1. Tìm hiểu về biên bản bàn giao con dấu là gì và con dấu hết giá trị sử dụng là gì?
Trước tiên, để viết được biên bản nào đó hoàn chỉnh và đầy đủ nhất, bạn cần phải hiểu rõ bản chất và ý nghĩa của từng loại biên bản đó. Ở đây, biên bản bàn giao con dấu chính là biên bản thể hiện sự chuyển giao con dấu giữa công ty với một nhân viên làm việc có liên quan đến con dấu. Sau khi bàn giao thành công, người nhận bàn giao sẽ là người chịu trách nhiệm trực tiếp đối với con dấu đó theo quy định của công ty.
Con dấu hết giá trị sử dụng được gọi là con dấu ướt của các cơ quan, tổ chức, đơn vị chức danh của Nhà nước được giữ lại khi các cơ quan, đơn vị, tổ chức đơn vị chức danh Nhà nước đổi tên hoặc là phá sản. Những con dấu đã hết giá trị sử dụng sẽ do Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính Phủ, Quốc Hội và một số chức vụ cấp cao trong Nhà nước nắm giữ và quản lý.
2. Mục đích của biên bản bàn giao con dấu là gì?
Mục đích của biên bản bàn giao con dấu chính là thể hiện trách nhiệm với công việc. Giao cho bạn con dấu đồng nghĩa với việc giao cho bạn chịu sự quản lý về nghiệp vụ chuyên môn đối với vị trí đó. Bạn có trách nhiệm bảo vệ con dấu không được làm mất bởi vì nghiệp vụ của bạn sẽ rất cần đến con dấu đó.
Mục đích thứ hai đó chính là nhằm đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng quy trình của nó. Với mỗi một công ty sẽ có những quy trình làm việc riêng, việc bàn giao con dấu cho bạn cũng chính là sự nhắc nhở bạn phải đảm bảo được quy trình làm việc đó một cách chính xác nhất. Trong biên bản bàn giao sẽ ghi rất rõ trường hợp nào cần phải sử dụng đến con dấu, nếu bạn là một nhân viên mới thì sẽ cần phải có sự hướng dẫn của nhân viên cũ hoặc là từ đồng nghiệp xung quanh để thực hiện đúng nhiệm vụ của mình với con dấu được giao.
Tham khảo: Tìm việc làm hành chính văn phòng nhanh chóng chỉ sau vài phút, thử ngay!
3. Cách viết biên bản bàn giao con dấu trong công ty
3.1. Cách viết phần nội dung biên bản
Một biên bản bàn giao con dấu cần có những nội dung chính sau đây:
Phần khẩu hiệu quốc ngữ: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘC LẬP -TỰ DO - HẠNH PHÚC
Phần tiếp theo sẽ là tên biên bản bàn giao con dấu đó là gì: Phần này các bạn phải ghi thật chính xác tên con dấu đó để khi có vấn đề gì xảy ra còn dễ giải quyết.
Phần tiếp nữa đó chính là phần ghi Ngày giờ thwucj hiện công việc bàn giao con dấu và địa điểm bàn giao cụ thể là ở đâu. Các bạn cần phải ghi chính xác từng thông tin dù là nhỏ nhất, bởi những chi tiết nhỏ thôi cũng rất là quan trọng trong việc bạn quản lý một con dấu quan trọng trong doanh nghiệp.
Tiếp đến sẽ là phần ghi bên bàn giao và bên nhận bàn giao: Đây là phần quan trọng trong tờ biên bản này, ghi đầy đủ họ tên và chức vụ của mỗi bên để làm chứng cứ xác minh khi xảy ra vấn đề tranh chấp nào đó.
Kế tiếp sẽ là phần mục bàn giao bao gồm có những gì: Ở đây thường thì sẽ bàn giao con dấu và các giấy tờ liên quan tới con dấu đó như là Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và Giấy chứng nhận đã nộp con dấu đó.
Cuối cùng sẽ là phần ký tên xác nhận của bên bàn giao và bên nhận bàn giao, ngoài ra còn có chữ kỹ của tổ xác nhận bàn giao con dấu có mặt trong buổi bàn giao đó: Sau khi thực hiện xong các bạn cần phải có chữ ký làm bằng chứng là việc bàn giao đã thành công và cần có người làm chứng cũng ký xác nhận để đảm bảo tính minh bạch trong công việc.
3.2. Cách trình bày hình thức
Để có một biên bản bàn giao con dấu dễ quản lý được trình bày sạch sẽ và đẹp mắt thì các bạn cần thực hiện một số yêu cầu sau đây:
- Các mục cần được trình bày một cách khoa học, theo trình tự hợp lý: Đây là điều khiến cho người đọc sẽ dễ phát hiện ra nếu có sai sót bởi sự trình bày khoa học dễ quan sát.
- Về Font chữ và cỡ chữ được thực hiện theo quy định của văn bản hành chính, các hình thwucs căn chỉnh cũng được áp dụng theo quy định này. Điều này sẽ gây ra sự thống nhất giữa các loại văn bản và thể hiện tính khoa học.
- Viết đúng chính tả, không sử dụng từ ngữ địa phương trong biên bản này: Đây là một loại văn bản hành chính mang tính nghiêm túc vì vậy cần được soạn thảo một cách chính xác nhất và sử dụng các từ ngữ quốc dân để mọi người hiểu được nghĩa của nó.
Trên đây là toàn bộ cách viết biên bản hoàn chỉnh và đầy đủ nhất dành cho biên bản bàn giao con dấu. Các bạn có thể tham khảo thêm nhiều cách viết biên bản bàn giao khác tại vieclam88.vn
Xem ngay: Những quy định khi sử dụng dấu giáp lai chuẩn nhất.
4. Những lưu ý về việc sử dụng và quản lý con dấu trong công ty
Mỗi một công ty sẽ có một con dấu riêng để phân biệt với những công ty khác. Vì vậy khi được giao sử dụng con dấu các bạn cần phải lưu ý một số vấn đề sau đây:
4.1. Lưu ý khi sử dụng con dấu tại doanh nghiệp
Khi một công ty mở rộng quy mô, thành lập thêm chi nhánh mới đồng nghĩa với việc sẽ có thêm một con dấu nữa xuất hiện và được bàn giao cho chi nhánh đó. Việc làm con dấu sẽ do nhân viên hành chính nhân sự thực hiện và phải tuân theo đúng quy định về việc làm con dấu được Nhà nước đề ra.
Khi đã có con dấu, ngoài việc thực hiện những biên bản bàn giao mỗi ngày thì nhân viên văn thư hay hành chính văn phòng sẽ thực hiện công việc quản lý và đóng dấu. Nếu bộ phận nào có nhu cầu đóng dấu thì phải liên hệ trực tiếp với nhân viên văn thư trong thời gian hành chính. Trong trường hợp nhân viên văn thư không có mặt ở công ty, con dấu sẽ được bàn giao lại cho Trưởng phòng hành chính và thwucj hiện theo một số quy định sau đây:
+) Con dấu sẽ phải được một nơi quy định riêng như là tủ và được khóa lại cẩn thận, do Trương phòng hành chính quản lý.
+) Trong trường hợp niêm phong tủ phải có cả nhân viên văn thư và Trưởng phòng cũng thực hiện và phải có chữ ký của hai người trên đó.
+) Khi nhân viên văn thư quay trở lại công ty, nếu có phát hiện ra khóa niêm phong không còn thì sẽ phải lập biên bản ngay về sự việc đó và yêu cầu sự xác nhận của Trưởng phòng ký tên.
Việc quản lý con dấu là trọng trách vô cùng nặng nề, con dấu rất quan trọng đối với một công ty và việc bảo quản gìn giữ nó cũng đồng nghĩa với việc mình đang có trách nhiệm bảo vệ công ty của mình.
4.2. Lưu ý khi quản lý con dấu của công ty
Khi quản lý con dấu, bên cạnh bạn luôn luôn phải có hộp mực để sử dụng bất cứ khi nào, và việc kiểm tra mực con dấu pahir được thwucj hiện thường xuyên theo định kỳ.
Con dấu luôn phải để trong tủ trong thời gian không sử dụng đến và người quản lý con dấu sẽ không được đưa bất kỳ cho người khác không có thẩm quyền.
Sau khi hoàn thành công việc đóng dấu của mỗi một văn bản, bạn sẽ phải ghi chép lại việc đóng dấu đó để dễ dàng quản lý, trong đó sẽ ghi đầy đủ tên loại tài liệu đóng dấu, ngày giờ thực hiện đóng dấu..
5. Các hành vi bị nghiêm cấm đối với công tác quản lý con dấu
Trong việc quản lý và bảo quản con dấu, cần phải nghiêm cấm một số những hành vi sau đây:
- Tình trạng làm giả con dấu và sử dụng con dấu giả của các doanh nghiệp: Đây là hành vi coi thường pháp luật, làm trái với quy định của Nhà nước về quy định sử dụng con dấu. Nếu phát hiện hành vi này sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo luật pháp ban hành của Nhà nước.
- Hành vi mua bán và tiêu huỷ trái phép con dấu: Đây là những hành vi gian lận nhằm mục đích thu lợi cho các nhân hoặc tổ chức.
- Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng, cố ý làm biến dạng nội dung mà con dấu đã được đăng ký.
- Sử dụng con dấu của của mình để cho thuê hoặc cầm cố: Đây là hành vi bị nghiêm cấm đối với việc quản lý con dấu. Với mục đích này, các cá nhân tổ chức sẽ thu lợi bất hợp pháp cho công ty của mình.
- Lợi dụng nhiệm vụ, quyền hạn được giao về việc giải quyết các thủ tục liên quan đến con dấu để gây khó khăn, hạch sách cho các cá nhân, tổ chức hợp pháp khác.
Đọc thêm: Dấu treo là gì? Cách đóng dấu treo và tính pháp lý của dấu treo
6. Mẫu tải biên bản bàn giao con dấu công ty tại vieclam88.vn
Hiện nay trên website vieclam88.vn đang có rất nhiều mẫu biên bản bàn giao con dấu cho các bạn tham khảo và tải về sử dụng.
Các bạn có thể tải bản mẫu biên bản bàn giao con dấu công ty tại đây:
mau-bien-ban-ban-giao-con-dau-het-gia-tri-su-dung.doc
Tham gia bình luận ngay!