1. Đôi nét về công việc Assistant Manager là gì?
Nghề nghiệp này được thành lập để cung cấp hỗ trợ cho các giám đốc điều hành quan trọng, nhằm giữ cho công việc và các hoạt động trôi chảy như mong đợi. Assistant Manager đôi khi cũng được gọi là Executive Assistant Manager. Tóm lại Executive Assistant Manager là gì? Những Assistant Manager này có thẩm quyền và khả năng lãnh đạo đối với các nhân viên khác cấp dưới và họ thường ủy thác cũng như theo dõi việc hoàn thành các nhiệm vụ đang chờ xử lý trong bộ phận, văn phòng hay nội bộ một doanh nghiệp.
Assistant Manager thường làm nhiệm vụ như một nhân vật thay thế khi giám đốc cấp cao có việc riêng, không có mặt. Assistant Manager lập các kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát tất cả các thủ tục hành chính và hoạt động, hoạt động và tài liệu. Không giống như Trợ lý hành chính , Trợ lý điều hành cũng đưa ra lời khuyên và khuyến nghị chuyên nghiệp, ngoài việc hoàn thành một loạt các nhiệm vụ văn thư. Họ thường đóng vai trò đại diện, liên lạc với các cá nhân và tổ chức thay mặt cho các giám đốc điều hành và có thể điều phối các hoạt động Quan hệ công chúng.
Tham khảo: Việc làm Thư ký - Trợ lý
2. Sự khác biệt giữa Team leader và Assistant Manager là gì?
Nhiều người trong chúng ta thường nhầm lẫn giữa hai chức danh công việc phổ biến đó là team leader (trưởng nhóm) và Assistant Manager. Mặc dù đều là hai vị trí cấp độ quản lý, tuy nhiên chúng khá khác nhau. Sự khác nhau đó là gì?
Trưởng nhóm và Assistant Manager có thể được sử dụng để mở rộng quyền lực, kiểm soát và giám sát nhân viên. Tuy nhiên, các nhà Assistant Manager có nhiều khả năng đưa ra quyết định hơn khi so sánh với các trưởng nhóm tuân theo các chính sách đã được thiết lập. Quyết định sử dụng Assistant Manager và trưởng nhóm phụ thuộc vào mức độ cần thiết của quyền quyết định.
Trưởng nhóm thường được đặt ở những vị trí cần hướng bổ sung. Điều này có thể bao gồm các vị trí mà người quản lý không có thời gian hoặc khả năng quản lý quy trình làm việc hàng ngày và do đó phải tăng thời gian và ảnh hưởng của họ với trưởng nhóm. Trưởng nhóm thường có ít trách nhiệm bổ sung ngoài việc đảm bảo quy trình làm việc phù hợp và chất lượng công việc đang được tiến hành. Assistant Manager là một phần mở rộng trực tiếp của người quản lý. Trong trường hợp có nhiều ca hoặc nhiều nhiệm vụ quản lý, chẳng hạn như kỷ luật, lưu giữ hồ sơ và quản lý, một người Assistant Manager có thể được bổ nhiệm. Cuộc hẹn này sẽ giúp người quản lý trang trải trách nhiệm và nhiệm vụ của mình.
Assistant Manager có nhiều địa điểm kiểm soát hơn khi nói đến kỷ luật nhân viên, phần thưởng và quản lý trách nhiệm. Trưởng nhóm thường không thể đưa ra kỷ luật đối với công nhân và phải dựa vào quyền lực của người quản lý hoặc trợ lý giám đốc để đưa ra hành động khắc phục. Chức năng của họ tương đối hạn chế khi so sánh với trợ lý quản lý.
Assistant Manager có khả năng lớn hơn nhiều để đưa ra quyết định trong công việc của họ. Điều này bao gồm kỷ luật, quy trình làm việc, quan hệ khách hàng và đưa ra định hướng. Trưởng nhóm thường cần tuân theo các chính sách và thủ tục để hoàn thành công việc. Bất kỳ điều chỉnh nào về các chính sách và thủ tục này đều cần có sự cho phép của người Assistant Manager hoặc người quản lý.
3. Assistant Manager làm những nhiệm vụ gì?
Sau khi đã biết vị trí Assistant Manager là gì? Bạn có muốn khám phá những nhiệm vụ mà họ thường thực hiện hay không?
- Thứ nhất, trách nhiệm chính của Assistant Manager là gì?
- Hoạt động như một liên lạc và điểm tiếp xúc đầu tiên với khách hàng nội bộ và bên ngoài, nhà cung cấp và thành viên nhóm, tương tác với họ một cách chuyên nghiệp và kịp thời: Trả lời các yêu cầu thông tin, chuẩn bị các tài liệu cần thiết và đảm bảo hành động tiếp theo; Gặp gỡ những người quan tâm và các cộng sự quan trọng khác của công ty thay mặt giám đốc điều hành.
- Xem và lọc tất cả các thư, cuộc gọi, email đến và đi: Giám sát và quản lý tất cả các thư từ và những bản báo cáo nội bộ; Điều phối dịch vụ chuyển phát với các đối tác; Liên tục theo dõi, trả lời và chuyển tiếp email; Cập nhất và duy trì danh sách liên lạc hiện có.
- Soạn thảo và phê duyệt thông tin bằng văn bản, báo cáo thuyết trình và bảng tính: Tiến hành nghiên cứu và tạo báo cáo bằng cách thu thập dữ liệu từ các công cụ khác nhau và hợp nhất chúng thành báo cáo.
- Quản lý lịch yêu cầu và cuộc họp chuyên nghiệp và cá nhân của giám đốc điều hành, điều phối các cuộc hẹn và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, kịp thời: Đảm bảo nhiệm vụ và dự án được hoàn thành trong thời hạn; Chuẩn bị chương trình họp để tối đa hóa hiệu quả thời gian; Ghi chép trong các cuộc họp và viết tóm tắt; Đặt phòng hội nghị và các điểm họp khác; Đảm bảo địa điểm và phối hợp phục vụ ăn uống và hậu cần khác khi lên kế hoạch cho các sự kiện lớn hơn; Xử lý sắp xếp đi lại và ăn ở.
- Lưu trữ và sắp xếp các tài liệu giấy và điện tử, như email, báo cáo và hồ sơ hành chính khác: Chuyển đổi tài liệu giấy sang kỹ thuật số bằng máy quét; Hỗ trợ nhập dữ liệu và bảo trì cơ sở dữ liệu.
- Đặt hàng vật tư còn thiếu và duy trì hàng tồn kho, thay thế vật liệu và thiết bị khi cần thiết hoặc được hướng dẫn.
- Hiểu và cập nhật với cơ cấu tổ chức, chính sách, mục tiêu và mục tiêu của doanh nghiệp.
- Quản lý và báo cáo chi phí: Trong một số trường hợp, thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến kế toán, chẳng hạn như số sách kế toán hay hóa đơn.
- Thứ hai, nhiệm vụ hàng ngày của Assistant Manager là gì?
- Xem lại và lọc tất cả thư đến và đi, cuộc gọi, email và fax.
- Quản lý lịch trình hàng ngày của một giám đốc điều hành, thiết lập các cuộc hẹn chuyên nghiệp và cá nhân.
- Hoạt động như một liên lạc và điểm liên lạc đầu tiên với các cá nhân và tổ chức.
- Thực hiện tìm kiếm và cung cấp thông tin và khuyến nghị.
- Chuẩn bị thuyết trình, tài liệu và các báo cáo khác.
- Nộp và tổ chức các tài liệu giấy và điện tử, như email, báo cáo và hồ sơ hành chính khác.
Tìm hiểu thêm: Cách tạo CV thư ký – Trợ lý chuyên nghiệp
4. Trở thành một Assistant Manager cần những kỹ năng gì?
Assistant Manager là gì? Đó hẳn là một công việc rất đáng mơ ước phải không nào? Tuy nhiên muốn trở thành Assistant Manager cần những kỹ năng nào? Cùng vieclam88.vn tìm hiểu nhé!
Một trợ lý giám đốc làm việc với một giám đốc trưởng và thực hiện một số nhiệm vụ giám sát. Vị trí này đòi hỏi khả năng lãnh đạo và kỹ năng con người tốt, khả năng giao tiếp tốt và kiến thức và kinh nghiệm để chủ động. Một trợ lý giám đốc phải có sự chú ý mạnh mẽ đến các chi tiết và có thể có hiệu quả chỉ đạo từ một giám sát viên trực tiếp.
- Kỹ năng lãnh đạo
Một Assistant Manager là một vị trí với vai trò lãnh đạo. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị để khắc phục sự cố tại nơi làm việc, giải quyết tranh chấp giữa nhân viên và khách hàng và luôn luôn duy trì thái độ chuyên nghiệp. Một Assistant Manager thường chịu trách nhiệm khi người quản lý không có mặt, điều đó có nghĩa là bạn nên chuẩn bị bước lên để phục vụ như một người biện hộ cho các nhân viên dưới sự thay đổi của bạn.
- Khả năng làm theo chỉ dẫn
Một người Assistant Manager thường làm việc theo chỉ thị của người giám sát và được yêu cầu vận hành theo cách mà người quản lý trưởng yêu cầu. Mỗi người Assistant Manager có một phong cách khác nhau và sếp của bạn sẽ muốn bạn thể hiện sự liên tục trong hoạt động. Điều này bao gồm những chỉ dẫn cụ thể và được xác định để đảm bảo việc quản lý toàn bộ nhiệm vụ khi cần thiết.
- Nhiệm vụ
Assistant Manager phải làm quen với cách thức hoạt động của một doanh nghiệp và có kiến thức làm việc tốt về các sản phẩm, dịch vụ và quy trình của công ty. Điều này sẽ giúp bạn đảm nhận bất kỳ vai trò nào tại một thời điểm và đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ, ngay cả khi ai đó gọi ốm, thiết bị bị hỏng hoặc đơn đặt hàng bị trễ. Bạn cũng có trách nhiệm đi làm đúng giờ, đại diện cho công ty của bạn một cách chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên của bạn.
- Thân thiện
Một Assistant Manager được các nhân viên yêu thích sẽ hiệu quả hơn một người không. Là một người trợ lý điều hành, bạn nên có kỹ năng giao tiếp và con người tốt, có thể quản lý mà không bị độc đoán hay kiểm soát và bạn có thể thúc đẩy nhân viên đạt mức năng suất cao hơn. Công bằng và minh bạch trong cách bạn quản lý nhân viên cũng là một đặc điểm quý giá.
- Khả năng ra quyết định
Assistant Manager thường được kêu gọi để đưa ra cả quyết định nhỏ và chính tại nơi làm việc. Để có hiệu quả trong vai trò này, bạn phải có khả năng suy nghĩ nhanh chóng và hành động quyết đoán. Một người Assistant Manager giỏi có thể nhanh chóng đánh giá mọi tình huống, cân nhắc ưu và nhược điểm của các phương pháp khác nhau và đưa ra quyết định có học thức và có ích cho tất cả các bên.
- Ủy quyền
Một trong những trách nhiệm chính của một người Assistant Manager là ủy quyền. Trong sự vắng mặt của người quản lý, trợ lý giám đốc sẽ chịu trách nhiệm cho một số nhiệm vụ mà họ sẽ không thể thực hiện một mình. Assistant Manager sẽ cần phải ủy quyền, với thẩm quyền, các nhiệm vụ và trách nhiệm công việc khác nhau cần thiết để đảm bảo rằng nơi làm việc chạy hiệu quả và hiệu quả. Họ có thể phải ủy thác nhiệm vụ cho nhiều nhân viên trong khi thực hiện nhiệm vụ chung và nhiệm vụ của riêng họ.
- Kỹ năng tuyển dụng/ Phỏng vấn
Khi một công ty có nhu cầu tuyển dụng, nhiều lần chính là trợ lý giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc sàng lọc ứng viên và quá trình phỏng vấn. Họ sẽ có đầu vào liên quan đến những người được tuyển dụng bởi vì họ sẽ có kiến thức đầu tiên về một nhân viên tương lai. Assistant Manager cần phải có kỹ năng trong nghệ thuật phỏng vấn giúp họ xác định ai sẽ là ứng viên tốt nhất cho công việc. Tùy thuộc vào tình huống, một người Assistant Manager có thể dành cả ngày để phỏng vấn và cũng được yêu cầu hoàn thành các nhiệm vụ khác.
- Kỹ năng báo cáo
Là một Assistant Manager, bạn có thể được yêu cầu cần phân tích và giải thích các báo cáo liên quan đến văn phòng hay bộ phận. Đôi khi sẽ có những phương sai phải được tính đến. Đây sẽ là công việc của trợ lý giám đốc để xem xét các báo cáo và tìm lý do cho sự khác biệt. Sự khác biệt có thể là kết quả của hiệu suất nhân viên hoặc yếu tố lợi nhuận. Assistant Manager có thể phải kiểm toán các báo cáo và đưa ra lời giải thích cần thiết, sau đó báo cáo kết quả của cô ấy cho người quản lý.
5. Làm thế nào để trở thành một Assistant Manager giỏi?
Dù việc trở thành một người Phó Giám đốc xuất sắc trước mắt mọi người có thể khó khăn, nhưng việc áp dụng và phát triển một số kỹ năng cụ thể có thể giúp bạn trở thành một Phó Giám đốc hiệu quả hơn. Ngoài việc có được những kỹ năng này, một người Assistant Manager giỏi cũng phải có khả năng hỗ trợ các sáng kiến được thực hiện bởi người quản lý.
Làm cho tuyển dụng và đào tạo là một ưu tiên. Thường thì người trợ lý quản lý phụ trách việc tìm kiếm và phỏng vấn nhân viên mới. Người Assistant Manager cũng phải thấy rằng nhân viên mới được đào tạo đúng cách và phù hợp với môi trường làm việc mới của họ. Dành thời gian để dạy nhân viên, đặc biệt là những người gặp khó khăn trong việc đạt được các kỹ năng mới cần thiết cho công việc. Hãy cởi mở và giao tiếp. Một người Assistant Manager phải có kỹ năng người tốt vì họ đóng vai trò là người liên lạc giữa người quản lý và nhân viên cấp dưới. Bởi vì các nhà quản lý và nhân viên đôi khi không để mắt đến các vấn đề, một người Assistant Manager có thể giúp cả hai bên thấy được lý do cho quan điểm đối nghịch.
Làm việc chăm chỉ như những nhân viên khác. Mặc dù là một người Assistant Manager giỏi đòi hỏi một người có thể ủy quyền, anh ta không nên cho rằng tất cả các công việc của mình có thể được giao cho người khác. Một trợ lý quản lý giỏi làm việc chăm chỉ, hoặc chăm chỉ hơn các nhân viên khác. Điều này giúp bạn xây dựng nhiều mối quan hệ. Nó cũng giúp bạn đảm bảo rằng công việc cần hoàn thành đang được hoàn thành.
Điều đặc biệt quan trọng đối với Trợ lý điều hành là chú ý đến cách họ đi qua. Có thể hiểu, kỹ năng dịch vụ khách hàng xuất sắc là điều cần thiết cho công việc này, nhưng một ứng viên thành công cũng phải luôn lịch sự, liên tục mỉm cười và truyền đạt thái độ tích cực, có thể làm. Trợ lý điều hành phải sẵn sàng bước ra ngoài bản mô tả công việc của họ, nghĩa là họ thường sẽ phải chịu trách nhiệm bổ sung và sẽ phải làm việc bất thường và thêm giờ, cũng như có thể tiếp cận mọi lúc. Nói cách khác, lịch làm việc của họ hoàn toàn do nhà điều hành họ hỗ trợ và cũng có thể thay đổi từ công ty này sang công ty khác.
Trên đây là những thông tin về Assistant Manager là gì cũng như những công việc chi tiết họ cần thực hiện. Truy cập vào vieclam88.vn để nhận ngay cơ hội việc làm Assistant Manager nhé!
Tham gia bình luận ngay!