1. Tìm hiểu khái niệm bảng kê mua hàng là gì?
Bảng kê mua hàng hiểu đơn giản là một trong những văn bản, mẫu đơn bắt buộc cần phải có trong quá trình thực hiện công việc mua bán hàng hóa hay xuất nhập khẩu của một doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh. Đây là một loại chứng từ được người bán lập ra để liệt kê về các loại thiết bị, hàng hóa, dịch vụ, vật tư,... tại thời điểm đó trên thị trường lĩnh vực. Bảng kê hàng hóa có vai trò làm cơ sở dữ liệu, căn cứ quan trọng để giúp phục vụ cho quá trình lập nên những loại phiếu nhập kho khác hay làm các thủ tục để thanh toán những khoản liên quan đến tài chính của hàng hóa, thiết bị,...
Và theo quy định của Bộ Tài Chính thì bảng kê mua hàng sẽ thường được thể hiện ở những tập số tương tự như là các loại sổ hóa đơn và mỗi sổ sẽ có những mã số riêng được đánh dấu. Sổ này có hạn sử dụng trong vòng 1 năm. Và sổ bảng kê mua hàng sẽ được liệt kê từng phiếu theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn để việc lập bảng cũng như quản lý hàng hóa được diễn ra hiệu quả hơn.
Đọc thêm: Tải ngay các mẫu phiếu thu mới nhất
2. Bảng kê mua hàng được sử dụng trong những trường hợp nào?
Hiện nay, rất nhiều người thắc mắc là bảng kê mua hàng sẽ được sử dụng trong các trường hợp nào? Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp kinh doanh và thu mua hàng hóa như nông sản, hàng gia công,... cũng như thường xuyên xuất nhập khẩu hàng hóa thì đây chính là một mối quan tâm rất lớn. Trong đó, hầu hết các nhà cung cấp hàng hóa là những người dân nhưng lại không có hóa đơn để quy định rõ ràng về những khoản chi phí cần thiết cho hoạt động mua bán.
Như vậy, trong những trường hợp sau thì cần phải sử dụng đến bảng kê hàng hóa:
- Đối với những doanh nghiệp kinh doanh và thu mua hàng hóa từ những người dân sản xuất hay đánh bắt những mặt hàng là nông, lâm, thủy hải sản thì cần đến bảng kê mua hàng.
- Đối với những doanh nghiệp kinh doanh và thu mua hàng hóa từ những người làm gia công những sản phẩm như là mây, tre, đan,... hoặc là những sản phẩm thủ công nghiệp được sản xuất từ các nguyên liệu tự nhiên và được tận dụng từ nông lâm nghiệp.
- Những doanh nghiệp mua hàng hóa từ những cá nhân tự hoạt động và khai thác nguyên vật liệu từ ngành xây dựng như là đất, đá, cát, sỏi,... thì cũng cần đến bảng kê mua hàng hóa.
- Doanh nghiệp thực hiện các giao dịch mua hàng từ các cá nhân thu nhặt những loại phế thải và bán lại như là giấy, bìa, ve chai,... cũng cần phải lập ra các bảng kê mua hàng hóa.
- Trường hợp các doanh nghiệp thu mua hàng hóa từ những cá nhân không hoạt động kinh doanh hay những hộ gia đình không chủ đích kinh doanh.
- Trường hợp các doanh nghiệp thực hiện mua hàng hóa từ những cá nhân hay gia đình có chủ ý kinh doanh thì sẽ liên quan đến vấn đề chịu thuế cho các loại dịch vụ, hàng hóa thì cũng cần đến bảng kê mua hàng.
Riêng một số trường hợp với những cá nhân mà là đại diện hay được ủy quyền về mặt pháp lý và có thẩm quyền để có thể ký kết vào những bảng kê mua hàng hóa thì những cá nhân này sẽ phải có trách nhiệm trong những công việc có liên quan đến giấy tờ này theo pháp lý. Theo đó, những cá nhân này sẽ cần phải đảm bảo thật chính xác cũng như trung thực về các thông tin được kê khai trong bảng kê mua hàng hóa. Và những bảng kê mua hàng hóa đã được lập ra tại các doanh nghiệp thì sẽ được ghi nhận thêm vào các khoản chi phí cần được trừ.
Một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp cần phải lưu ý khi lập bảng kê mua hàng chính là những khoản chi phí được giảm trừ tại đây sẽ không cần thiết phải có chứng từ để thanh toán và không sử dụng tiền mặt. Còn nếu trong những trường hợp mà mà chi phí để thu mua hàng hóa được liệt kê tại bảng kê mua hàng cao hơn so với những chi phí ở thị trường tại thời điểm đó thì các cơ quan về thuế sẽ phải dựa vào những cơ sở và số liệu liên quan đến giá của thị trường để quyết định cho chi phí được trừ khi mua các loại hàng hóa, dịch vụ.
Xem thêm: Tìm việc làm thu mua
3. Các mẫu bảng kê mua hàng mới nhất
3.1. Cách lập bảng kê mua hàng mới nhất
Có thể thấy, bảng kê mua hàng hóa là thủ tục quan trọng và được sử dụng rất thường xuyên trong các doanh nghiệp thu mua hàng hóa và các thiết bị vật tư. Tuy vậy, không phải ai cũng biết cách để lập bảng kê mua hàng theo đúng chuẩn. Vậy thì hãy theo dõi nội dung dưới đây để nắm được quy trình lập bảng kê mua hàng nhé!
- Nội dung đầu tiên cần phải có chính là tên của đơn vị hay bộ phận trong doanh nghiệp được đặt ở bên góc trái của bảng kê mua hàng và bạn sẽ phải điền đầy đủ những thông tin về tên đăng ký đầy đủ của doanh nghiệp, bộ phận phụ trách hoạt động mua hàng.
- Ở phía bên phải của bảng kê mua hàng sẽ là thông tin về mẫu bảng và được quy định theo thông tư bao nhiêu, ngày tháng năm nào.
- Tiếp đó sẽ là tên của văn bản là “bảng kê mua hàng” đi kèm đó là ngày, tháng, năm lập bảng cùng 1 số thông tin về sổ kê mua hàng.
- Ở mục họ tên của người mua phía dưới bạn sẽ cần phải điền đầy đủ và chính xác về người đứng ra phụ trách trực tiếp về hoạt động mua hàng này cũng như điền thông tin về bộ phận người đó làm, thuộc phòng/ban nào.
- Cột A trong bảng kê mua sẽ là số thứ tự theo số lượng của hàng hóa đã được mua.
- Cột B của bảng kê mua sẽ là tên gọi của các sản phẩm, mặt hàng, quy cách chuẩn của hàng hóa, chất liệu của hàng hóa đã được mua.
- Cột C của bảng kê mua chính là địa chỉ mua hàng và người mua sẽ phải điền đầy đủ cũng như chính xác về thông tin này.
- Cột D của bảng kê mua hàng chính là đơn vị tính cho các mặt hàng, sản phẩm, vật tư,... như là mét, kilogram, chiếc,...
- Cột 1 của bảng kê mua sẽ thể hiện số lượng các mặt hàng, sản phẩm, vật tư,... được mua.
- Cột 2 là đơn giá của các loại mặt hàng đó như thế nào. Từng mặt hàng cụ thể sẽ được liệt kê đầy đủ, chính xác vào cột này.
- Cột 3 của bảng kê mua chính là thành tiền tổng của số lượng hàng hóa theo từng loại đã mua và ghi cụ thể vào đó.
- Ở mục tổng số tiền ở bên dưới bạn sẽ cộng tổng toàn bộ những chi phí đã ghi ở trên và nếu như có phát sinh thì sẽ ghi vào mục ghi chú ngay phía dưới.
- Cuối cùng chính là chữ ký của những người có liên quan đến việc lập bảng kê mua hàng đó là: người mua hàng, kế toán trưởng và người duyệt mua hàng.
3.2. Một số mẫu bảng kê mua hàng phổ biến hiện nay
Hiện nay, có rất nhiều lĩnh vực, hàng hóa cần phải lập bảng kê mua khi thực hiện các hoạt động mua bán. Và bảng kê mua hàng nói chung được quy định theo Bộ Tài Chính và được chỉnh sửa qua một số thông tư như sau:
- Bảng kê mua hàng mẫu 04 và 06 – VT theo thông tư 133 và 200.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ được quy định bởi thông tư 107.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ được quy định bởi thông tư C24 – HD.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ được quy định bởi thông tư 77.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ được quy định bởi thông tư 78.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ được quy định bởi thông tư 185.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ được quy định bởi quyết định 19.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ được quy định bởi quyết định 48.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không hóa đơn.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ có kèm hóa đơn theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.
Ngoài ra, bảng kê mua hàng sẽ được sử dụng trong một số lĩnh vực cụ thể như sau:
- Bảng kê mua hàng hóa về lĩnh vực nông lâm thủy sản.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ văn phòng phẩm.
- Bảng kê mua hàng hóa về các hoạt động công đoàn.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ bán lẻ, tạp hóa.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ trong lĩnh vực tiêu dùng.
- Bảng kê mua hàng hóa và các dịch vụ.
- Bảng kê mua hàng hóa về lĩnh vực kinh doanh xăng dầu.
- Bảng kê mua hàng hóa về vật liệu xây dựng,...
Bạn có thể tham khảo và download mẫu bảng kê mua hàng theo một số mẫu phổ biến bằng file word hoặc excel dưới đây:
mau-bang-ke-mua-hang-thong-tu-133-06-vt.doc
bang-ke-hang-hoa-khong-hoa-don.docx
Bảng-kê-mua-hàng-mẫu-06-VT-thông-tư-200.doc
Bảng-kê-mua-hàng-mẫu-06-VT-trên-excel-thông-tư-200.xlsx
4. Một số công việc liên quan đến bảng kê mua hàng
4.1. Vị trí nhân viên thu mua
Nhân viên thu mua là vị trí công việc thường thấy ở các doanh nghiệp hoạt động về lĩnh vực xuất nhập khẩu và đây là công việc bắt buộc phải sử dụng đến bảng kê mua hàng hóa. Bởi họ chính là người sẽ trực tiếp chịu trách nhiệm cho việc cung ứng các mặt hàng, vật tư, sản phẩm, dịch vụ,... cho hoạt động sản xuất của chính doanh nghiệp. Chính vì vậy mà đối với mỗi giao dịch thu mua hàng hóa họ sẽ cần phải thực hiện lập bảng kê mua hàng để có thể ghi chép lại các số liệu về việc mua hàng và sau đó sẽ chuyển bảng kê mua hàng đó đến cho bộ phận kế toán hay người phụ trách kho để làm cơ sở, căn cứ lập các phiếu kho cũng như quản lý hàng hóa thật tốt.
Do đó, để có thể làm được ở vị trí này bạn sẽ cần phải hiểu và nắm rõ về mẫu bảng kê mua hàng, đồng thời biết cách lập bảng kê mua hàng như thế nào.
4.2. Vị trí nhân viên kế toán
Ngoài vị trí nhân viên thu mua thì kế toán của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng cần phải nắm rõ về các vấn đề liên quan đến bảng kê mua hàng bởi họ cũng chính là người sẽ cần phải tiếp xúc với các số liệu được ghi trong bảng đó để kiểm tra và đối chiếu lại với thực tế số lượng cũng như chất lượng hàng đã được mua về. Từ đó mới có thể quyết định có duyệt và thực hiện quyết toán hay không. Chính vì vậy mà một người kế toán cũng không thể bỏ qua các thông tin, vấn đề liên quan đến lập và ý nghĩa của bảng kê mua hàng hóa.
Tham khảo: Tuyển dụng kế toán
Như vậy, việc lập các bảng kê mua hàng hiện nay tại các doanh nghiệp thực chất là khá phức tạp và không phải ai cũng có thể làm được. Hy vọng bài viết trên đây sẽ cung cấp đến cho các bạn những thông tin hữu ích nhất về mẫu bảng kê mua hàng cũng như cách lập bảng như thế nào. Từ đó có thể áp dụng một cách chính xác nhất vào công việc của mình và đạt được hiệu quả tốt nhất trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhé!
Tham gia bình luận ngay!