Phương pháp kê khai thường xuyên là gì và lợi ích của phương pháp ấy

1. Khái niệm phương pháp kê khai thường xuyên là gì?

1.1. Tìm hiểu về hàng tồn kho

Trước khi tìm hiểu về khái niệm kê khai thường xuyên thì ta cần tìm hiểu về hàng tồn kho để xem xem loại hàng hóa này có gì đặc biệt. Như nhiều người đã biết, hàng tồn kho là loại hàng còn trong kho, chưa bán cũng như chưa được đưa vào sản xuất. Có hai loại hàng tồn kho chính đó là hàng phục vụ cho việc bán và hàng phục vụ cho công việc sản xuất như các nguyên vật liệu, dụng cụ sản xuất…

Tại sao lại xuất hiện việc dự trữ hàng hóa trong kho? Đó là bởi hàng tồn kho sẽ giúp cho doanh nghiệp dự trữ sản phẩm để có thể đưa ra ngay trong trường hợp cần thiết. Một số trường hợp sản phẩm bị cháy hàng chưa kịp sản xuất lại thì có thể dựa vào số lượng hàng tồn kho ấy để tiếp tục kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì hàng tồn kho là những nguyên vật liệu có sẵn để đảm bảo cho việc chuỗi sản xuất luôn luôn vận hành.

Những sản phẩm chưa sản xuất xong hoặc vẫn đang trong quá trình xử lý cũng không được coi là hàng tồn kho. Với một số những hàng được nhập để dự trữ trong khoảng thời gian dài để phục vụ cho các mục đích như bảo trì cũng sẽ không được tính là hàng tồn kho trong một khoảng thời gian quy định mà được coi là các loại tài sản dài hạn. Tất nhiên việc lưu trữ hàng tồn kho cũng sẽ tốn thêm một khoản chi tiêu cho doanh nghiệp.

1.2. Tìm hiểu về phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháo kê khai thường xuyên là phương pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng để kiểm kê hàng hóa còn tồn kho. Thay vì kiểm tra theo định kỳ thì doanh nghiệp sẽ liên tục cập nhật số lượng của kho hàng, tình hình biến động và quá trình xuất nhập hàng. Phương pháp này sẽ thường được thực hiện nhiều nhất trong các doanh nghiệp sản xuất và buôn bán các loại máy móc, trang thiết bị, vật tư.

Một số các loại giấy tờ và chứng từ cần có khi thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên đó là phiếu nhập và phiếu xuất, kèm theo đó là các biên bản kiểm kê hàng hóa. Phương pháp này cần được điều chính một cách thủ công sau mỗi lần kiếm tra bởi kế toán công ty. Phương pháp này khác với phương pháp kiểm tra định kỳ ở chỗ hàng hóa theo lịch trình được đặt trước sẽ được kiểm tra một cách thủ công.

Một nhược điểm của phương pháp kiểm tra định kỳ đó là kế toán sẽ là những người rất áp lực vì phải ghi chép nhiều và thường xuyên vào sổ với yêu cầu chính xác cao. Nếu có bất kỳ sai sót nào thì phải kiểm tra lại và đưa ra lý do giải thích chính đáng. Nhưng trong thời đại hiện nay thì nhiều doanh nghiệp không còn áp dụng phương pháp ghi thủ công vào sổ nữa mà sẽ chuyển đổi sang việc lưu trữ bằng máy tính vì vậy nên có thể giảm thiểu công việc của các kế toán.

2. Cách thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên

Kế toán sẽ ghi chép lại tất cả tình hình của hàng hóa bao gồm số lượng nhập, số lượng xuất, tăng hay giảm vào các tài khoản riêng biệt của từng loại hàng tồn kho.

Các công ty thường dùng mô hình EOQ – Economic Order Quantity để ước lượng và tính toán về việc khi nào nên đặt hàng. Vì một số doanh nghiệp để đảm báo tính kịp thời thì sẽ luôn luôn bổ sung trước một số lượng hàng hóa nhất định nên rất cần thiết trong việc ước tính trước số hàng cần nhập sẵn.

Có hai phương thức hạch toán khi áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đó là hạch toán khi tăng tổng số lượng nguyên vật liệu và hạch toán khi giảm tổng số lượng nguyên vật liệu.

Hạch toán khi tăng tổng số lượng nguyên vật liệu trong trường hợp:

- Nguyên vật liệu và hóa đơn cùng về cùng một lúc

- Nguyên vật liệu về trước và hóa đơn về sau

- Nguyên vật liệu về sau và hóa đơn về trước

Hạch toán khi giảm tổng số lượng nguyên vật liệu trong trường hợp:

- Xuất nguyên vật liệu cho các bộ phận khác sử dụng

- Xuất góp liên doanh

- Xuất vật liệu để bán

- Thiếu hụt vật liệu

- Xuất phục vụ mục đích khác

3. Vai trò của phương pháp này đối với doanh nghiệp

Phương pháp kê khai hàng tồn kho thường xuyên được đánh giá là ưu việt hơn so với phương pháp kiếm tra hàng hóa định kỳ. Hệ thống kiểm soát sự thay đổi sẽ được thiết lập để xử lý bất kể một hành động thay đổi nào của nhân viên kế toán. Với các doanh nghiệp sử dụng các công cụ điện tử để làm việc thì kế toán chỉ cần thay đổi hoặc nhập vào một thao tác là ứng dụng quản lý đã có thể giúp sửa đổi những bước sau một cách chính xác.

Ưu điểm của phương pháp này đó là bộ phận sẽ luôn nắm được rõ tình hình hàng tồn kho và báo cáo lại khi có yêu cầu. Việc nắm bắt như vậy sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc điều chỉnh cũng như sẵn sàng xử lý khi có vấn đề xảy ra. Nhìn chung thì phương pháp này có tính linh hoạt cao, giúp giảm thiếu tối đa việc xảy ra sai sót trong quá trình quản lý. Khi đó cũng hạn chế được những chi phí phát sinh dành để xử lý những sai sót.

Bên cạnh đó để ngăn chặn và tìm ra khi xảy ra tình trạng mất hàng, ăn cắp hàng thì nhiều doanh nghiệp cũng áp dụng phương pháp này, đặc biệt là với hàng hóa có giá trị cao. Nếu như phương pháp kê khai định kỳ chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát được hành hóa đầu kì và cuối kì thù kê khai thường xuyên sẽ giúp nắm được cả quá trình và giá trị hàng hóa có thể được tính vào bất cứ thời điểm mong muốn nào.

4. Lưu ý khi sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên giúp doanh nghiệp kiểm tra và giám sát kỹ số lượng hàng hóa tuy nhiên lại mất thời gian và công sức hơn. Tùy vào mô hình doanh nghiệp mà quyết định xem đâu mới là phương pháp phù hợp để kê khai sẽ giúp bạn loại bỏ nhiều vấn đề. Như đã đề cập ở trên, nếu doanh nghiệp của bạn có số lượng hàng hóa vừa phải, không quá đa dạng về chủng loại hay là doanh nghiệp sản xuất thì mới nên sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Còn nếu như kinh doanh quá nhiều loại hàng hóa với đa dạng mẫu mã và chủng loại, có giá trị không quá cao thì bạn nên lựa chọn kiểm tra định kỳ để tiết kiệm thời gian và tiền bạc hơn.

Một lưu ý khác đó là một doanh nghiệp chỉ nên áp dụng một phương pháp kiểm kê hàng tồn kho mà thôi. Dù là phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kê khai định kỳ thì cũng có những ưu và nhược điểm riêng của nó, không có cái nào là 100% ưu điểm cả. Vậy nên hãy xem xét thật kỹ lưỡng đặc điểm của doanh nghiệp mình trước khi đưa ra quyết định xem nên dùng phương pháp nào.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn phần nào trong việc tìm kiếm những kiến thức cần thiết về phương pháp kê khai thường xuyên – một trong hai phương pháp kiếm kê hàng tồn kho hữu dụng nhất. Nếu có thêm bất kỳ câu hỏi gì cần giải đáp thì hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được câu trả lời sớm nhất.