1. Mục đích của việc lập bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng hàng đầu mà những người trong công tác tổ chức cần phải nắm rõ và ưu tiên để có thể chuẩn bị thành công mỗi một sự kiện. Nếu như bạn chưa có những kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch và tạo ra bản dự trù kinh phí thì sẽ nếu như bạn chưa có những kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch và tạo ra bản dự trù kinh phí thì sẽ khiến cho bạn gặp nhiều khó khăn.
Với về tổ chức sự kiện đã có kinh nghiệm và chuyên nghiệp rồi thì việc lập ra bản dự trù kinh phí là điều kiện cần thiết để có thể đảm bảo được sự kiện diễn ra mà không bị thiếu hụt kinh phí không xảy ra các vấn đề bất cập trong suốt quá trình với về tổ chức sự kiện đã có kinh nghiệm và chuyên nghiệp rồi thì việc lập ra bản dự trù kinh phí là điều kiện cần thiết để có thể đảm bảo được sự kiện diễn ra mà không bị thiếu hụt kinh phí không xảy ra các vấn đề bất cập trong quá trình.
Để có thể nhận được sự tin cậy từ phía khách hàng và nhận được nhiều đơn đặt hàng hơn thì bạn cần phải nắm được những bước để bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cũng như là có thể nắm được những vấn đề xấu phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện có liên quan tới kinh phí.
Để có thể lập bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thành công thì chúng ta cần phải tìm hiểu những bước lập kế hoạch Cũng như là các yếu tố có liên quan khác.
Đây là những bước có thể giúp làm một bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hoàn hảo.
Xem thêm: Chi phí tài chính
2. Những bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Để lập bản dự trù kinh phí thành công thì chúng ta cần tuân thủ thực hiện theo các bước sau:
2.1. Nghiên cứu kỹ các thông tin của sự kiện
Bạn cần phải nghiên cứu kỹ là vấn đề có liên quan tới kinh phí trong sự kiện để có thể lên được kế hoạch dự trù về kinh phí.
Khoản dự trù này cần phải được tính theo mức tối thiểu người đó thì khi hoàn thành kế hoạch báo giá tổ chức sự kiện thì đồng thời cũng phải lập thành công bản dự trù một cách cơ bản nhất đối với những trường hợp có thể phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.
Để có thể làm được điều đó thì bạn trước hết cần phải đọc kỹ những nội dung được liệt kê trong kế hoạch của sự kiện theo đúng yêu cầu gửi hàng.
Sau đó thì bạn cần phải xác định được những vấn đề nào là vấn đề cần thiết đối với sự kiện đó và những vấn đề nào là vấn đề cần phải chuẩn bị trước.
Nếu như bạn bỏ qua điều này thì rất có thể bạn cũng sẽ không tính được khoản chi phí dự trù cho những vấn đề phát sinh khi sự kiện được diễn ra.
Xem thêm: Việc làm tổ chức sự kiện
2.2. Liệt kê chi tiết đối với tất cả các mục cần có
Bạn cần phải liệt kê ra những danh mục cụ thể như là một hàng hóa hay là mục dịch vụ cần có trong sự kiện. Những yếu tố cần phải liệt kê sẽ bao gồm: Số lượng cần thiết, chất lượng của các vật dụng kèm theo chi phí của từng vật.
một bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện sẽ có các phần cơ bản như sau:
*) Chi phí dành cho thiết kế: gồm các mục là thư mời người thiết kế chi phí dành cho khâu thiết kế sân khấu, chi phí dành cho thiết kế banner, Chi phí dành cho thiết kế poster và tờ rơi cùng với chi phí của Bandroll.
*) Chi phí dành cho in ấn
Quá trình in ấn cũng cần phải có kinh phí. Do đó bạn cần phải liệt kê ra các chi phí trong khâu in ấn gồm những yếu tố như thế nào kinh phí cụ thể của từng yếu tố ra sao?
Yếu tố cần liệt kê ra như sau: in giấy mời (Invitations), chi phí dành cho in Backdrop, chi phí dành cho in Welcome banner, chi phí dành cho in Bandroll, chi phí dành cho in Poster, chi phí dành cho in Tài liệu, chi phí dành cho in thuê hội trường sự kiện,...
*) Chi phí dành cho khâu trang trí
Trang trí cũng sẽ tốn số lượng kinh phí khá là cao cho nên việc dự trù bạn kinh phí cho mục trang trí là điều rất cần thiết và cần phải làm chi tiết.
Dưới đây sẽ là những yếu tố trong trang trí cần phải có dự trù kinh phí
- Chi phí làm hoa cài áo cho các khách mời.
- Chi phí mua hoa để tặng các nhà tài trợ.
- Chi phí mua hoa để bàn và trang trí xung quanh hội trường.
- Chi phí để mua đồ trang trí trên sân khấu (bóng bay, hệ thống đèn…)
*) Chi phí thuê các thiết bị dành cho sự kiện
Hệ thống những thiết bị dành cho sự kiện đó là: Dàn âm thanh và hệ thống ánh sáng, màn hình máy chiếu, máy tính - laptop, mic,...
Ngoài những loại chi phí trên đây thì còn các loại chi phí khác như thuê MC cho sự kiện diễn ra thành công hơn, chi phí dành cho các tiết mục văn nghệ (mời nghệ sĩ, ca sĩ tự do, diễn viên…), chi phí cho khâu nhân sự (tiếp tân, hướng dẫn, tuyên truyền…). Chi phí thuê người quay phim/chụp ảnh, chi phí mua quà tặng/quà lưu niệm…
Đối với những sự kiện càng có nhiều hoạt động được diễn ra thì sẽ càng phát sinh ra nhiều chi phí hơn. Bên cạnh đó, rất ít các sự kiện có thể được diễn ra theo đúng với kế hoạch đã lập trước đó, phần lớn là có sự phát sinh thêm các vấn đề khác hoặc là không thể diễn ra được phần nào đó trong kế hoạch… vì thế mà những người phụ trách lên kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ cần phải lập cho mình một bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hoàn chỉnh và có sự đầu tư thời gian nghiên cứu kỹ.
Đọc thêm: Bản kế hoạch tổ chức sự kiện giúp bạn thành công trong tầm tay
3. Những lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Trong quá trình các bạn lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thì cần phải lưu ý nhiều vấn đề. Đầu tiên, phải đọc kỹ phần nội dung của kế hoạch sự kiện là điều quan trọng và cần thực hiện trước hết.
Các bạn cần phải lập kế hoạch càng chi tiết thì càng tốt, hãy cân nhắc tới nhiều chi tiết trong sự kiện như là: số lượng của của bộ phận PG, số lượng của các bàn ghế trong hội trường, số lượng hoa cần có, đồ ăn, thức uống…
Hãy chú ý tới ngân sách được cấp, dựa vào lượng ngân sách mà công ty cung cấp mà có thể điều chỉnh các hạng mục một cách phù hợp nhất.
Bạn hãy lập ra bảng giá đối với từng yếu tố cần có trong sự kiện, sau đó bạn có thể đưa bản kế hoạch cho những người đã có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện xem và nhờ họ góp ý cho bạn.
Trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện sẽ không tránh khỏi việc sai sót, tuy nhiên bằng cách xem xét kỹ lưỡng từng vấn đề mà chúng ta hãy cố gắng giảm thiểu sai số một cách tốt đa. Hãy cân nhắc từng yếu tố nhỏ để đảm bảo cho việc lập bảng dự trù kinh phí được hiệu quả nhất.
Trên đây vieclam88.vn vừa trình bày về cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Chúc bạn luôn thành công trong mọi sự kiện.
Tham gia bình luận ngay!