Làm thế nào để viết email từ chối phỏng vấn lịch sự nhất

1. Tại sao chúng ta cần viết email từ chối phỏng vấn

1.1. Những lý do khiến chúng ta viết email từ chối phỏng vấn

Trong quá trình tìm việc, chúng ta có xu hướng gửi CV đến rất nhiều công ty và nhà tuyển dụng khác nhau. Sau đó chúng ta sẽ chờ câu trả lời từ họ. Tuy nhiên nhiều khi trong quá trình tìm hiểu thêm hay vì một vài lý do khác mà chúng ta không thể đến phỏng vấn một công ty nào đó được. Các bạn nên viết email từ chối phỏng vấn với những lý do thành thật nhất vì điều đó tốt cho cả nhà tuyển dụng cũng như bản thân bạn. Một số lý do từ chối phỏng vấn như sau:

- Bạn bỗng dưng nghe được hay dành thời gian tìm hiểu thêm về văn hóa, vị trí và các yếu tố khác của công ty. Sau đó bạn nhận ra bạn không phù hợp với môi trường làm việc của công ty đó. Hay bạn cảm thấy mình chưa đủ năng lực hay yêu cầu công việc quá dễ làm bạn không học hỏi được nhiều kinh nghiệm? Đây là một trong những lý do đầu tiên mà chúng tôi đề cập đến.

- Lý do thứ hai có thể có là bạn có một vài lý do cá nhân khiến bạn không thể tiếp nhận phỏng vấn, chẳng hạn như lý do gia đình, học tập,... Sự việc xảy ra khiến bạn phải thay đổi lịch trình hay phân bổ lại mọi thứ.

- Lý do thứ ba rất phổ biến là bạn đã tìm được một công việc khác phù hợp. Bạn gửi nhiều CV cho nhiều nhà tuyển dụng nhưng chưa chắc ai cũng trả lời và mời bạn đi phỏng vấn. Có những trường hợp, nhà tuyển dụng cần nhiều thời gian xem xét CV hơn những nhà tuyển dụng khác. Vì vậy tốc độ trả lời của họ cũng chậm hơn và lúc đó bạn đã tìm kiếm và đi phỏng vấn ở một vị trí phù hợp khác.

- Xem xét và so sánh giữa các mức lương cũng như quyền lợi. Hầu như chúng ta đều tìm việc cho đến khi chắc chắn được vào làm ở một công ty nào đấy. Khi tìm nhiều công ty, chúng ta cần để ý đến mức lương xem mức lương đó có phù hợp với mục tiêu mà bản thân đặt ra hay không? Và quyền lợi khi bạn hưởng mức lương đó như thế nào. Khi đã tìm được công việc phù hợp, bạn sẽ cần viết email để từ chối phỏng vấn cho các nhà tuyển dụng khác đã mời bạn.

Đây chỉ là một vài lý do cơ bản, đơn giản và hay gặp nhất. Còn rất nhiều trường hợp hay lý do khác khiến bạn cần viết email từ chối phỏng vấn. Dù bất kỳ lý do nào, bạn cũng cần có thái độ tốt, lịch sự và chuyên nghiệp. Vì thông qua email từ chối phỏng vấn, nhà tuyển dụng cũng sẽ biết được phong cách làm việc của bạn.

Xem thêm: Cách viết email xin thực tập

1.2. Tại sao lại dùng email mà không phải công cụ khác?

Có rất nhiều cách từ chối như đơn từ chối, thư từ chối phỏng vấn, từ chối phỏng vấn qua tin nhắn, điện thoại. Nhưng phổ biến nhất vẫn là dùng email. Lý do đơn giản bởi vì hiện nay, email là công cụ được sử dụng nhiều nhất trên toàn thế giới. Hơn nữa, gửi qua email rất tiện lợi như tiết kiệm chi phí, có thể đính kèm tài liệu, cách trình bày, bố cục cũng như giao diện khá chuyên nghiệp. Đối với nhà tuyển dụng hay các cá nhân có sức ảnh hưởng lớn, họ có thể đi kèm chữ ký của mình trong văn bản. Thêm nữa, các ứng viên đều gửi CV qua email cho nhà tuyển dụng vì vậy không thể dùng điện thoại hay tin nhắn để từ chối phỏng vấn.

Thư xin việc làm

2. Email từ chối phỏng vấn cần đảm bảo những yếu tố nào?

Bạn muốn viết email để từ chối phỏng vấn thật chuyên nghiệp, lịch sự nhưng cũng nên ngắn gọn và súc tích? Vậy thì hãy tìm hiểu một số yếu tố cơ bản chung của một email từ chối phỏng vấn. Đảm bảo các yếu tố này thì email từ chối của bạn sẽ gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

2.1. Chắc chắn là mình không đi phỏng vấn

Bạn đã đủ tuổi để suy nghĩ và chắc chắn về hành động của mình. Không nên viết email từ chối rồi sau đó nghĩ lại và gửi email đồng ý phỏng vấn. Nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ có ấn tượng xấu và nhận định rằng bạn là một người không suy nghĩ thấu đáo và chắc chắn về các quyết định của mình. Trong trường hợp bạn có thể đi phỏng vấn, khả năng được nhà tuyển dụng ưu tiên là rất thấp. Do đó hãy chắc chắn về công việc, lịch trình và thời gian của bản thân trước khi viết email.

2.2. Thời gian phản hồi cần tối thiểu hóa

Bạn cần trả lời nhà tuyển dụng sớm nhất có thể. Thứ nhất, điều này giúp nhà tuyển dụng linh hoạt và triển khai thay đổi các kế hoạch phỏng vấn khác một cách sớm nhất. Tránh mất thời gian chờ đợi, chuẩn bị cuộc phỏng vấn của nhà tuyển dụng. Trả lời sớm giúp gia tăng sự chuyên nghiệp của bạn. Nhà tuyển dụng sẽ cảm ơn bạn vì đã thông báo sớm cho họ, giúp họ thay đổi kế hoạch làm việc kịp thời nữa đó.

2.3. Đảm bảo yếu tố lịch sự và chuyên nghiệp

Dù chỉ là viết email từ chối chứ không phải gặp mặt nhà tuyển dụng để từ chối thì bạn cũng cần thể hiện yếu tố lịch sự trong văn bản. Đừng viết những câu cú cộc lốc, không chủ ngữ, vị ngữ. Hay thiếu lý do, tên tuổi, thông tin nhà tuyển dụng, vị trí công việc,... Thể hiện sự lịch sự không chỉ cho thấy phong cách làm việc của bạn chuyên nghiệp mà còn tạo được cơ hội tốt nếu quay trở lại công việc này trong tương lai.

2.4. Súc tích, ngắn gọn và đầy đủ

Email từ chối phỏng vấn không phải nơi để bạn thể hiện những nỗi niềm hay sự tiếc nuối bằng một bài văn khi không thể đi phỏng vấn. Lý do vì không nhà tuyển dụng nào có thời gian quan tâm đến cảm xúc của bạn khi thậm chí chưa làm việc với bạn một lần. Hãy viết một email ngắn gọn nhất nhưng vẫn đầy đủ thông tin để hiểu lý do và mục đích của email này là gì.

Xem thêm: Điểm mạnh điểm yếu khi phỏng vấn

3. Bố cục của Email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp

• Tiêu đề mail: bạn nên reply lại tiêu đề mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng. Cách thứ hai là như bình thường, bạn đặt tiêu đề là "TỪ CHỐI PHỎNG VẤN"

• Phần thân:

- Mở đầu ghi Kính gửi người gửi/ bộ phận gửi thư

- Lời cảm ơn trân trọng tới nhà tuyển dụng

- Vào thẳng vấn đề chính: từ chối buổi phỏng vấn, nêu rõ lí do

- Gửi lời chúc đến nhà tuyển dụng: sẽ tìm được ứng viên thích hợp, công ty ngày càng phát triển

• Phần cuối: ký tên họ tên ứng viên

Việc làm tư vấn

4. Tham khảo một số mẫu email từ chối phỏng vấn lịch sự

Dưới đây, chúng tôi đưa ra một mẫu email từ chối phỏng vấn cơ bản. Lý do từ chối tùy thuộc vào trường hợp của bạn. Ở mẫu email này, bạn có thể tham khảo cách trình bày cũng như cách diễn đạt sao cho lịch sự, ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ nhất.

Tiêu đề email cần nêu đủ thông tin về vị trí công việc cũng như thông tin của bạn: Vị trí - Họ tên ứng viên

Kính gửi quý công ty/anh/chị…,

Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn của công ty/anh/chị cho vị trí .... Tuy nhiên, rất lấy làm tiếc khi phải từ chối cơ hội phỏng vấn này.

Vì một số lý do cá nhân/vì tôi đã tìm được công việc phù hợp,... do đó không thể tiếp nhận phỏng vấn từ quý công ty/anh/chị. Hy vọng trong tương lai chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác khác.

Ứng viên có thể giới thiệu một ứng viên khác cho nhà tuyển dụng.

Tôi nhận thấy với yêu cầu công việc và vị trí này, ứng viên ….có thể phù hợp.  Nếu nhà tuyển dụng/công ty thấy phù hợp có thể liên lạc với ứng viên… qua số điện thoại/email sau.

Tôi xin trân thành cảm ơn.

Ký tên.

5. Nên hay không nên “giữ liên lạc” với nhà tuyển dụng

Bạn không thể biết chắc tương lai sẽ không bao giờ làm việc ở công ty đó hay doanh nghiệp đó. Vì vậy giữ liên lạc với nhà tuyển dụng là một cách giúp bạn có “sự trở lại được chào đón nhất” từ nhà tuyển dụng trong lần phỏng vấn khác.

Hơn nữa dù bạn không cố ý nhưng cách diễn đạt của bạn chẳng may thể hiện sự “tuyệt tình”, cắt đứt mọi liên lạc với nhà tuyển dụng. Điều này sẽ làm đổ bể tất cả sự cảm ơn và tiếc nuối khi từ chối phỏng vấn của bạn ở bên trên. Vì vậy hãy chú ý ngôn từ của mình khi viết email từ chối phỏng vấn. Chỉ một câu nói sẽ khiến nhà tuyển dụng hiểu ý và tạo cơ hội tương lai cho bạn.

Trên đây là một vài thông tin giúp các bạn viết email từ chối phỏng vấn một cách lịch sự và hiệu quả nhất từ vieclam88.vn. Chúng tôi mong rằng, bài viết này sẽ giúp các bạn có thêm kỹ năng khéo léo khi viết và gửi email từ chối phỏng vấn.