1. Administrative assistant là gì?
Administrative assistant hay thường được viết tắt là admin assistant có nghĩa là trợ lý hành chính. Trợ lý hành chính có nhiệm vụ hỗ trợ cho giám đốc hoặc trường phòng hành chính, đôi khi sẽ hỗ trợ các phòng ban khác nhằm giúp quá trình vận hành của doanh nghiệp diễn ra trôi chảy.
Xem thêm: Việc làm trợ lý văn phòng
2. Công việc trợ lý hành chính có thực sự “đơn giản”
2.1. Trách nhiệm cần có của trợ lý hành chính
Trợ lý hành chính không phải là một người gộp chung các nhiệm vụ mà sẽ bạn sẽ có rất nhiều lựa chọn về lĩnh vực của mình. Bạn có thể chọn lựa vị trí cho bản thân về lĩnh vực yêu thích như: trợ lý chuyên về dự án, trợ lý hành chính, trợ lý kinh doanh, trợ lý nhân sự,...
Dù vậy nhưng với mô hình chung thì nhiệm vụ công việc là tương tự nhau chỉ là có sự biến đổi theo trường hợp và ngày mà thôi. Có thể hôm nay bạn sẽ đảm nhận nhiệm vụ về lễ tân tiếp đón khách hàng, nhưng ngày mai bạn lại trở thành một nhân viên văn phòng với bàn giấy, sắp xếp lại về các công văn. Và đôi khi hôm sau nữa bạn lại trở thành một nhân viên sửa chữa vật dụng nhỏ tại nơi làm việc như máy in, thay mực máy in.
Một người trợ lý được ví như một “super hero” của công ty hay của một nền kinh doanh. Không chỉ đảm nhận công việc theo nghiệp vụ mà còn đảm nhận cả những công việc khác một cách hợp lý nhất theo đúng thời gian.
Người trợ lý giỏi là người có sự yêu thích với công việc dù nhịp độ nhanh thế nào vẫn có thể thích ứng, bất chấp mọi hoàn cảnh hay bất kỳ tổ chức nào. Và trợ lý hành chính đôi khi chính là trọng tâm giữa của chính một doanh nghiệp, vậy tại sao các bạn không thử tạo cho bản thân một sự bứt phá hơn. Tham gia ứng tuyển cho chính vị trí này cùng tìm hiểu thông tin tại website vieclam88.vn chia sẻ.
2.2. Vậy công việc hàng ngày của trợ lý hành chính là gì?
Để trở thành một trợ lý hành chính bạn có sự nắm bắt rõ ràng về các yêu cầu đề ra của công việc. Hay bạn phải là một người ra sao mới có thể chuyên nghiệp hơn.
+ Chuyên thực hiện về việc chuẩn bị giấy tờ cùng các tài liệu liên quan tới công ty theo sự kiện được đưa ra cùng đó lên lịch về các cuộc hẹn gặp cũng như cuộc gặp.
+ Thực hiện về việc sắp xếp, lưu trữ các giấy tờ, hồ sơ của nhân viên tại nơi làm việc.
+ Đảm nhận công việc hành chính theo nghiệp vụ chuyên môn và hỗ trợ công tác hỗ trợ nhân viên thực hiện các công việc hàng ngày theo kế hoạch.
+ Thực hiện hợp tác với các phòng ban về việc cập nhật cơ sở dữ liệu, trả lời thắc mắc của nhân viên, tìm lại dữ liệu cần thiết,...
+ Các công tác về kiểm tra vật dụng cung ứng hay sắp xếp các vấn đề liên quan đến đời sống nhân viên khi có sự lưu trú.
+ Chuẩn bị các phòng hội nghị cùng việc in ấn, phân phát các tài liệu liên quan cho công ty nhân viên.
Công việc cho vị trí này không quá khó khăn nhưng sẽ cần đến những ứng viên có sự tinh tế, thân thiện, chăm chỉ trong công việc. Cạnh đó sự năng động để hỗ trợ các nhân viên làm việc nhanh nhất trong việc công đem lại hiệu quả.
Đọc thêm: HCNS là gì? Tầm quan trọng của hành chính nhân sự đối với công ty
3. Các kỹ năng trở thành một administrative assistant chuyên nghiệp
3.1. Kỹ năng giao tiếp qua lời nói
Giao tiếp hàng ngày qua lời nói được coi là một cách truyền thông đem lại hiệu quả tốt nhất trong môi trường làm việc. Và điều này được coi là kỹ năng mềm cần thiết của trợ lý hành chính hiện nay.
Người trợ lý sẽ luôn có sự tương tác với khách hàng, đối tác, các phòng ban, chuyên gia hỗ trợ không chỉ trong phạm vi văn phòng làm việc của công ty mà còn cả với các doanh nghiệp bên ngoài. Và khi làm việc sẽ luôn là hình thức nhóm và bạn là người trung tâm cho sự phân bổ các thông tin vậy nên việc luôn sự vui vẻ, hòa đồng sẽ luôn được đề cao. Nói ra nghe tốt để có thể nắm bắt và giải đáp sẽ giúp các công việc được diễn ra đúng kế hoạch.
3.2. Kỹ năng viết
Hầu hết các công việc liên quan đến văn phòng hiện nay đã có các công cụ về công nghệ thông tin thay thế nên việc thực hiện đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Trợ lý có thể sử dụng các văn bản đánh máy cùng mẫu có sẵn để thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết.
Dù vậy thì các nhà tuyển dụng tại vị trí này vẫn sẽ có sự ưu tiên cho các ứng viên về kỹ năng viết bởi không phải bất cứ vấn đề gì cũng có thể sử dụng công nghệ mà cần đến là kỹ năng viết hay ghi chép nhanh hơn. Bởi một số văn kiện và mẫu đơn sẽ yêu cầu bắt buộc về viết tay và các tài liệu sửa liên quan đến sổ sách chẳng hạn.
Bởi vậy việc bạn có một kỹ năng ghi chép, viết lách nhanh và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội trội hơn so với ứng viên ngang bằng về kiến thức.
3.3. Sự thân thiện, hòa đồng
Khi làm việc tại vị trí hành chính bạn sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều người từ chính các thành viên của công ty cho đến khách hàng tại công ty. Do bạn sẽ là người trực tiếp gặp, chào đón khách nên một thái độ thân thiện, nụ cười giao tiếp sẽ giúp bạn ghi điểm hơn.
Khi đó khách hàng nhận thấy rằng mình được chào đón và tại đây có thể đáp ứng được những điều họ cần. Kỹ năng này cũng chính là một yếu tố quan trọng giúp bạn nắm bắt được tâm lý khách hàng hơn.
3.4. Nắm bắt công nghệ cho bản thân
Công nghệ phát triển càng ngày càng cao vậy nên việc mà bạn có sự nắm bắt nhanh, áp dụng và nâng cao cho bản thân mình là điều cần. Ví dụ như việc bạn viết lách quá nhiều cùng thời gian các văn bản dài dòng thì ngày nay bạn có thể áp dụng máy vi tính cùng tốc độ đánh nhanh để có thể thay đổi. Viết một nghìn từ mất nửa ngày thì nay chỉ mất vài phút chăng.
Hay đến chính việc áp dụng trong việc sắp xếp tổ chức, khi bạn áp dụng tốt thì bạn có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ trong một ngày. Bạn giúp các thành viên trong tổ chức có lịch trình làm việc cùng môi trường tốt nhất.
3.5. Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề
Khi bạn là một người có khả năng phân tích tốt thì mọi công việc sẽ được hoàn thiện nhanh hơn theo một quy chuẩn và nắm bắt được cả chính đến vấn đề nảy sinh về sau để giải quyết. Bạn phân tích tốt thì các rủi ro hạn chế sẽ không xảy ra và chính bạn đặt ra trước rất nhiều biện pháp cho sự tránh và phòng tránh chúng.
Tìm hiểu thêm: Việc làm nhân viên hành chính văn phòng
4. Mức lương, cơ hội tìm việc của administrative assistant
4.1. Mức lương là ổn định
Một nhân viên hành chính sẽ có một mức lương thuộc top khá ổn và có sự phân chia theo loại hình và quy mô. Nếu sự lựa chọn của ứng viên là các doanh nghiệp tại Việt Nam thuộc loại hình vừa và nhỏ sẽ là 7 - 10 triệu/ tháng với doanh nghiệp lớn sẽ từ 10 triệu/ tháng.
Còn khi mà ứng viên lựa chọn tại loại hình doanh nghiệp có sự liên doanh nước ngoài, hay làm việc trực tiếp tại nước ngoài thì mức lương của bạn sẽ là không dưới 1000 USD/ 1 tháng. Chưa tính đến các mức thu nhập về chế độ và thưởng kèm theo.
4.2. Administrative assistant cơ hội việc làm khó hay dễ
Administrative assistant là một vị trí được cho là khá thú vị cũng như là một trợ lý “đắc lực” của phòng nhân sự trong các hệ thống doanh nghiệp, cơ quan. Bởi vậy việc cơ hội tìm việc cho vị trí này là không hề khó. Các thông tin liên quan đến tuyển dụng cho vị trí này bạn có thể tìm ở bất cứ đâu, trên các trang web, mạng xã hội hay trung tâm tìm kiếm việc những điều bạn cần có sự lựa chọn hợp lý mà thôi.
Kinh tế cùng với sự hội nhập đã tạo nên một nền kinh tế mở vững chắc hơn đẩy mạnh cho các mô hình công ty, cùng mở rộng hơn về các quy mô phát triển. Chính đó tạo nên việc các doanh nghiệp sẽ cần tới bổ sung một lượng lớn nhân công cho mình, đặc biệt với vị trí trợ lý hành chính.
Vị trí việc làm không có sự yêu cầu quá cao theo sự đặc thù nên tạo ra một môi trường hoạt động rộng và đa dạng lĩnh vực hơn. Ứng viên chỉ cần có kinh nghiệm cho vị trí tương đương này, tốt nghiệp các chuyên ngành quản trị liên quan để có thể áp dụng một kỹ năng tốt cho công việc. Sự am hiểu về kiến thức luật, thủ tục nhân sự, công việc văn phòng hay các thủ tục hành chính liên quan sẽ giúp bạn thực sự nhanh nhẹn và tạo nên sự nổi bật.
Cơ hội việc làm sẽ luôn mở rộng cho vị trí này không chỉ tại các doanh nghiệp trong nước mà khi bạn có một kiếm thức và giao tiếp ngoại ngữ tốt thì bạn có thể tham gia ứng tuyển tại các doanh nghiệp với môi trường làm việc tại nước ngoài. Một nơi được coi là môi trường làm việc của sự phát triển công nghệ, giúp bạn có một mức lương cùng cơ hội thăng tiến hấp dẫn hơn rất nhiều.
Mong rằng bài viết mà vieclam88.vn chia sẻ ngày hôm nay sẽ giúp hiểu rõ hơn về vị trí administrative assistant là gì cũng như giúp các bạn thấy được rằng đây là một vị trí với những yêu cầu không quá khắt khe mà cơ hội việc làm lại vô cùng hấp dẫn.
Hãy trở thành một thành viên của chúng tôi để cập nhật những kiến thức bổ ích hàng ngày khác nữa nhé!
Tham gia bình luận ngay!