1. Tổng quan về thuật ngữ Agile
1.1. Giải nghĩa Agile là gì?
Agile hay còn được biết đến với cái tên đầy đủ là Agile Software Development có nghĩa là phát triển phần mềm linh hoạt. Agile được ứng dụng trong quá trình phát triển các phần mềm nhằm mục tiêu khuyến khích sự thay đổi khi phát triển dự án và đưa các sản phẩm, dịch vụ đến tay người tiêu dùng một cách nhanh nhất có thể.
Hiện nay, rất nhiều nơi đưa ra định nghĩa Agile như một phương pháp. Trên thực tế, nó giống như một phương pháp luận hay một triết lý dựa trên các nguyên tắc phân đoạn vòng lặp và nguyên tắc tăng trưởng.
Ngày nay thì Agile đã vượt xa ra khỏi khu vực truyền thống đó và phát triển phần mềm để đóng góp cho cho sự thay đổi trong cách quản lý, làm việc của các doanh nghiệp như là quá trình sản xuất, sales, Marketing, dịch vụ, giáo dục,… Theo đó, đây được xem là một phương thức quản lý dự án rất phổ biến với nhiều đại diện và nó được gọi chung là phương pháp “họ Agile”.
1.2. Các phương pháp của Agile
Agile không đưa ra một phương pháp cụ thể chung nào nhưng lại bao gồm rất nhiều phương pháp nhỏ khác nhau và thỏa mãn, hướng theo các tiêu chí của nó. Theo thống kê cho thấy thì hiện các doanh nghiệp chủ yếu đang áp dụng khoảng 13 phương pháp và phần lớn thì sử dụng Scrum như một cách tiếp cận cơ bản.
Ngoài ra thì cũng khá nhiều công ty đã kết hợp các phương pháp với nhau. Ví dụ như hiện có khoảng 44,4% các công ty sử dụng Waterfall, điều này có nghĩa là có một tỷ lệ nhất định nào đó vừa sử dụng Waterfall mà lại vừa sử dụng Scrum trong quá trình hoạt động, phát triển doanh nghiệp của mình.
Bên cạnh đó thì có 4 tôn chỉ mà doanh nghiệp cần tuân thủ khi áp dụng phương pháp Agile như sau:
- Các cá nhân và sự tương hỗ sẽ quan trọng hơn quy trình và công cụ. Điều này có nghĩa trọng tâm sẽ đặt lên con người và xây dựng nên sự tương tác, hỗ trợ giữa các thành viên trong nhóm. Những thành viên này là người có năng lực, tương trợ lẫn nhau trong công việc và có thể mang đến sự thành công cho các dự án của doanh nghiệp.
- Các sản phẩm dùng được tốt hơn là tài liệu đầy đủ. Có nghĩa là thời gian để làm ra các phần mềm hoàn chỉnh sẽ đáp ứng một cách hoàn hảo hơn các yêu cầu đến từ khách hàng.
- Cộng tác với khách quan trọng hơn là thực hiện đàm phán hợp đồng. Vì nếu bạn hiểu được khách hàng mình cần gì để tư vấn, điều chỉnh các sản phẩm thì sẽ tốt hơn là chỉ dựa vào các điều khiển trong hợp đồng hợp tác.
- Sự phản hồi của khách hàng sẽ hơn là bám sát kế hoạch. Agile sẽ khuyến khích doanh nghiệp thích nghi với sự thay đổi hơn là chỉ khăng khăng làm theo kế hoạch. Ví dụ như thay đổi về công nghệ, deadline hay nhân sự,…
1.3. Nguyên tắc hoạt động của Agile
Các doanh nghiệp khi áp dụng phương pháp Agile này vào quản lý các dự án, hoạt động sản xuất thì cần phải nắm rõ được các nguyên tắc cơ bản như sau:
- Cần đáp ứng được toàn diện các nhu cầu mà khách hàng đưa ra thông qua việc giao hàng sớm hay là các sản phẩm có giá trị.
- Cần thay đổi các yêu cầu được chào đón, thậm chí đó có thể là rất muộn trong quá trình phát triển sản phẩm, dịch vụ.
- Giao phần mềm chạy được cho khách hàng và áp dụng một cách thường xuyên.
- Các nhà kinh doanh, các kỹ sư phần mềm sẽ cần phải làm việc cùng nhau trong suốt dự án hoạt động.
- Cần phải xây dựng dự án xung quanh các cá nhân có động lực, cung cấp sự hỗ trợ cần thiết, tối đa, môi trường làm việc cùng với niềm tin để có thể hoàn thành công việc.
- Có sự trao đổi trực tiếp chính là cách mà doanh nghiệp truyền đạt thông tin một cách hiệu quả nhất.
- Thước đo chính của sự tiến độ chính là phần mềm phải chạy thật tốt.
- Cần phát triển một cách liên tục và bền vững.
- Cần có sự cải tiến linh hoạt thông qua việc quan tâm đến kỹ thuật, thiết kế.
- Nghệ thuật tối đa hóa lượng công việc chưa xong chính là sự đơn giản.
- Cần có các nhóm tự tổ chức hoạt động, phát triển dự án.
- Cần có sự thích ứng thường xuyên với những thay đổi trong quá trình hoạt động, phát triển.
1.4. Một số đặc trưng của Agile
Agile hiện nay được áp dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp với những đặc trưng cơ bản đó là:
- Agile có tính lặp lại: các dự án sẽ được thực hiện trong các phân đoạn và nó sẽ lặp đi lặp lại. Thường thì khung thời gian nó lặp lại sẽ khá ngắn (từ 1 – 4 tuần) và trong mỗi phân đoạn, nhóm phát triển sẽ thực hiện một cách đầy đủ các công việc cần thiết. Cụ thể các công việc đó bao gồm có thiết lập ra các kế hoạch, phân tích các yêu cầu, triển khai, kiểm thử,… từ đó có thể cho ra các phần nhỏ của sản phẩm.
- Tính tăng trưởng, tiến hóa: cuối mỗi phân đoạn thì các nhóm sẽ cho ra các phần nhỏ của sản phẩm cuối cùng và thường là đầy đủ, có khả năng chạy tốt, trải qua quá trình kiểm thử cẩn thận và có thể sử dụng được. Theo thời gian thì phân đoạn này sẽ tiếp nối các phân đoạn kia và các phần chạy được này sẽ dần được tích lũy, lớn lên đến khi toàn bộ các yêu cầu của khách hàng được chấp thuận.
- Agile có tính thích nghi: bởi các phân đoạn chỉ kéo dài ở một khoảng thời gian nhất định và khá ngắn nên việc lập kế hoạch cũng sẽ cần phải điều chỉnh liên tục. Chính vì vậy, việc thay đổi trong quá trình phát triển (công nghệ, hướng mục tiêu,…) cũng có thể thường xuyên xảy ra để đáp ứng theo các cách phù hợp.
- Agile có nhóm tổ chức và liên chức năng: các nhóm cấu trúc này thường sẽ tự phân công các công việc và không dựa trên mô tả cứng về chức danh hoặc là làm việc dựa trên sự phân cấp rõ ràng trong các tổ chức. Nhóm này cũng đã đủ các kỹ năng cần thiết để có thể được trao các quyền tự đưa ra quyết định, tư quản lý cũng như tổ chức lấy các công việc của mình để làm sao đạt hiệu quả tốt nhất.
- Đặc trưng quản lý tiến trình thực nghiệm: các nhóm của Agile đều đưa ra các quyết định dựa trên các dữ liệu thực tiễn chứ không tính toán lý thuyết hay là các tiền giả định. Điều đó giúp cho Agile có thể rút ngắn được vòng đời phản hồi, đồng thời sẽ dễ dàng hơn trong việc thích nghi, gia tăng tính linh hoạt và nhờ đó có thể kiểm soát chi tiết tiến trình, nâng cao năng suất lao động.
- Agile có thể giao tiếp trực diện, cụ thể là không phản đối vấn đề tài liệu hóa nhưng lại đề cao hơn việc giao tiếp trực diện thay vì thông qua giấy tờ. Phương pháp Agile khuyến khích các nhóm phát triển có thể trực tiếp nói chuyện với nhau để hiểu rõ hơn về các vấn đề liên quan đến hoàn thiện sản phẩm theo nhu cầu khách hàng.
- Đặc trưng cuối cùng của Agile đó là phát triển dựa trên giá trị: tức là một trong những nguyên tắc cơ bản của nó là sản phẩm chạy tốt sẽ là thước đo của tiến bộ. Nhóm Agile sẽ thường cộng tác trực tiếp, thường xuyên đối với khách hàng để có thể nhận thêm các yêu cầu, nhận biết cái nào có độ ưu tiên cao hơn và mang lại giá trị hơn cho các dự án.
Xem ngay: Ngành quản lý dự án ra làm gì? Bước đi táo bạo trong tương lai
2. Tại sao nên áp dụng Agile trong quản lý dự án doanh nghiệp?
Tại sao nên sử dụng phương pháp Agile trong quản lý các dự án của doanh nghiệp? Đây là vấn đề mà không ít tổ chức, công ty đang thắc mắc trước khi đưa ra quyết định áp dụng phương pháp này.
Trên thực tế, Agile có khá nhiều ưu điểm nổi trội. Ban đầu, Agile được tạo nên cho ngành công nghiệp phát triển phần mềm nhằm mục đích là giúp sắp xếp, cải tiến quá trình sản xuất. Thông qua đó, các nhà phát triển sẽ có thể nhận dạng và điều chỉnh được các vấn đề còn hạn chế.
Đây được xem là phương pháp thay thế cho việc tiếp cận Waterfall truyền thống và Agile cung cấp phương pháp quản lý giúp cho quá trình cho ra đời một sản phẩm được tốt hơn, nhanh hơn.
Cụ thể những ưu điểm của Agile bao gồm:
- Thực hiện thay đổi dễ dàng vì các dự án được chia thành nhiều phần nhỏ, riêng biệt nên sẽ không phụ thuộc lẫn nhau và có những thay đổi được thực hiện nhanh hơn ở bất kỳ giai đoạn nào.
- Không cần phải nắm mọi thông tin từ ban đầu và Agile phù hợp cho cả những dự án chưa thể xác định mục tiêu cuối cùng.
- Quá trình bàn giao sẽ nhanh chóng hơn bởi dự án được chia nhỏ và sẽ kiểm tra theo từng phần, xác định các vấn đề nhanh hơn.
- Áp dụng Agile sẽ giúp doanh nghiệp có thể chú ý nhiều hơn đến phản hồi của khách hàng, người tiêu dùng.
- Thực hiện cải tiến liên tục và Agile khuyến khích các thành viên trong đội ngũ làm việc của mình, khách hàng phản hồi cho từng giai đoạn của sản phẩm để có thể kiểm tra, cải tiến, hoàn thiện tốt hơn.
3. Áp dụng Agile trong mô hình quản lý doanh nghiệp như thế nào?
Hiện nay, một số phương pháp truyền thống khá phức tạp, cồng kềnh như là mô hình Waterfall thường sẽ yêu cầu các nhóm dự án cần phải đáp ứng, thảo luận các mục tiêu một cách đầy đủ ở các giai đoạn. Tuy nhiên thì phương pháp Agile lại cải tiến hơn rất nhiều và giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi nhanh chóng và đạt được các mục tiêu cụ thể hơn.
Việc áp dụng Agile trong quản lý doanh nghiệp sẽ cần tuân theo quy trình hoàn chỉnh. Các giai đoạn phát triển của sản phẩm sẽ được phân chia thành những phần nhỏ, tăng trưởng cụ thể mà người dùng có thể tương tác được. Thông qua đó, sản phẩm sẽ được phản hồi khi cần thiết và tránh những vấn đề nghiêm trọng, đồng thời sẽ được cải tiến tốt hơn.
Ngoài ra, quy trình quản lý sản phẩm cũng có tính lặp lại, giúp cho các nhóm có thể chuyển sang một phần tăng trưởng khác nếu các vấn đề của phần hiện tại đang được giải quyết.
Hiện nay, phương pháp Agile phù hợp với những dự án đòi hỏi về sự linh hoạt, có mức độ phức tạp cao hoặc là không chắc chắn về thời gian, mục tiêu ban đầu. Ví dụ như một sản phẩm hoặc là dịch vụ mà nhóm dự án chưa từng xây dựng sẽ phù hợp với phương pháp này.
Vì thực tế, Agile được sinh ra trong lĩnh vực phát triển phần mềm và các giai đoạn trong mô hình của Agile sẽ phù hợp với sự phát triển, kiểm thử phần mềm. Thế nhưng ngày này, triết lý Agile đã vượt ra khỏi khu vực truyền thống và có đóng góp quan trọng vào việc thay đổi các hình thức làm việc, quản lý, sản xuất trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực.
Tuy vậy thì không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp đối với phương pháp Agile này. Để có thể áp dụng Agile vào quản lý, các doanh nghiệp sẽ cần phải đáp ứng một số điều kiện sau:
- Các thành viên cần phải phối hợp, giao tiếp hiệu quả trong nội bộ, các kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho các nhóm dễ dàng thấu hiểu khách hàng và hợp tác tốt hơn.
- Điều kiện thứ 2 là cần có tính tự chủ của mỗi thành viên và đảm bảo các nhóm dự án có thể tự quản lý, vận hành chủ động, trơn tru thay vì chỉ tuân thủ theo sự chỉ dẫn của cấp trên.
- Các hoạt động được module hóa thông qua nhiều nhóm liên chức năng. Nhóm này sẽ có khả năng làm việc với tốc độ, chất lượng cao và khách hàng sẽ là trung tâm.
Trên đây là những thông tin chi tiết giải đáp thắc mắc Agile là gì cùng các vấn đề xoay quanh phương pháp phần mềm này. Hy vọng rằng các bạn sẽ nắm được những điều cần thiết nhất cho mình, cho doanh nghiệp của mình và áp dụng thành công vào quá trình quản lý các dự án nhé.
Tham gia bình luận ngay!