Hướng dẫn chi tiết cách viết thư xin việc hành chính nhân sự

Một bộ hồ sơ đầy đủ nhất là một bộ hồ sơ bao gồm một lá thư xin việc, một bản sơ yếu lý lịch tự thuật, một chiếc CV xin việc và một số giấy tờ bằng cấp khác. Để tạo được ngay một ấn tượng tốt ban đầu thì một lá thư xin việc được viết khoa học đầy đủ và chính xác sẽ là vũ khí mạnh mẽ giúp bạn chiếm lấy được cái nhìn tốt đó

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách để viết một lá thư xin việc ngành hành chính nhân sự.

1. Tầm quan trọng của thư xin việc ngành hành chính nhân sự

1.1. Ngành hành chính nhân sự tài nước ta hiện nay

 Hành chính nhân sự đang là một ngành nghề có độ phổ biến rộng rãi cũng thu hút được rất nhiều bạn trẻ quan tâm đến. Vậy tại sao đây là một ngành “HOT”?

Trong bất kể một công ty hay doanh nghiệp nào dù nhỏ hay lớn thì bộ phận phòng hành chính nhân sự luôn đóng vai trò quan trọng nhất.

Hành chính nhân sự có chức năng thực hiện công việc tuyển dụng, tổ chức đào tạo nhân viên, quản lý nhân sự, xây dựng quy chế lương các khoản thưởng phạt hay hỗ trợ, là cầu nối giữa ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty, doanh nghiệp

Với những chức năng quan trọng như vậy thì chắc chắn bạn đã hiểu tại hành chính nhân sự lại được quan tâm nhiều như vậy. Một công ty muốn phát triển và lớn mạnh thì phải phụ thuộc vào sự cố gắng của các nhân viên, và để nhân viên có thể làm được hết hiệu suất khả năng của mình thì những người hành chính nhân sự luôn phải đứng sau sắp xếp quản lý và thúc đẩy nhân viên làm việc.

1.2. Tầm quan trọng của lá thư xin việc hành chính nhân sự trong quá trình tuyển dụng 

Thư xin việc là một loại thư được các ứng viên gửi đến cho các nhà ứng tuyển để khiến các nhà tuyển dụng có nhận biết đến các ứng viên. Cũng như các lá thư xin việc của các ngành khác, thư xin việc hành chính nhân sự cũng chứa các thông tin cơ bản của ứng viên và nó thể hiện mong muốn và nguyện vọng của bạn với vị trí hành chính nhân sự

Lá thư xin việc được coi là quan trọng trong bộ hồ sơ xin việc của bạn. Thư xin việc này sẽ được gửi ngày đầu và có thể coi là tài liệu quan trọng và cần thiết để nhà tuyển dụng có cái nhìn nhận diện đối với ứng viên. Với CV đây là một bản giúp bạn có thể cho các nhà tuyển dụng thấy được khả năng làm việc các kinh nghiệm kỹ năng thì trong lá thư xin việc của bạn sẽ thể hiện nhiều hơn mong muốn được trở thành một thành viên công ty. 

Khi nhận được lá thư xin việc các nhà tuyển dụng phần lớn sẽ không để ý đến kỹ năng làm việc của bạn như thế nào mà họ lại chú ý nhiều hơn phần thái độ và mong muốn của bạn đối với vị trí mà mình ứng tuyển như thế nào. 

Có rất nhiều nơi khi tuyển dụng hiện nay không còn cần lá thư xin việc nữa nhưng để có thể thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn thì việc dành thời gian chuẩn bị thêm một lá thư xin việc là không hề dư thừa. Đôi khi một lá thư xin việc của bạn sẽ giúp bạn khác biệt và tạo được thêm sự chú ý, ấn tượng của các nhà tuyển dụng.

Và để có thể biết được cách viết một lá thư xin việc ngành hành chính nhân sự chuẩn nhất thì bạn hãy tiếp tục đọc bài dưới đây.

2. Hướng dẫn viết thư xin việc ngành hành chính nhân sự 

2.1. Những mục cần có trong thư xin việc hành chính nhân sự 

Với bất kỳ một lá thư xin việc nào cũng vậy, bạn phải có đầy đủ các mục cần thiết và kết cấu ba phần: phần mở phần giữa và phần kết. 

Ở phần mở đầu sẽ là gồm quốc hiệu tiêu cư, tên đơn, đơn vị mà bạn ứng tuyển và một số các thông tin cá nhân. 

Phần giữa hay được gọi là phần nội dung thì nếu lý do xin việc, vị trí mà bạn ứng tuyển, các kỹ năng cũng như kinh nghiệm làm việc của bạn 

Phần cuối để kết thúc lá thư bạn hay bày tỏ mong muốn của mình đối với công việc và cơ hội để có thể trở thành một thành viên của công ty  và cuối cùng không quen gửi lời cam đoan và lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng.

 Khác với CV lá thư xin việc là những đoạn văn vì vậy chúng cần có sự liên kết hay chắc chắn rằng cá đoạn các câu văn của bạn đầu có sự liên kết với nhau.

2.2. Hướng dẫn viết thư xin việc ngành hành chính nhân sự chi tiết

2.2.1. Hướng dẫn viết phần mở đầu

Như đã nói ở trên phần mở đầu của một lá thư xin việc bao gồm quốc hiệu quốc ngữ, tên thư xin việc, phần kính gửi đến nhà tuyển dụng- Quốc hiệu: Như bình thường quốc hiệu luôn được đặt ở chính giữa và dòng đầu tiên “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” thì luôn in hoa và căn ở chính giữa òn với dòng “ Độc lập - tự do - hạnh phúc” thì cũng được để ở giữa và chỉ viết hoa chữ cái đầu

- Tên thư xin việc: Để có thể nêu rõ được vị trí mà mình muốn ứng tuyển hơn thì khi viết thư xin việc bạn nên viết ĐƠN XIN VIỆC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ và đặt ở giữa với cỡ chữ to 

- Kính gửi nhà tuyển dụng: Một lưu ý rất lớn khi viết phần này chính là bạn phải ghi thật rõ người tuyển dụng, nơi tuyển dụng của bạn thay vì chỉ viết chung chung là phòng bàn này hay gửi công ty. Đặc biệt là bạn không được đánh sai tên người mà bạn gửi tới vì chắc chắn điều này là vô cùng mất lịch sử và sẽ mất rất nhiều điểm trong mắt nhà tuyển dụng. 

Vì vậy để tránh tính trạng này thì bạn phải tìm hiểu về nơi bạn ứng tuyển thật kỹ trước khi bắt tay vào viết thư xin việc cũng như chuẩn bị hồ sơ xin việc. 

2.2.2. Hướng dẫn viết phần giữa - phần nội dung

Sau phần mở đầu kính gửi,.. sẽ đến phần giới thiệu về thông tin cá nhân sau đó là lý do viết thư và cuối cùng là kinh nghiệm làm việc cũng kỹ năng của bạn

- Về thông tin cá nhân, bạn hãy chọn những thông tin cơ bản nhất như họ và tên, ngày tháng năm sinh  địa chi của bạn và số điện thoại liên lạc của bạn.

- Lý do viết thư: Phần nêu lý do viết thư bạn hy kể rằng mình biết đến thông tin này ở đâu và bạn có mong muốn ứng tuyển vào vị trí hành chính nhân sự này. Thường thường phần lý do sẽ được viết kiểu như sau: “Thông qua website timviec365.com.vn tôi đã thấy được công ty đang có nhu câu tuyển dụng vị trí hành chính nhân sự, sau khi đọc các yêu cầu cũng như mô tả công việc tôi cảm thấy mình phù hợp và có thể đáp ứng được các yêu cầu mà công ty đưa ra. VÌ vạ tôi viết thư này xin được ứng tuyển vào vị trí hành chính nhân sự”.

- Kinh nghiệm làm việc: Với bất cứ một giấy tờ nào trong hồ sơ xin việc thì chắc chắn rằng kinh nghiệm làm việc là không thể nào thiếu. Tuy rằng đôi khi cá nhà tuyển dụng không thật sự quá để tâm đến phần này nhưng việc viết nó một cách trau chuốt và hợp lý vẫn là điều cần thiết.Hãy trình bày thật khéo léo vừa đủ không quá khoe khoang nhưng kinh nghiệm mà không thật sự cần thiết và liên quan tới công việc .

Bên cạnh những kinh nghiệm và những thành tựu mà bạn thu được sau quãng thời gian học tập việc thì bạn hãy lồng thêm các kỹ năng cần thiết mà bạn sở hữu liên quan tới hành chính nhân như kỹ năng xây dựng kế hoạch, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý , kỹ năng ngôn ngữ,....

2.2.3. Hướng dẫn viết phần cuối - phấn kết 

Ở phần kết cái quan trọng nhất chính là bạn nếu được ước muốn và nguyện vọng cá nhân của mình. Ở các phần trên bạn đã thể hiện cho người đọc được sự phù hợp của mình và có thể đáp ứng được các yêu cầu công việc như thế nào. Thì ở phần này bạn sẽ thể hiện thái độ và ước muốn của bạn với vị trí ứng tuyển. 

Chẳng hạn như sau : “ Với những kinh nghiệm và kỹ năng được đúc kết trong quá trình đi học và đi làm tôi tin rằng mình là người phù hợp và có khả năng đáp ứng các nhu cầu của vị trí công việc mà mình ứng tuyển. VÌ vậy, tôi mong rằng quý công ty sẽ trao cho tôi một cơ hội để được bước vào vòng phỏng vấn và chứng minh được năng lực bản thân”

Sau phần bày tỏ mong muốn này bạn chắc chắn phải đưa ra lời cam kết và lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng để thể hiện được phép lịch sự cũng như sự ôn trọng đến với họ 

Ở cuối cùng bnj sẽ ký và ghi rõ họ tên của mình ở kịch lề bên phải tờ giấy.

3. Những lưu ý khi viết thư xin việc hành chính nhân sự 

3.1. Viết ngắn gọn nhưng đầy đủ

Thư xin việc không như CV dùng để thể hiện khả năng bản thân mà chúng dùng để thể hiện thái độ và mong muốn của mình với vị trí mà mình ứng tuyển. Vì thế bạn không thể chăm chăm nêu ra những kinh nghiệm bản thân những kỹ năng mà đôi khi chúng lại chẳng hề giúp ích gì trong công việc. Bạn không thể viết một đơn xin việc hành chính nhân sự mà lại kể ra rằng bạn có khả năng vẽ được. 

Hãy lưu ý về độ dài là thư của minh, đồ dài tốt nhất và đẹp nhất là viết vừa đủ một mặt  trang giấy A4 .

3.2. Tránh những lỗi về chính tả và trình bày 

Là một người thông minh khéo léo và cẩn thận thì bạn tuyệt đối không thể mắc những lỗi sai như sai chính tả , trình bày không đẹp không khoa học được.

Trước tiên sau khi bạn viết xong thì hãy dành thời gian rà soát thật kỹ từng câu văn, từng dòng của bạn em có mắc bất kỳ một lỗi chính tả nào hay không. Một lỗi chính tả tuy nhỏ thôi nhưng vẫn có thể gây ảnh hướng lớn đối với lá thư của bạn và chính bạn 

Ngoài ra hay chọn phông chữ thật phù hợp, tốt nhất là bạn nên chọn các phông chữ thường hay sử dụng nhiều nhất như Times New Roman, hay Arial. Và cùng đó là chọn cỡ chữ chỗ nào còn to hơn chỗ nào cần bé đi , chỗ nào cần in đậm , chỗ nào cần in nghiêng

Những điều này sẽ giúp bạn có một lá thứ xin việc thật chuẩn và thật thu hút.

Trên đây là bài hướng dẫn chi tiết cách viết một lá thư xin việc hành chính nhân sự dành cho những bạn đang chuẩn bị một bộ hồ sơ thật đầy đủ để ứng tuyển vào công ty và vị trí mình mong muốn. Nếu bạn vẫn còn cảm thấy khó khăn trong việc viết thư xin việc thì đừng nản hay truy cập ngay website timviec365.com.vn để tạo ngay một lá thư xin việc nhanh gọn và tiện lợi nhé.