1. Tại sao chúng ta cần biết cách tạo báo cáo trong excel?
Như chúng ta đã biết, ở bất kỳ doanh nghiệp nào cũng yêu cầu nhân viên của họ thực hiện báo cáo công việc cùng với những vấn đề khác trong công việc hàng ngày. Có rất nhiều loại báo cáo, với mỗi loại sẽ có yêu cầu riêng.
Trong đó, có những công việc được yêu cầu báo cáo trên excel thay vì báo cáo trên bản word. Đó là những công việc cần báo cáo về các con số, những phép tính toán… Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực kinh doanh, kế toán,... thì việc báo cáo bằng excel là cần thiết.
Những con số liên quan tới doanh thu, các phép tính, danh sách các sản phẩm kèm doanh thu… và vô số những yếu tố khác thì đều cần báo cáo bằng excel mới có thể thể hiện được một cách chính xác nhất về kết quả.
Không phải cứ là báo cáo thì đều được diễn giải bằng lời văn trong văn bản word, mà còn cần kèm theo các báo cáo thể hiện được những con số, những kết quả trong suốt quá trình làm việc.
Không chỉ vậy, tìm hiểu cách tạo báo cáo trong excel để chúng ta có thể tạo ra được bản báo cáo đẹp mắt, trông thật chuyên nghiệp sẽ mang tới rất nhiều lợi ích. Theo đó, người lập báo cáo sẽ có thể tạo ra được bản báo cáo đẹp, rõ ràng, chuyên nghiệp, dùng trong việc báo cáo về các kết quả trong kinh doanh, báo cáo về các kết quả thống kê…
Khi trình bản báo cáo hoàn chỉnh lên cấp trên thì bạn sẽ nhanh chóng ghi được điểm ấn tượng đối với cấp trên của bạn, Bạn cũng sẽ là niềm ngưỡng mộ của những đồng nghiệp trong công ty, là tấm gương về phong cách làm việc, chỉn chu đối với tập thể.
Ngoài ra, khi biết cách tạo một bản báo cáo trong excel chuyên nghiệp thì bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian báo cáo, bạn cũng có thể nhìn vào bản báo cáo chi tiết, rõ ràng, có hệ thống của mình mà biết được sự cố gắng của bản thân mình tới đâu.
Xem thêm: Cách học excel nhanh nhất
2. Hướng dẫn cách tạo báo cáo trong excel
Cách tạo báo cáo trong excel dưới đây sẽ phân tích, trình bày từng vấn đề có liên quan tới các mẫu báo cáo trong excel để bạn có thể tạo ra một bản báo cáo trong excel một cách hoàn chỉnh nhất.
2.1. Xác định bố cục trong bản báo cáo Excel
Báo cáo trong excel cũng sẽ được phân rõ ràng về bố cục giữa các phần nhằm đảm bảo giúp cho bản báo cáo trở nên hoàn chỉnh hơn, đầy đủ và mạng tính khoa học, giúp cho cấp trên của bạn sẽ dễ hiểu hơn.
Một bản báo cáo excel thường được phân chia rõ ràng về bố cục của báo cáo, bố cục của bản báo cáo trong excel luôn luôn đảm bảo cho bạn những ấn tượng độc đáo, dễ dàng trình bày các thông tin cơ bản để thực hiện được mục đích của bản báo cáo.
Đối với loại báo cáo chi tiết thì thường sẽ có bố cục gồm những yếu tố nội dung như sau đây:
- Phần tên chính xác của doanh nghiệp, đơn vị. Phần này thì người báo cáo có thể chèn thêm logo vào.
- Phần tên của báo cáo thì các bạn hãy viết in hoa và đồng thời cần bôi đậm lại, viết rõ báo cáo về vấn đề gì.
- Phần trình bày về điều kiện của báo cáo thì tùy vào từng báo cáo có yêu cầu gì thì bạn cần nêu vào hoặc là các căn cứ.
- Phần tổng hợp báo cáo.
- Phần Tiêu đề đối với bảng.
- Phần nội dung được trình bày trong các dòng.
- Phần chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt báo cáo.
Để có thể thực hiện và làm báo cáo trong excel chính xác thì các bạn sẽ cần phải đảm bảo rằng số liệu hay các dữ liệu được lấy trong bảng dữ liệu gốc cần phải thật chính xác và đúng với các tiêu chuẩn.
Xem thêm: Việc làm kế toán văn phòng
2.2. Các bước thực hiện tạo báo cáo trong excel
Dưới đây chính là các quy trình thực hiện tạo ra một bản báo cáo trong excel để giúp chúng ta tạo ra được mẫu báo cáo chuyên nghiệp từ excel.
- Bước 1: Người tạo cần phải tiến hành xác định về loại báo cáo
Bạn cần biết mình đang làm báo cáo tổng hợp hay là làm báo cáo chi tiết. Bạn cũng hãy quan sát thật kỹ để xem trong bảng dữ liệu đã có sẵn kết quả báo cáo hay chưa. Yếu tố này sẽ giúp bạn lựa chọn loại báo cáo chính xác.
- Bước 2: Bạn cần phải xác định xem những điều kiện và tiêu đề như thế nào?
Bạn cần phải căn cứ vào các yêu cầu cụ thể của từng báo cáo mà bạn làm để có thể phân chia báo cáo thành 2 phần cụ thể đó là:
+ Phần điều kiện:
+ Phần tiêu chí của báo cáo: trình bày nội dung chi tiết (Trừ các thông tin đã có trong phần điều kiện).
- Bước 3: Trích lọc đối với các kết quả được nêu rõ trong báo cáo
Phương thức bạn có thể sử dụng để thực hiện việc trích lọc đối với những kết quả được nêu trong bản báo cáo là gì? Thông tin ngay bên trong nội dung dưới đây sẽ giúp cho những ai đang tìm kiếm vấn đề này có thể hiểu rõ::
+ Bạn có thể copy từng kết quả trong bản báo cáo một cách thủ công.
+ Bạn có thể lọc bằng tính năng Filter.
+ Bạn có thể dán các kết quả mà bạn lọc được vào trong vùng gọi là vùng tiêu chí, dán theo các cột khác nhau.
+ Hoặc bạn có thể dùng công thức để tiến hành lọc kết quả trong báo cáo.
Với cách dùng công thức để lọc kết quả trong bản báo cáo excel của bạn thì sẽ giúp cho quá trình chọn lọc các kết quả trở nên tốt hơn, tuy nhiên việc dùng công thức cũng không phải là chuyện đơn giản.
Tùy vào khả năng của từng người mới có thể áp dụng công thức lọc, nếu bạn không chú ý đưa vào các công thức đúng thì bạn sẽ gặp phải các nguy cơ lọc sai hoặc là lọc không ra kết quả, khiến cho quá trình lọc của bạn trở nên lâu hơn.
Như thế, trên đây chính là các gợi ý, chia sẻ giúp các bạn biết được cách tạo báo cáo trong excel để sử dụng trong những trường hợp cần thiết. Nếu bạn là người thường xuyên phải làm việc trên excel thì tốt hơn hết là bạn hãy nghiên cứu và cập nhật nhiều kiến thức có liên quan tới excel.
Tham gia bình luận ngay!