phụ lục hợp đồng cũng nền được trình bày một cách chi tiết.
Thứ năm, bộ hồ sơ nhân sự trong công ty bao gồm: Quy tắc lương thưởng, hồ sơ bảo hiểm, bảng thanh toán tiền lương…
Để cụ thể hóa và chi tiết hơn trong văn bản bàn giao công việc kế toán, các kế toán nên chủ động phân chia các tài liệu chứng từ theo năm để dễ theo dõi.
Bên cạnh những thông tin về báo cáo đã trình bày trên đây, biên bản bàn giao công việc kế toán cũng phải nêu rõ được hệ thống chứng từ và sổ sách bao gồm:
- Hồ sơ liên quan đến công tác thực hiện thu chi ngân sách như số tài sản cố định, biên bản kiểm kê, các quyết định giảm thu, giảm chi trong doanh nghiệp và báo cáo thu chi trong từng giai đoạn.
- Số dư đầu kỳ trong năm gần nhất bao gồm: Số kết dư trong năm cũ, số dư trong tài khoản ngân hàng và số dư tiền mặt đến thời điểm bàn giao...
- Các phần mềm kế toán được sử dụng
.jpg)
- Bàn giao số liệu cụ thể về các khoản nợ phải thu, các khoản phải trả và hàng tồn kho
Đây chỉ là những thông cơ bản, người viết có thể căn cứ vào từng điều kiện riêng biệt của từng đơn vị mà đề xuất bổ sung thêm những nội dung khác.
Ngoài những nội dung chuyên môn về kế toán, trong biên bản bàn giao công việc kế toán, người viết cũng phải đề cập đến trách người của người kế toán cũ và mới trong thời gian cụ thể. Cũng ghi rõ về thời điểm kết thúc công cuộc bàn giao, địa điểm kết thúc bàn giao, số lượng trang biên bản, số lượng biên bản và gửi cho những ai.
Nội dung quan trọng cuối cùng để xác định giá trị của biên bản là chữ ký và phần ghi rõ họ tên của Người bàn giao và người bên nhận bàn giao.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách làm sổ sách kế toán trên excel
3. Tải về mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán chuẩn nhất
Trên đây chính là toàn bộ những nội dung cơ bản nhất bắt buộc xuất hiện trong biên bản bàn giao công việc kế toán, bên cạnh những hướng dẫn cụ thể, chi tiết về cách soạn thảo, bạn cũng có thể tải về và tham khảo mẫu chuẩn trong nội dung dưới đây nhé.
bien-ban-ban-giao-cong-viec-ke-toan3.docx
bien-ban-ban-giao-cong-viec-ke-toan2.doc
bien-ban-ban-giao-cong-viec-ke-toan1.doc
Hi vọng rằng, những thông tin trên đây về biên bản bàn giao công việc kế toán chuẩn nhất sẽ thực sự hữu ích với tất cả các bạn.
Tham gia bình luận ngay!