Tìm hiểu các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán hiệu quả

Trang vàng

1. Phương pháp 1: Kiểm tra

Kiểm tra là kỹ thuật đề cập đến việc xem xét toàn bộ các tài liệu kế toán (sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ, dữ liệu, BCTC,...) hoặc xem xét các tài sản thực tế. Theo góc độ đầu tiên, kiểm tra là một quy trình khai thác, so sánh các tài liệu có liên quan hữu hình trong tổ chức. Kỹ thuật này được sử dụng đối với Báo cáo tài chính, sổ KT, phiếu nhập xuất khó, hóa đơn giao dịch,... Khi sử dụng phương pháp này, kiểm toán viên có thể thực hiện theo hai cách:

- Cách 1: Trên cơ sở kết luận sẵn có, kiểm toán viên tiến hành thu thập dữ liệu làm điều kiện cho kết luận cuối cùng.

- Cách 2: Thực hiện xem xét các tài liệu từ khi phát sinh đến khi vào sổ của một nghiệp vụ. Triển khai theo hai góc độ, một là từ phản ánh vào sổ KT từ chứng từ gốc, hai là kiểm tra ngược lại chứng từ gốc.

Kiểm tra tài liệu là phương pháp khá dễ dàng do đối tượng kiểm tra thường có sẵn. Chính bởi vậy, việc chi tiêu cho phương pháp thu thập bằng chứng này cũng không quá lớn. Thế nhưng, kỹ thuật kiểm tra cũng có một vài điểm hạn chế. Độ tin cậy của bằng chứng thông qua kiểm tra có tối ưu hay không còn phụ thuộc vào gốc gác, nội dung của các tài liệu bằng chứng. Bằng chứng được đánh giá giá trị thấp dần trên cơ sở “độ dốc” của nguồn thu nhập bằng chứng. Do vậy, nếu các bằng chứng đã được tổ chức thay đổi, điều chỉnh, hoặc giả mạo thì cần xác minh lại bằng những kỹ thuật khác.

Theo góc độ tiếp theo là kiểm tra vật chất với các tài sản hữu hình của tổ chức. Lấy ví dụ dễ hiệu như tiền mặt, tài sản cố định, hàng tồn kho,...

Việc kiểm tra theo góc độ này cung cấp một bằng chứng đáng tin hơn do có tính hữu hiệu. Tuy nhiên, độ tin cậy không mang tính tuyệt đối về giá trị thực và quyền sở hữu của tài sản. Quá trình kiểm tra cần gắn liền với những bằng chứng khác để minh chứng giá trị thực và chủ sở hữu của tài sản.

Xem thêm: Học kiểm toán ra làm gì

2. Phương pháp 2: Quan sát

Quan sát là một trong các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán tiếp theo mà kiểm toán viên cần áp dụng. Đó là việc giám sát, dõi theo một thủ tục, quy trình hoặc hiện tượng do cá nhân khác thực hiện. Chẳng hạn như việc kiểm toán viên theo dõi quá trình kiểm tra thực tế, theo dõi các thủ tục kiểm tra do doanh nghiệp tự tay thực hiện. Đi thực tế hiện trường đang vận hành của doanh nghiệp để có hình dung rõ ràng về hạ tầng kỹ thuật,... nhằm nhìn nhận về hiện trạng hoạt động của doanh nghiệp.

Nếu được thực hiện đúng cách và cẩn trọng, phương pháp quan sát mang lại những bằng chứng có độ tin cậy khá cao. Mặc dù vậy, qua phương pháp quan sát, bản thân những bằng chứng được thu thập chưa phản ánh một cách tổng quan và đầy đủ, do đó cần kết hợp với những phương pháp khác. Phương pháp quan sát chỉ mang lại bằng chứng về cách thức triển khai công việc ở khoảng thời gian nhất định quan sát, do đó chúng không chắc chắn ở những khoảng thời gian khác cũng có cách thức tương tự.

3. Phương pháp 3: Điều tra

Đây là phương pháp đề cập đến quá trình khai thác thông tin từ những cá nhân có liên quan, hiểu biết về doanh nghiệp được kiểm toán. Phương pháp này được triển khai thông qua việc gửi thông báo chính thức, phỏng vấn trực tiếp hoặc tương tác về kết quả thu thập được. Phương pháp này có thể giúp kiểm toán viên có được những dữ liệu chưa có hoặc những dữ liệu khác nhằm củng cố những bằng chứng trước đó.

Thu thập bằng chứng bằng phương pháp này được triển khai qua ba giai đoạn:

- Thứ nhất, xây dựng hoạt động phỏng vấn: Kiểm toán viên phải nắm rõ đối tượng cần phỏng vấn điều tra, mục đích của cuộc phỏng vấn và nội dung, địa điểm, thời gian diễn ra phỏng vấn.

- Thứ hai, triển khai phỏng vấn: Kiểm toán viên bắt đầu phổ biến lý do phỏng vấn, tương tác về những gì cần phỏng vấn đã được chuẩn bị trước, ghi chép kỹ kết quả và đề nghị cá nhân được phỏng vấn xác thực những gì đã cung cấp bằng việc ký kết.

- Thứ ba, kết thúc phỏng vấn: Kiểm toán viên dựa trên cơ sở dữ liệu đã ghi chép được, đưa ra kết luận cuối cùng. Mặc dù vậy, vẫn cần chú trọng đến sự am hiểu và tính khách quan của cá nhân người tham gia phỏng vấn để kết luận về độ tin cậy của bằng chứng.

Điểm mạnh của phương pháp này là giúp kiểm toán viên có thể thu thập được những thông tin mới, hoặc những thông tin có thể củng cố thêm độ tin cậy của những bằng chứng trước đó. Thế nhưng, hạn chế của phương pháp này là bằng chứng có độ tin cậy thấp, do cá nhân được phỏng vấn là người liên quan hoặc làm việc trong doanh nghiệp được kiểm toán. Do đó, chúng mang tính chủ quan, ngoài ra độ tin cậy còn phụ thuộc vào sự am hiểu, chuyên môn, phẩm chất đạo đức của cá nhân người được phỏng vấn.

Xem thêm: Việc làm trợ lý kiểm toán

4. Phương pháp 4: Xác nhận

Phương pháp này đề cập đến đáp án của một yêu cầu cung cấp thông tin nhằm xác thực lại những gì đã được thể hiện trong hệ thống tài liệu kế toán.

Trong báo cáo tài chính, khi các khoản phải thu được nhận định là quan trọng và có thể khách hàng nợ sẽ phản hồi yêu cầu xem xét lại khoản nợ thì kiểm toán viên phải lên kế hoạch đề nghị khách nợ phản hồi trực tiếp các khoản nợ hoặc các dữ liệu được xây dựng thành số dư của khoản nợ.

Việc này sẽ giúp thu thập bằng chứng có độ tin cậy hơn về sự hữu hình của các khoản nợ và tính xác thực của số dư được thể hiện. Thế nhưng, phương pháp này chưa giúp thu thập bằng chứng một cách đầy đủ về năng lực thu hồi các khoản nợ hoặc còn một số khoản khác không được đề cập. Thông tin đề nghị xác nhận nợ phải do kiểm toán viên lập và gửi. Lúc này cần yêu cầu sự ủy quyền từ doanh nghiệp và cho phép khách hàng phản hồi với kiểm toán viên một cách trực tiếp.

5. Phương pháp 5: Tính toán

Đây là phương pháp kiểm tra tính xác thực về khía cạnh toán học của dữ liệu thể hiện trên chứng từ, hóa đơn, báo cáo tài chính, sổ KT,... và các biểu mẫu liên quan thay vì triển khai việc tính toán độc lập của kiểm toán viên. Chẳng hạn như, kiểm tra tính xác thực (tính lại) các tài liệu.

Phương pháp này chỉ chú trọng đến tính chính xác cơ bản về khía cạnh số học, không chú trọng đến sự phù hợp của cách thức tính toán. Chính bởi vậy, chúng thường được áp dụng cùng với các phương pháp khác như kiêm tra trong quy trình thu thập bằng chứng kiểm toán.

Tuy nhiên, điểm mạnh của phương pháp này là giúp kiểm toán viên có được bằng chứng có độ tin cậy cao, xét về khía cạnh số học. Dù vậy, hạn chế của chúng là quá trình tính toán khá khó khăn, mất nhiều thời gian và nhất là khi doanh nghiệp được kiểm toán kinh doanh đa dạng, quy mô lớn,...

6. Quy trình phân tích trong kiểm toán

Phương pháp là đề cập đến quá trình phân tích các thông tin, dữ liệu. Trên cơ sở đó, nhìn ra được những biến động và thay đổi, cũng như các mối quan hệ có sự chênh lệch hoặc khác biệt so với các dữ liệu khác có liên quan.

Phương pháp này bao gồm việc đối chiếu các dữ liệu tài chính như: Đối chiếu dữ liệu tương ứng trong kỳ này với các kỳ trước. Đối chiếu giữa hiện trạng với kế hoạch của doanh nghiệp. Đối chiếu giữa hiện trạng của doanh nghiệp với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực, cùng quy mô hoặc với dữ liệu định mức và thống kê cùng ngành.

Khi thực hiện phương pháp này, kiểm toán viên được quyền sử dụng những kỹ thuật khác. Từ kỹ thuật đối chiếu đơn giản cho đến phức tạp, đòi hỏi phải sử dụng các phương pháp thống kê hiện đại.

Như vậy, vieclam88.vn cùng bạn đã tổng hợp và tìm hiểu cơ bản các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán!