1. Vai trò và nhiệm vụ của mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện
Nếu như bạn là người làm việc trong ngành tổ chức sự kiện hoặc hay tham gia các dự án, là thành viên của các nhóm tổ chức sự kiện trong doanh nghiệp hoặc tổ chức nào đó, chắc hẳn các bạn đã từng được trải nghiệm rất nhiều những lần cần phải xin giấy phép tổ chức sự kiện từ các ban ngành có thẩm quyền để tạo tiền đề vững chắc cho các vấn đề khác xung quanh sự kiện ấy.
Nếu như không có được giấy phép của cơ quan cấp trên thì dù bạn có làm gì đi nữa, chuẩn bị kỹ càng hơn nữa thì cũng không có tác dụng gì. Chính vì thế, có kiến thức trong việc xin phép tổ chức sự kiện, đặc biệt là viết mẫu đơn xin phép là một kỹ năng vô cùng quan trọng giúp cho công việc của bạn trở nên thuận lợi nhất có thể.
Việc nộp đơn xin phép tổ chức sự kiện có vai trò thiết yếu giúp cho những người lãnh đạo nắm được các nhu cầu về sự kiện trên địa bàn để thuận tiện trong việc sắp xếp và quản lý. Thông thường, các đơn vị phê duyệt sự kiện sẽ là những cơ quan như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục Nghệ thuật biểu diễn và Ủy ban Nhân dân. Trong một số trường hợp các sự kiện sắp diễn ra nằm trong phạm vi quốc gia, tầm cỡ vĩ mô thì đơn vị phê duyệt sẽ là các bộ ngành hoặc thủ tướng chính phủ,...
Ngoài ra, các bạn nên phân biệt được những sự kiện lớn như các buổi họp báo, tuyên truyền phim, chương trình biểu diễn thời trang, nghệ thuật,... với những sự kiện, bữa tiệc nhỏ không cần đăng ký giấy phép mà thiên về tính cá nhân, sinh hoạt bình thường.
2. Quy trình, thủ tục xin cấp phép tổ chức sự kiện
Đối với những ai mới trải nghiệm lần đầu tiên quá trình xin cấp phép tổ chức sự kiện, cần phải biết được những quy trình, giấy tờ cơ bản để chuẩn bị sao cho đầy đủ và chính xác, đặc biệt là điền đúng hoặc viết đúng những thông tin được yêu cầu trong mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện.
2.1. Mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện chi tiết
Để mô tả về mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện, chúng ta có thể chia bố cục thành 3 phần giống như những lá đơn bình thường, cụ thể gồm có phần mở đầu đơn, nội dung chính và phần kết thúc đơn.
Về phần mở đầu, chắc hẳn các bạn cũng biết những thông tin cơ bản của các loại đơn từ ở Việt Nam thì có kết cấu khá giống nhau bao gồm: quốc hiệu và tiêu ngữ, nơi viết, ngày tháng năm lập đơn, và nếu đây là đơn được viết như văn bản của một cơ quan, đơn vị thì sẽ có thêm phần tên cơ quan, đơn vị đó và số văn bản. Tiếp đó là phần tên của lá đơn, tùy vào nhu cầu của từng người, từng doanh nghiệp, tổ chức mà tên của lá đơn sẽ có thể khác nhau.
Ví dụ, nếu sử dụng cách viết chung chung thì tên đơn có thể là “đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện” được viết in hoa giữa dòng, nhưng thường khi đã xác định được thể loại sự kiện định tổ chức thì tên đơn sẽ được viết cụ thể ra như “đơn xin cấp phép tổ chức họp báo” hoặc “đơn xin cấp phép tổ chức triển lãm”.
Cũng giống như các lá đơn bình thường, đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện sẽ tiếp tục bằng phần “Kính gửi” tới các cơ quan có thẩm quyền cấp phép. Sau đó, là phần thông tin giới thiệu về đổi tượng xin được cấp phép tổ chức sự kiện. Nếu đối tượng xin cấp phép là một cá nhân thì phần này sẽ giới thiệu về tên tuổi, nghề nghiệp, địa chỉ liên lạc, và các thông tin khác nếu cần thiết. Ngược lại, nếu bên xin cấp phép là một đơn vị, doanh nghiệp thì các thông tin phải trình bày sẽ bao gồm tên công ty, đơn vị, địa chỉ, số giấy phép kinh doanh, thông tin người đại diện xin cấp phép,...
Bước vào nội dung chính nhất của lá đơn, đôi tượng yêu cầu được cấp phép sẽ bày tỏ nguyện vọng được tổ chức sự kiện của mình hoặc đơn vị mình. Đi kèm với yêu cầu đó là những thông tin chi tiết nhất về nội dung cũng như hình thức diễn ra sự kiện đó. Ở phần thông tin này, tùy vào loại hình sự kiện mà các thông tin cũng có sự khác nhau về số lượng cũng như khía cạnh.
Ví dụ: để xin cấp phép tổ chức một lễ hội bạn cần phải cung cấp những thông tin về tên lễ hội, mục đích và căn cứ để tổ chức lễ hội này là gì, lễ hội sẽ được tổ chức ở địa điểm nào, trong thời gian bao lâu và thành phần ban tổ chức bao gồm những vị trí, công đoạn nào. Tại phần nội dung của sự kiện, bạn nên mô tả càng chi tiết càng tốt để thể hiện rõ ràng sự minh bạch và tính chất chính đáng của sự kiện mà doanh nghiệp, tổ chức đang có ý định thực hiện, từ đó nâng cao tỷ lệ được phê duyệt, cấp phép của sự kiện đó.
Chuyển sang phần kết thúc, đối tượng xin được cấp phép tổ chức sự kiện sẽ đưa ra cam kết của mình đối với những vấn đề xoay quanh sự kiện của mình. Ví dụ như đối với một triển lãm, đơn vị xin cấp phép phải cam kết đảm bảo không vi phạm các điều luật, các quy định về tác quyền, bản quyền, cam kết thực hiện đúng các quy định về việc tổ chức sự kiện đúng như nghị định đã được ban hành bởi cơ quan hành chính nhà nước và đặc biệt phải chịu trách nhiệm trước tính chính xác của những nội dung đã được trình bày trong mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện của mình.
Việc đưa ra cam kết sẽ là căn cứ đảm bảo việc xử lý các sai phạm cũng như một công cụ răn đe đơn vị tổ chức không làm trái với những gì đã được cấp phép. Cuối cùng, bạn có thể ký tên, đóng dấu đỏ, và sẵn sàng để đệ trình đơn lên cơ quan có thẩm quyền.
2.2. Quy Trình xin cấp phép tổ chức sự kiện
Trước khi tiến hành xin cấp phép tổ chức sự kiện, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ đơn xin phép và các loại giấy tờ có liên quan đến sự kiện sẽ được tổ chức tới đây, mỗi loại sự kiện lại có những yêu cầu và quy định về các văn bản khác nhau. Hồ sơ đầy đủ thường sẽ phải được nộp lên cơ quan xét duyệt muộn nhất là 10 ngày trước khi sự kiện diễn ra. Đối với một số sự kiện cấp cao, mang tính quan trọng và được quy định đặc biệt hơn thì hồ sơ phải được tiếp nhận muộn nhất là 1 tháng trước khi tổ chức sự kiện để các cơ quan có đủ thời gian để xử lý.
Nhìn chung, về quy trình xin cấp phép tổ chức sự kiện sẽ diễn ra trong 4 bước chính:
Bước 1: Đối tượng xin cấp phép chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, đơn từ đúng theo yêu cầu của các quy định pháp luật.
Bước 2: Đệ trình hồ sơ lên các cơ quan có thẩm quyền trong thời gian phù hợp với quy định so với ngày diễn ra sự kiện đó theo bất kỳ phương thức nào hợp lệ, các phương thức có thể được sử dụng bao gồm: nộp trực tiếp tại cơ quan, nộp qua đường bưu điện, nộp qua công thông tin trực tuyến của cơ quan đó.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền cấp phép sẽ tiếp nhận hồ sơ và bắt đầu tiến hành thẩm định nội dung. Trong quá trình này, phía xin cấp phép có thể sẽ được yêu cầu duyệt chương trình như một bản thử nghiệm để cơ quan thẩm quyền xem xét phê duyệt hồ sơ.
Bước 4: Nhận kết quả hồ sơ xin phép tổ chức sự kiện đúng ngày cơ quan đã hẹn trả kết quả hồ sơ. Nếu hồ sơ được duyệt, bạn sẽ nhận được giấy phép tổ chức sự kiện, nếu hồ sơ bị từ chối, cơ quan sẽ báo cho bạn bằng văn bản chính thức.
Trên đây là tất cả những thông tin chi tiết xoay quanh vấn đề mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện đã được vieclam88.vn giải đáp cho những thắc mắc của bạn. Mong rằng bạn sẽ thấy được tính hữu ích trong bài viết của chúng tôi.
Tham gia bình luận ngay!